I.1.3. Structure et l'organisation
Comme pour toute société anonyme,
l'Assemblée générale des actionnaires constitue l'organe
suprême ayant pouvoir de décision sur les politiques et
orientations de l'organisation. Notons par ailleurs que le secteur bancaire
constitue l'une des applications de l'entreprise managériale
expliquée par les théoriciens de la firme. En effet, le pouvoir
d'administration et de pilotage stratégique et opérationnel de la
banque est délégué au conseil d'administration et à
la direction générale. En plus de ces organes de gouvernance, les
tâches au niveau interne sont réparties entre divers organes de
gestion.
I.1.3.1. Gouvernance de la CBCA
La gouvernance de la banque est assurée par le Conseil
d'administration et la Direction générale auxquelles, l'on peut
associer les fonctions rattachées telles que l'Audit.
I.1.3.1.1. Conseil d'Administration
Cet organe est composé de neuf administrateurs
élus par l'Assemblée générale dont un
Président, un vice-président et sept administrateurs. C'est
l'organe décisionnel de la banque. Il se situe à l'interface de
l'Assemblée générale des actionnaires et de la Direction
générale.
Le Conseil se tient au moins deux fois par an à titre
ordinaire. Toutefois, sur convocation de son président ou du 2/3 de ses
membres peut se tenir un conseil extraordinaire au besoin. Le conseil a pour
rôle de définir et de fixer les objectifs généraux
en relation aux propositions de la Direction Générale. Il assure
à cet égard le pilotage stratégique de la banque et a pour
compétence d'établir un rapport d'information sur
l'activité ou le fonctionnement de la banque. Il est constitué en
son sein un comité de crédit composé de cinq membres dont
un Président. Toute décision d'octroi de crédit au
delà d'un certain seuil de risque (exprimé en montant de
concours) relève de sa compétence.
I.1.3.1.2. Direction
Générale
La Direction Générale est assurée par
deux dirigeants agrées (un Directeur Général et un
Directeur Général Adjoint) et d'un ensemble de directions
placées sous son autorité. Elle exerce sa mission sous
l'autorité hiérarchique du Conseil d'administration. Ses deux
dirigeants sont les principaux représentants de la banque
vis-à-vis des tiers. Aussi, tous les actes engageant l'institution ne
sont-ils posés que sous leurs signatures conjointes. Ce pouvoir peut
être délégué à un autre directeur en cas
d'empêchement mais dans tous les cas, la banque ne peut être
engagée que par deux signatures dûment habilitées.
Organe exécutif, la Direction Générale
assure la gestion opérationnelle de la banque en mettant en application
la politique générale définie par le Conseil
d'administration et en
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veillant à son bon fonctionnement dans le respect des
normes et déontologies de la profession bancaire.
I.1.3.1.3. Audit et le Commissariat au
compte
L'audit est directement rattaché à la
gouvernance de la banque en ce sens qu'il contrôle le respect des
règlements fixés par les pouvoirs publics et en interne par les
différents niveaux hiérarchiques de la banque afin
d'établir la régularité et la sécurité des
opérations.
En externe, l'audit est assuré par deux commissaires
aux comptes agréés qui rendent compte à l'assemblée
des actionnaires et aux pouvoirs publics. En plus de ces deux commissaires, les
instances de décision aussi bien que les autorités de tutelles
(COBAC notamment) peuvent diligenter des missions d'inspection
générales ou spécifiques auprès de
l'établissement. Il en est ainsi des missions d'inspection de la CFH,
diligentée par le Groupe bancaire.
En interne, l'institution dispose d'une direction de l'audit
interne placée sous l'autorité hiérarchique du Conseil
d'administration et sous l'autorité fonctionnelle de la Direction
générale. Elle est constituée d'un directeur, de deux
auditeurs et d'une assistante de direction.
