Système de gestion d’une agence de voyage

3.2.2 Localisation géographique de Virunga

La direction générale situé dans la ville de Kigali, plus précisément à droite du centenary house, il y a une partie réservée pour la vente de tickets, il existe aussi une sous-branche située à Nyabugogo.

Virunga a trois autres branches, l'une au centre ville du district de MUSANZE à côté de l'Hôtel VIRUNGA sur la route KIGALI-RUBAVU, l'autre situe au centre ville du District de RUBAVU tout près de la gare routière de RUBAVU et le dernier nouveau créé au centre ville de Gicumbi.

3.2.3 Histoire

VIRUNGA EXPRESS est crée le 8 aout 2001 par NIYITEGEKA Bonaventure, un jeune entrepreneur, inspiré par la même compagnie existant appelle »Volcano Express» quand il était dans l'Université Nationale du Rwanda.

VIRUNGA EXPRESS est une partie de Virunga groupe composé par la compagnie de transport et un hôtel « Hôtel Virunga », une propriété de Société de Commerce des Biens et des Services (SCBS S.A.R.L.) depuis 2006 part l'idée de Nshimiyimana Balthazar (Actionnaire majoritaire)^23(*).

3.2.4 Mission de Virunga

La mission de Virunga est:

v Offrir aux clients le choix extrêmement étendu dans le service de transport pour les rendre satisfait.

v Avoir le personnel expérimenté et professionnel pour donner la confiance aux clients.

v Etre le plus efficient, confortable et abordable plus particulièrement au Nord et Ouest provinces du Rwanda et en général au pays.

v Etre le plus ponctuel et expresse au pays.

3.2.5 Vision de VIRUNGA EXPRESS

La vision de l'entreprise est d'améliorer le service rendu à sa clientèle par réduction du prix de transport, améliorer le moyen de transport en achetant des nouveaux véhicules plus modernes et plus confortables. L'agence veut aussi ouvrir des branches dans les différentes provinces du pays ainsi qu'à l'extérieur du pays.

3.2.6 Structure Organisationnelle

Le Virunga est dirigé par directeur général dont tout le fonctionnement et l'organisation administrative de compagnie sont à sa charge.

Dans le fonctionnement interne il y a :

· Secrétaire

· auditeur interne

· Direction administrative et finance,

· Direction des opérations,

· Marketing.

· Service de charrois,

· Service de la comptabilité,

· Service de la caisse

3.2.7 Organigramme de VIRUNGA EXPRESS

Figure 1 : Organigramme de Virunga Express

3.2.7.1 Cadre organique de VIRUNGA EXPRESS

Dans cet organigramme de VIRUNGA EXPRESS c'est la direction générale qui cordonne tout le système. C'est le Directeur Général qui suit de près les différentes actions de l'agence, ses actions sont contrôlées par les auditeurs. Ces derniers veuillent aux respects de l'exécution du budget et s'assurent que les fonds sorties ou entrée sont fixés par les normes du RURA (Rwanda Utility Regulation Agency). Il y a aussi d'autres directeurs qui sont sous l'autorité du directeur général.

Ceux-ci sont :

- Le directeur des opérations.

- le directeur administration financier.

Ils se chargent des services du marketing, des comptabilités et de la caisse

Les différentes tâches organiques du personnel de VIRUNGA EXPRESS

Direction Générale :

- Modifier les statuts et le règlement d'ordre intérieur.

- Elire les membres des organes dirigeants.

- Approuver les comptes et statuts sur l'affectation des résultats.

- Adopter le budget.

- Définir la politique et les grands axes stratégiques à suivre.

- Il cordonne les activités effectuées par le Directeur financier et le Directeur des opérations.

- Assurer le suivi et ajuster le plan d'action pour que celui-ci reflète réellement les objectifs et orientation de VIRUNGA EXPRESS

- Préparer régulièrement les rapports aux bailleurs de fonds ainsi qu'à d'autres organisations qui travaille avec VIRUNGA EXPRESS.

- Elaborer les propositions budgétaires à soumettre aux bailleurs de fonds pour les autres activités.

- Suivre les activités de VIRUNGA EXPRESS partout dans ses agences.

- Développer les bonnes relations avec les autorités locales pour qu'ils acceptent de travailler avec VIRUNGA EXPRESS.

- Ouverture des nouvelles agences.

- Chercher les bailleurs des fonds.

- Se charger de la communication externe.

- Signer-les contrant des partenariats.

Auditeur Interne

- Veiller au respect de l'exécution budgétaire.

- S'assurer que l'entrée et la sortie de fonds respecte les normes fixées par VIRUNGA EXPRESS.

- Faire des visites dans les agences pour voir si les décisions de la Direction Générale sont mises en application et vérifier le niveau de qualité de service rendu aux clients dans les agences.

- Contrôler les activités journalières de la Caisse et s'assurer de la gestion saine de la petite caisse.

- Contrôler tout le système financier de VIRUNGA EXPRESS,

- Contrôler toutes les transactions et opérations tant sur le plan des guichets que sur le plan de la Direction.

