5.4.2. Un outil d'aide à la prise décision
L'information pertinente doit être identifiée,
recueillie et diffusée sous une forme et dans des délais qui
permettent à chacun d'assumer ses responsabilités. Les
systèmes d'information produisent, entre autres, des données
opérationnelles, financières ou encore liées au respect
des obligations légales et réglementaires, qui permettent de
gérer et contrôler l'activité. Ces systèmes traitent
non seulement les données produites par la direction mais
également celles qui, liées à son environnement externe,
sont nécessaires à la prise de décisions pertinentes.
Il existe également un besoin plus large de
communications efficaces, impliquant une circulation multidirectionnelle des
informations, c'est-à-dire ascendante, descendante et transversale. La
direction doit transmettre un message très clair à l'ensemble du
personnel sur les responsabilités de chacun en matière de
contrôle. Les employés doivent comprendre le rôle qu'ils
sont appelés à jouer dans le système de contrôle
interne, ainsi que la relation existant entre leurs propres activités et
celles des autres membres du personnel. Ils doivent être en mesure de
faire remonter les informations importantes.
Un concept de gestion de l'information ainsi que des outils
comme les propositions d'amélioration peuvent permettre
d'améliorer l'efficacité d'un système de contrôle
interne. En ce sens, l'audit interne aide à la prise de décision
par l'équipe dirigeante en mettant à sa disposition des
informations fiables et crédibles.
5.4.3. Un facteur d'efficacité de l'entreprise
Lorsqu'on parle d'audit d'efficacité, on va plus
simplement, englobant à la fois les notions d'efficacité et
d'efficience.
Il est toutefois utile de décomposer en rappelant le
sens des deux termes :
Ø L'efficacité, dont le critère est
l'atteinte des objectifs fixes, et plus régulièrement la
réponse adéquate à l'attente ;
Ø L'efficience, dont le critère est de faire le
mieux possible, ce qui exige la meilleure des qualités quant aux
connaissances (le savoir), aux techniques (le savoir-faire), aux comportements
(le savoir être) et à la communication (le faire savoir).
L'efficience est donc très largement
imprégnée par la culture. Là où règne une
expansion importante, lorsque l'entreprise est en plein croissance et qu'il
s'agit d'éliminer au maximum freins et facteurs de ralentissement,
l'appréciation d'efficacité se fait le plus souvent en terme
d'allégement et de simplification en conservant les risques
considérés comme acceptables.
Au contraire, lorsque l'entreprise est en position de moindre
croissance, la culture est la plus qu'une conservation des acquis qu'une
culture de développement, et lorsqu'à fortiori la situation est
celle de tous les dangers, l'appréciation d'efficacité se fait en
terme d'affinement des règles et procédures, de meilleures
définitions des responsabilités, voire de substitution de
règles plus strictement aux dispositions antérieures.
1.5. RAPPORT D'AUDIT INTERNE DU 1er
TRIMESTRE 2005
1.5.1. Introduction
L'audit de la rémunération est une action
trimestrielle prévue dans le programme d'intervention de l'audit interne
et qui est régulièrement exécutée en 2004.
Etant donné toutes améliorations
déjà apportées par le service de gestion du personnel, cet
audit ne s'est limité essentiellement qu'aux observations et à
l'évaluation du niveau d'exécution des recommandations des audits
précédents.
Ainsi, le présent rapport qui porte sur le premier
trimestre 2005 s'articule de la manière suivante :
- L'introduction
- Les bénéficiaires de la
rémunération
- L'évaluation de la situation de la
rémunération
- L'exécution budgétaire de la
rémunération
- Les observations
- L'évolution de niveau d'exécution des
recommandations des audits précédents
- Les recommandations
1.5.2. Les bénéficiaires de la
rémunération
|
Mois
|
Agents actifs
|
Personnes
|
Détachement
|
Ayant-droits
|
Autres rémunérations
|
Total
|
|
Janvier
Février
Mars
|
265
265
265
|
12
12
12
|
1
1
1
|
7
7
7
|
2
2
2
|
288
288
267
|
1.5.3. Evolution de la situation de la
rémunération
1. Situation da rémunération en FC
|
N
|
Désignation
|
Janvier
|
Février
|
Mars
|
Total
|
%
|
|
01
|
Salaire
|
77.197.449,87
|
76.791.628,22
|
81.175.919,40
|
235.165.297,49
|
69,77
|
|
02
|
P1
|
21.073.740,00
|
21.209.638,61
|
23.002.784,13
|
65.286.162,74
|
19,29
|
|
03
|
P2
|
12.250.000,00
|
12.769.141,22
|
11.556.918,22
|
36.576.060,00
|
10,81
|
|
04
|
Autres rém.
|
492.957,18
|
480.810,14
|
489.202,54
|
1.462.969,86
|
0,43
|
|
Total
|
111.014.447,05
|
111.251.218,19
|
111.224.824,85
|
338.490.490,09
|
100,00
|
2. Situation de la rémunération brute en USD
|
N
|
Mois
|
Taux FC/USD
|
Rémunération Brute en FC
|
Rémunération en USD
|
%
|
|
01
|
Janvier
|
440,00
|
111.014.447,05
|
252.305,56
|
34
|
|
02
|
Février
|
461,00
|
111.251.218,19
|
241.385,85
|
33
|
|
03
|
Mars
|
472,00
|
116.224.824,85
|
246.239,04
|
33
|
|
TOTAL
|
|
333.490.490,09
|
739.870,45
|
100
|
3. Comparaison entre la rémunération brute du
1er trimestre 2004 et celle du 1er trimestre 2005 en
USD
|
N
|
Mois
|
Rémunération brute 2004
|
Rémunération brute 2005
|
|
01
|
Janvier
|
192.542,56
|
252.305,56
|
|
02
|
Février
|
188.893,29
|
241.325,85
|
|
03
|
Mars
|
194.908,19
|
246.239,04
|
|
Total
|
576.344,00
|
739.870,45
|
Par rapport à la période correspondante 2004,
la rémunération a connu une augmentation de 28,37%
- Le non-paiement de la prime d'ancienneté au premier
trimestre 2004
- La légère augmentation de l'effectif du
personnel qui est passé de 260 à 288 agents.