Conformément à un programme annuel de missions
approuvé par le Conseil d'administration et la Direction
Générale, la Direction de l'Audit Interne contrôle tous les
départements de la banque pour s'assurer que le fonctionnement et la
gestion sont sains et réguliers. A cet effet, elle analyse l'ensemble
des risques pris et apprécie la fiabilité et la pertinence des
procédures afin de recommander des mesures visant l'optimisation des
moyens matériels et des ressources humaines.
I.1.3.2. Organisation interne
En plus de la Direction de l'Audit Interne, la CBCA compte
quatre autres directions subdivisées en divers départements et
services (voir organigramme en annexe).
I.1.3.2.1. Direction Centrale chargée de
l'Administration et des Finances (DCAF)
Cette direction assure spécifiquement la fonction
financière et administrative de l'établissement. A cet
égard, elle coordonne les activités du département des
ressources humaines, des moyens généraux, de la sous/direction
financière et de la sous/direction informatique.
I.1.3.2.1.1. Département des ressources
humaines
Ce département est chargé de l'administration et
de la gestion du personnel, de la formation, du recrutement et des relations
avec les organismes sociaux, caisse de retraite, inspection de travail,
assurance sociale.
Du point de vue managérial, il assiste et conseille la
hiérarchie sur les questions relatives au personnel et assure les
communication et consultations avec ses représentants. A cet effet, il
sert d'intermédiaire entre la direction général et le
personnel.
Au plan financier, il gère la
rémunération du personnel, vise les opérations sur leurs
comptes et traite les dossiers de concours au personnel.
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En somme, ce département a la charge de dynamiser le
facteur humain qui est un élément essentiel pour une entreprise
de service comme la banque.
I.1.3.2.1.2. Département des moyens
généraux
La fonction « moyens généraux » est
importante dans la mesure où sa mission principale est la fourniture des
moyens matériels nécessaires au bon fonctionnement de la banque.
Elle s'occupe de la gestion du parc mobilier et immobilier concernant le
fonctionnent du siège et du réseau d'agences. Elle s'occupe
également de la logistique de l'information et des fournitures qui est
composée des services qui gèrent le courrier, le
téléphone, l'électricité, l'eau, la climatisation,
les fournitures de bureau, les archives.
I.1.3.2.1.3. Sous/direction
financière
Elle comporte essentiellement quatre fonctions prise en charge
par divers agents sous l'autorité hiérarchique d'un
sous/directeur : la fonction comptable, la gestion actif/passif, le
contrôle de gestion et la trésorerie.
La fonction comptable se limite plus à
une fonction de contrôle que de comptabilisation par imputation massive
d'écritures. La plupart des opérations étant
comptabilisée dans d'autres services, les comptables pour la plupart ne
procèdent qu'au contrôle des pièces et journaux
comptables.
Le contrôle de gestion de la CBCA
comporte plus les aspects « contrôle d'exécution » et
« contrôle budgétaire » qui relève du
contrôle comptable. Le contrôle budgétaire établit un
rapprochement entre les prévisions de budget et les réalisations.
Le contrôle d'exécution est fondé sur les
arrêtés de comptes clientèles, des caisses, les
opérations des services comptables, etc. Ce service est
détaché auprès des moyens généraux et
s'occupe en conséquence de la comptabilité analytique.
La gestion actif/passif concerne le bilan de
la banque. Elle est assurée en majeure partie par un comptable
chargé du reporting mensuel qui produit les états
réglementaires (CERBER, Balance des paiements, Etats pour la BEAC) et
analyse les ratios.
La Trésorerie enfin assure la triple
mission d'établir au quotidien la situation de trésorerie de la
banque (caisse, agence, correspondants, confrères, BEAC), de
gérer les excédents de liquidité (opération du
marché interbancaire) et de passer les écritures relatives aux
mobilisations (reclassements BEAC) et aux prêts.
I.1.3.2.1.4. Sous/direction informatique
L'informatique constitue pratiquement le centre
névralgique de toute la production bancaire. Elle permet notamment la
collecte des informations sur les opérations traitées au jour le
jour, le traitement de ces informations, la sauvegarde périodique des
données, leur restitution en interne à l'attention des
utilisateurs et en externe des clients et autres tiers.
