3.4. Lacunes du
système existant
Cette Agence a rencontré des difficultés dans
le suivi de son système de gestion des véhicules et la vente des
tickets;
Les différents inconvénients du système
existant sont les suivants :
- Difficulté dans le contrôle des
places :
Quand le client se présente au guichet, il
précise sa destination et l'heure à laquelle il veut partir. Le
guichetier vérifie s'il y a une place dans les véhicules qui va
partir à cette heure proposée par le client et s'il y en a, il
lui la donne, dans le cas contraire, il propose au client une place dans le
véhicule qui aurait une place disponible et c'est au client de faire un
choix.
Cela cause parfois de problèmes car, quelquefois, le
guichetier peut donner plus de ticket que les places que contient le
véhicule.
- Une gestion qui ne produit pas les
résultats escomptés :
Les revenus de cette agence doivent bénéficier
d'une gestion efficace. Malheureusement, le système manuel ne permet pas
à VIRUNGA Express d'atteindre cette gestion.
- Un risque de perte des documents :
Les registres se détériorent, se perdent, ou
perdent leurs feuilles, quant à retrouver une information dans ces
registres prend beaucoup de temps.
En bref le système doit réduire les
problèmes suivant:
Ø Coût de téléphone causé
par la communication des informations.
Ø Manque de place pour un client qui a acheté un
ticket.
Ø Arrangement de choisir les places.
Ø Saisi de données multiple.
Ø Rapport Manuel.
Ø Contrôle manuel de guichetiers
Ø Difficulté de distribution des
véhicules
Ø Indisponibilité de carnet de tickets
Ø Perte de carnets de tickets vendus.
Ø Difficulté de rédiger le rapport
mensuel
Ø Rature en modifiant certaines informations.
3.5. Proposition d'une
solution
Pour faire face à ces différents
problèmes que rencontre l'agence dans ses activités
journalières, un système informatisé fut proposé en
tenant compte des contraintes du système existant et du résultat
souhaités par l'agence. Ce système devrait permettre à
l'agence de faire la saisie de ses chauffeurs, des véhicules qu'elle
utilise ainsi que des guichetiers qui vont utiliser le système. Ce
système devrait également permettre la communication directe des
informations, c'est à dire dans le logiciel qui sera installé au
server.
Ce système devrait permettre à l'agence entre
autre de :
ü Pouvoir contrôler les demandes faites par
les clients comparativement aux places disponibles dans les bus :
Une interface de saisie va être mises en place pour la
saisie des ventes des tickets de ses clients. Après,
lorsqu'il va enregistrer un client, le nombre de place va se
décrémenter jusqu'a ce que le système lui informe qu'il
n'y a plus de places disponibles dans le bus en question.
ü Contrôler ses
chauffeurs :
Tous les chauffeurs travaillant avec l'agence étant
enregistrés dans le système, l'horaire sera fait, ce qui va
permettre à l'administration de pouvoir identifier chaque chauffeur et
l'heure à laquelle est fixé son départ. Ça va
permettre, en cas de perte de bagages du client, de pouvoir identifier le
chauffeur qui devrait justifier cette perte.
ü Gérer efficacement les revenus
de l'agence :
Ce système va permettre à l'agence de comparer
ce qui est reçu par rapport aux sorties effectuées. Cette gestion
se justifie du fait que l'agence pourra identifier les clients qu'elle
reçoit par jour, les lieux de destination les plus
fréquentées (ce qui va aider l'agence de prendre des
stratégies nécessaires, comme l'augmentation des bus à des
lignes les plus fréquentées, etc.). Elle pourra aussi identifier
les chauffeurs qui ont travaillé pour un temps déterminé.
ü Classer les informations :
Le système aura une base de données qui va lui
permettre des stocker les informations et de faire une recherche des
données plus rapide pour que le client ait un bon service.
Ce chapitre nous a présenté le système
existant en l'analysant profondément, nous a montré ses
défaillances, il nous a ensuite proposé une solution. La
conception du nouveau système fait l'objet du chapitre suivant.
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