3.2. QUELQUES STRATEGIES
PROPOSEES AUX ASBL A BUKAVU
Illustrons d'abord de manière simple ce que peut
être un contrôle interne dans une association. Prenons par exemple,
un automobiliste qui veut se rendre de Bukavu à Kavumu. Comme tel, il
doit pouvoir maîtriser son véhicule pour arriver à la
destination voulue. Avant de se rendre à Kavumu, il aura appris le code
de la route, à conduire son véhicule, avoir son permis de
conduire, il aura vérifié sa jauge d'essence, d'huile, ses pneus,
... et afin de ne pas dépasser la vitesse autorisée, il
maîtrisera sa vitesse en n'appuyant pas trop sur
l'accélérateur, en consultant son compteur de vitesse pour
arriver sain et sauf à destination. Si, en plus, il doit arriver pour
une heure fixée, il sera parti à temps et aura veillé
à prendre une marge en cas d'embouteillage. Toutes ces mesures sont des
mesures de contrôle interne qu'il aura mises en oeuvre en vue d'arriver
à Kavumu pour une certaine heure.
Cela revient en fait à la même chose dans une
association, car il s'agit dans celle-ci de toutes les mesures qui sont prises
par elle pour atteindre un objectif fixé, en conformité bien
sûr, avec les règles et lois en vigueur. Cependant, la
maîtrise n'est pas une opération automatique, l'association doit
mettre en place certaines opérations comme l'environnement de
contrôle, la gestion des risques, les activités de contrôle,
la communication et l'information, et le pilotage du contrôle interne.
3.2.1. Pour les risques
financiers
Pour les risques financiers, il faut la séparation des
fonctions. Les dirigeants des asbl doivent veiller à ce qu'il y ait une
séparation des fonctions suffisante et adéquate entre les
fonctions de commande, de paiement et d'enregistrement comptable. La
séparation entre ces différentes fonctions permet l'existence
d'un contrôle des paiements en fonction des bons de commande et de la
réception des biens et services. Lors de la mise en place de cette
séparation des fonctions, il faut veiller à ce qu'il n'y ait pas
de lien hiérarchique entre ces différentes fonctions, car si
celui qui ordonne le paiement a autorité sur celui qui enregistre les
dépenses, cela peut réduire considérablement
l'efficacité du double contrôle, vu qu'il pourrait faire pression
pour enregistrer un paiement irrégulier.
Il est certain que la structure des petites associations ne
permet pas sans doute la mise en place d'une telle séparation de
fonctions. Dans ce cadre, le dirigeant aura un rôle bien plus important.
D'où la nécessité pour le Conseil d'administration de
rappeler le dirigeant au comportement intègre et à la bonne
éthique. Par ailleurs, ce même conseil doit exercer un plus grand
contrôle sur la fiabilité des opérations comptables et
financières et la conformité des comptes avec les
activités prévues et réalisées, surtout que
beaucoup de petites asbl n'ont pas de commissaire aux comptes.
Au-delà d'une détermination des tâches, il
faut une concordance entre le bon de commande, le bon de réception et la
facture si ces documents existent. Mais aussi l'enregistrement de toutes les
transactions le plus tôt possible. Tout mouvement financier ou ayant un
impact financier (toutes les transactions) doit être enregistré
dans les comptes de l'association. Que ces transactions soient passées
via la caisse ou la banque, elles doivent être justifiées et
enregistrées.
Pour tenir une comptabilité fiable,
régulière et actualisée, les asbl doivent effectuer des
clôtures comptables régulières pour s'assurer de la
conformité entre les soldes bancaires, la caisse et les
différents enregistrements comptables contenus dans les documents
comptables et autres pièces justificatives.
Il y a d'autres mesures que les asbl devraient mettre en place
pour la tenue d'une comptabilité fiable et régulière,
notamment :
ü développer des activités
d'autofinancement et celles génératrices des recettes
(revenus) ;
ü veiller à l'intégrité du personnel
pour faire face à des éventuelles fraudes ;
ü éviter de subventionner une même
dépense par deux ou plusieurs financeurs, ce qui n'est pas d'ailleurs
autorisé ;
ü séparer clairement et de façon univoque
les différents comptes (de l'association et de ses membres, par exemple)
pour éviter la confusion dans le système comptable. Les avoirs
des uns ne doivent pas servir à couvrir les dépenses des
autres ;
ü éviter que seul le dirigeant de l'association
ait signature sur les comptes et se charge de la comptabilité. Cela
apparaît souvent dans les petites associations. Le Conseil
d'administration et l'Assemblée générale doivent jouer
leur rôle de supervision parce que si le dirigeant n'est pas
intègre et honnête, il peut être tenté d'utiliser les
comptes de l'association à son propre profit et pour des dépenses
à caractère privé. Ceci peut mener à la fraude ou
des malversations financières ;
ü s'il existe des associations affiliées, chacune
doit avoir une comptabilité distincte, surtout quand les moyens
financiers d'une association servent à financer les activités
d'une autre association. Ceci peut mener à des malversations
financières, détournements, confusion de patrimoine et
fraude ;
ü faire une bonne planification et budgétisation
des activités en évitant la méconnaissance du secteur, des
coûts d'une activité, la définition des objectifs
irréalistes par rapport aux ressources disponibles, des subventions
tardives entraînant des charges financières imprévues, ...
et qui ont un impact sur l'équilibre financier de l'association. Tout
ceci peut se résumer en ce sens qu'il faut éviter le
sous-financement des activités ;
ü un inventaire physique des biens de l'association pour
avoir une vue fiable sur les actifs de l'association, de s'assurer que rien n'a
disparu ou est devenu obsolète ;
ü identifier régulièrement les
dépenses non-autorisées, des transactions suspectes, ...
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