Cette sous/direction assure donc une double fonction
logistique et production bancaire. De la fonction logistique, elle assure
l'administration système (Delta, Swift, Winchèque, Internet),
veille à la sécurité hardware et software, traite les
réclamations et forme les collaborateurs et utilisateurs.
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De la fonction production bancaire, elle conçoit et
réalise des états informatiques, sur le générateur
d'états. Elle participe ainsi à la production d'états
financiers (bilan, compte de résultat, état CERBER) ainsi
qu'à l'alimentation de la centrale des risques.
La sous/direction informatique est composée du
sous/directeur, des informaticiens chargés de l'exploitation et des
assistants informatiques.
I.1.3.2.2. Direction des engagements, juridiques et
contentieux (DEN)
En tant que garant de l'application de la politique
prudentielle de la Direction générale sur les risques de
crédit et de contrepartie, la Direction des engagements intervient
obligatoirement au cours de la procédure d'octroi de crédits.
Elle n'a pas un pouvoir de crédit mais un pouvoir
contradictoire aux travers de son avis technique.
Afin de permettre à la banque d'atteindre ses objectifs
généraux, la Direction des engagements doit comme un des maillons
de la chaîne mettre tout en oeuvre pour atteindre elle-même ses
objectifs particuliers.
Cela dit, les principales missions de la Direction des
engagements se déclinent sur trois axes:
? le contrôle de l'exécution des procédures
en matière de crédit ;
? le respect de la procédure de mise en place des
crédits et le contrôle des engagements ; ? la prise de garanties
et le recouvrement des créances.
Sa mission pour être pleinement assurer est
dévolues aux deux départements de la Direction des engagements
à savoir:
I.1.3.2.2.1. Département des
engagements
Il comprend un chef de département et deux analystes.
Ce département s'attèle à un certain nombre de Principaux
Points de Risques à Surveiller (PPRS) : respect des pouvoirs
délégués, concertation des engagements, gestion des
engagements commerciaux à terme, émission des garanties, suivi
des instructions des auditeurs ou des délégations de pouvoir,
suivi des créances préoccupantes, tenue administrative des
dossiers des entreprises, recouvrement des créances, garanties
reçues.
I.1.3.2.2.2. Département juridique et
contentieux
Il comprend un chef de département et un assistant
juridique. Le département a pour objectif la réalisation de
l'ensemble de ses PPRS à savoir : le contrôle d'ouverture de
compte et de clôture de compte, la gestion du contentieux civil, le
traitement des dossiers de succession, le recouvrement des créances
contentieuses.
Ce département propose également une assistance
juridique à la banque et à l'ensemble des collaborateurs dans la
réalisation de leur mission.
I.1.3.2.3. Direction Centrale chargée de
l'Exploitation et des Opérations (DCEO) La fonction de cette
direction est fondamentale dans la formation du Produit Net Bancaire. Elle
représente en effet le pôle développement qui comporte
principalement la
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fonction distribution qu'elle partage avec la direction des
opérations et la fonction commerciale. Elle occupe également une
place importante dans la fonction engagement de la banque compte tenu de la
place qu'occupe la distribution du crédit dans l'exploitation de la
banque.
Elle comporte deux composantes: l'une commerciale et l'autre
chargée des affaires.
I.1.3.2.3.1. Département commercial
Sa mission principale est de piloter et d'animer l'action
commerciale de la banque. Sur la base des orientations marketing de
l'établissement. Ce département étudie et propose des
objectifs commerciaux et les moyens mis en oeuvre, suit leur réalisation
et propose les mesures de redressement le cas échéant. Il
s'occupe des supports publicitaires et répond aux attentes de la
clientèle. Il doit également développer le portefeuille
client de la banque par la recherche de nouveaux déposants et la
conception de nouveaux produits.
Le service « accueil et orientation » de la
clientèle est géré par le département commercial.