- Vérifier la tenue régulière des livres et autres documents permettant une gestion saine.

- Veiller au respect des statuts et du règlement d'ordre intérieur de VIRUNGA EXPRESS.

Secrétariat

- Gérer les tâches quotidiennes du secrétariat,

- Assurer la réception et l'expédition des courriers internes,

- Enregistrer toutes les correspondances reçues et envoyées,

- Acheminer les correspondances auprès des services concernés,

- Faire le classement de la correspondance ou de tout autre document de VIRUNGA EXPRESS.

- S'occuper de l'organisation matérielle des réunions, visites, séminaires et autres rencontres,

- Organiser et tenir les archives de VIRUNGA EXPRESS en bon état.

Directeur Administration et finances

- Contrôler le système comptable mis en place pour s'assurer qu'il est fonctionnel. 

- Préparer le plan d'action annuel.

- Superviser la section des ressources humaines.

- coordonner les activités effectuées aux niveaux des services suivant Comptabilité, caisse principale, courrier et approvisionnement,

- Proposer le budget à soumettre au Directeur général,

- Assurer le suivi et l'exécution du budget,

- Elaborer les rapports financiers,

- Centraliser les besoins en fournitures et autres matériels nécessaires au bon fonctionnement,

- Etablir les bons de commande et faire le suivi de livraison

- Faire de facture pro format pour la location des véhicules,

- Collectionner les factures pro-format pour la comparaison des prix lors de l'achat des matériels,

- S'occuper des achats et approvisionnement à effectuer,

- Approuver les dépenses,

- Planifier les dépenses et les recettes,

- Etudier les écarts budgétaires,

- Superviser la section des ressources humaines.

- Elaborer un rapport mensuel, trimestriel et annuel.

Service de la Comptabilité

- Suivre l'exécution budgétaire.

- Tenir tous les documents comptables: Livres des banques, Livres des inventaires du patrimoine de VIRUNGA EXPRESS, calcul des amortissements annuels des immobilisations, Livres des toutes les dettes que VIRUNGA EXPRESS a envers ses clients ou fournisseurs vis - versa.

- S'assurer que toutes les dettes payables par VIRUNGA EXPRESS mensuellement, trimestriellement et annuellement sont payées a temps.

- S'occuper des dossiers de l'Office Rwandais des Recettes (R.R.A).

- Faire les réconciliations bancaire chaque mois, trimestre et annuel.

- Etablir le compte d'exploitation mensuellement et le bilan.

- Etablir les états financiers et autres rapports périodiques des comptes.

- Etablir les bons de dépenses pour les décaissements.

- Analyser et commenter les états financiers.

- Etablir les statistiques en matière de dépenses et des recettes.

- Effectuer tout autre tâche lui confiée par ses supérieurs.

Service de la caisse (guichets)

- Recevoir les demandes des clients.

- Répondre aux clients convenablement.

- Vendre les tickets aux clients.

- Modifier l'heure de départ sur le ticket suivant le besoin d'un client s'il est possible.

- Remplir toutes les formulaires nécessaires suivant l'horaire.

- Faire des rapports journaliers.

- Effectuer toute autre tâche lui confiée par ses supérieurs.

Service de courrier

- Recevoir les courriers de la clientèle.

- Envoyer les courriers de la clientèle.

- Remplir toutes les livres nécessaires pour l'identification des courriers reçus et envoyés.

- Faire des rapports journaliers, mensuels, trimestriels et annuels.

- Effectuer toute autre tâche lui confiée par ses supérieurs.

Directeur des opérations

- Coordonner les activités effectuées aux niveaux des services des: Service du Marketing, Service de Charrois (chauffeurs et mécaniciens).

- S'occuper de tous les problèmes de véhicules et clients de VIRUNGA EXPRESS.

- Distribuer les manifestes aux caissiers.

- Tenir un bon classement des manifestes

- Effectuer tout autre tâche lui confiée par ses supérieurs.

Chargées du Marketing

- Collecter et analyser toutes les données en rapport avec le suivi de l'impact et du marketing,

- Examiner les causes d'abandon des clients ;

- Evaluer la satisfaction des clients en identifiant ce qu'ils aiment ou ce qu'ils n'aiment pas du programme ;

- Développer les outils permettant d'obtenir des informations suffisantes et efficaces pour maintenir et accroître la clientèle ;

- Faire connaître à la clientèle des nouveaux produits mis sur marche par le VIRUNGA EXPRESS

- Créer une méthodologie de travail qui stimule l'avenue des nouveaux clients.

- Effectuer tout autre tâche lui confiée par ses supérieurs,

Charroi

- S'occuper de tous les problèmes d'assurances, des contre - ventions et autres des véhicules de VIRUNGA EXPRESS.

- S'occupe de l'acheminement des véhicules au garage.

- S'occuper des tous les problèmes des chauffeurs et veuiller au bon fonctionnement des véhicules.

- Etablir un calendrier des véhicules de mise en contrôle technique et doter les véhicules d'autorisation de transport et assurances.

* ²³ www.virungatravel.com consulté le 4/08/2009