4. Situation des diverses retenues
|
N
|
Mois
|
Montant (en FC)
|
|
01
|
Janvier
|
4.246.499,64
|
|
02
|
Février
|
7.098.676,62
|
|
03
|
Mars
|
4.888.150,58
|
|
Total
|
16.233.326,84
|
1.5.4. Exécution budgétaire de la
rémunération
- Non tenue des fiches budgétaires de la
rémunération
- Absence de crédit pour la rubrique
« ancienneté »
- Dépassement du crédit alloué au
pécule du congé de l'ordre de 13%
- D'après notre tableau d'exécution
budgétaire, le taux d'exécution de budget de
rémunération a été 89%
1.5.5. Observations
1. Considérations générales
- Laborieuse préparation de la
rémunération ;
- Liquidation de la rémunération du premier 2005
dans le délais (jours & heures) et endroit prévus et ce,
conformément aux prescrits du code de travail ;
- Stabilité de l'effectif des
bénéficiaires de la rémunération soit 288 de
Janvier à Février et 287 en Mars suite à la fin de rente
de l'ayant-droit MUNDINGAYI MAKAYA ;
- Répartition de la rémunération de la
manière suivante :
Salaires 69,47 %
P1 19,23 %
P2 10,81 %
Autres rémunérations 0,43 %
100,00 %
- Rapport entre la rémunération brute et les
diverses retenues ;
Rémunération brute : FC 338.490.490,09
soit 100 %
Diverses retenues : FC 16.233.326,24 soit 5 %
Rémunération nette : FC 322.257.163,85 soit 95
%
- Fluctuation de la rémunération brute comme
suit :
Janvier 252.305,56 USD
Février 41.325,85 USD
Mars 246.239,04 USD
Cette fluctuation est essentiellement due au pécule du
congé à l'allocation carburant et aux diverses
régularisations.
2. Diverses retenus
Il s'agit des retenues liées à l'impôt,
à la cotisation INSS, ainsi qu'aux différents engagements du
personnel vis-à-vis de l'entreprise.
1.5.6. Evaluation du niveau d'exécution des
recommandations des audits précédents
|
N
|
RECOMMANDATIONS
|
Niveau d'exécution
|
Observations
|
|
1
|
Au niveau de la direction générale
Clarifier l'application de la note ADG n116 pour la liste des
bénéficiaires des prestations supplémentaires notamment en
ce qui concerne les cadres de commandement
|
Exécutée
|
|
|
2
|
Subordonner le paiement des prestations supplémentaires
aux cadres de commandements autres que ceux éventuellement
prévues par une dérogation écrite de l'autorité
compétentes
|
Exécutée
|
|
|
3
|
Ordonner la prise effective du congé statutaire le mois
de paiement de pécule du congé sauf dérogation
écrite de l'autorité compétente
|
Non exécutée
|
|
|
4
|
Exiger l'instauration d'un mécanisme administratif de
feed back entre la direction financière et la direction administrative
tant pour le suivi des paiements de différentes sollicitations des
agents en vue d'en faciliter le retenu
|
Exécutée
|
Absence de dérogation de la hiérarchie pour ceux
qui n'ont pas encore pris leur congé.
|
N.B : Sur 4 recommandations 3 ont été
exécutées.
Evaluation du niveau d'exécution des recommandations
des audits précédents (Suite)
|
N
|
RECOMMANDATIONS
|
Niveau d'exécution
|
Observations
|
|
1
|
Au niveau de la direction administrative
Veiller à l'exploitation rationnelle des listes des
présences (agents & véhicules)
|
Exécutée
|
Demande
|
|
2
|
Indiquer le nombre des jours régularisés pour
chaque cas et déterminer la période concernée dans la
colonne « observation » du registre
préparatoire de la paie
|
Exécutée
|
Registre ad hoc
|
|
3
|
Spécifier la double rubrique «
indemnité kilométrique » en séparant
l'indemnité kilométrique d'intérim à celle de droit
|
Exécutée
|
Listing de paie
|
|
4
|
Harmoniser les informations du registre préparatoire de
la paie avec celles des états de paie
|
Exécutée
|
|
|
5
|
Harmoniser les informations du registre préparatoire de
la paie avec celles des retenues opérées
|
Exécutée
|
|
|
6
|
Mettre sur pied un système consistant à informer
les agents débiteurs de l'apurement total de leurs dettes
|
Encours
|
Formulaire en cours d'élaboration
|
N.B : Sur 6 recommandations, 5 ont été
exécutées et 1 en cours d'élaboration.
1.5.7. Les recommandations
Au niveau de la Direction Générale
- Réexaminer les crédits de certains postes
budgétaires lors de la révision (pécule de congé,
ancienneté).
Au niveau de la direction administrative
- Tenir les fiches budgétaires et élaborer
l'Etat d'exécution du budget mensuellement
| 