Ce service s'occupe également de la communication des extraits et soldes
de comptes, de la remise aux clients des chèques commandés.
I.1.3.2.3.2. Département des chargés de
clientèles
Il a la charge de la gestion de la clientèle repartie
en trois secteurs: grandes entreprises, PME/PMI, Particuliers. Chaque
exploitant, à qui est confié un portefeuille client, s'occupe de
la réception de la clientèle, la visite commerciale, du suivi des
réclamations, du traitement des dérogations et des états
de décision, de la gestion des anomalies. Il assure également
l'étude des demandes de concours et le suivi des clients engagés
pour le recouvrement précontentieux.
I.1.3.2.4. Direction des opérations
(DOP)
Conformément à son appellation, cette direction
a en charge le traitement des opérations de la banque et plus
particulièrement, celle relative à la collecte des
dépôts et à la mise à disposition de la
clientèle des moyens de paiement et leur gestion. Les activités
concernent principalement la fonction réseau, les opérations
domestiques et les opérations internationales.
I.1.3.2.4.1. Réseau d'agence
Le succès des banques commerciales repose en Principe
sur un réseau d'agences géographiquement dense et qui sont
sources d'activités et de rentabilité. Ses deux principales
missions sont de développer le fonds de commerce et de satisfaire la
clientèle.
La Direction des opérations gère donc le
réseau national constitué de quatre agences
généralistes: l'agence centrale de Bangui, l'agence de KM5 et
l'agence de Bouar, l'agence de Berberati et d'une agence
spécialisée: l'agence Western Union. Pour ses activités
à l'internationale, la CBCA ne dispose pas d'implantation propre mais
s'appuie sur un réseau de partenaires associés ou
correspondants.
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I.1.3.2.4.2. Opérations locales
Placé sous l'autorité du chef d'agence de
Bangui, le département des opérations locales est
constitué d'une composante « front office » géré
par le service de caisse et d'une composante « back office »
administrée par la section TAC (traitement administratif
centralisé des chèques, effets et virements).
I.1.3.2.4.2.1. Service de caisse (front
office)
En contact direct avec la clientèle, il traite des
opérations de caisse via les guichets repartis en caisse de
sociétés, des clients privilégiés, de versement et
d'autres clients particuliers. Les transactions concernent les versements et
retraits d'espèces, la vente, négociation ou remboursement de
gold cheque et les opérations de change manuel. Le service de caisse
effectue également les versements et retraits à la BEAC.
I.1.3.2.4.2.2. Section TAC (Back office)
La section TAC exerce une fonction essentiellement logistique
par la gestion des moyens de paiement. Elle participe ainsi à la
fonction production bancaire à travers les composantes « gestion
des encaissements » et « gestion des comptes clientèles
».
Les opérations traitées par la section
concernent donc les remises de chèques et effets, les virements, la
compensation, la certification de chèque, le traitement des incidents de
paiement et état de décision en collaboration avec les
exploitants et les juristes. Pour toutes les imputations portées sur les
comptes de la clientèle, le service édite les avis de
crédit ou de débit qui sont transmis par courrier aux
intéressés.
I.1.3.2.4.3. Opérations
internationales
Les activités Internationales sont destinées
à accompagner la clientèle dans leurs transactions avec
l'étranger mais peuvent également être menées pour
le compte de l'établissement, lui-même. A cet effet, le service
assure la gestion de la relation avec les banques et correspondants
étrangers.
Globalement, le service est constitué de trois
composantes: une section documentaire, une section paiement sur
l'étranger et une section crédit après encaissement.
Les paiements avec l'étranger traitent des
opérations de transfert en devise par chèque, télex, Swift
et des opérations de rapatriement en devises. Les opérations
documentaires concernent essentiellement les encaissements documentaires, les
remises documentaires et les crédits documentaires import et export.
Par ailleurs, même si la banque ne dispose pas encore de
guichets automatiques pour les retraits par carte visa, le service des
opérations internationales offre la possibilité de
dépannage à la clientèle de passage.
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