Memoire Online - Le controle interne face aux contraintes financieres: quelles strategies pour les associations sans but lucratif a Bukavu ?

Dans ce chapitre, nous présentons et interprétons les résultats issus de notre enquête sur le terrain en premier lieu et en second lieu, nous proposons quelques stratégies que les associations sans but lucratif peuvent mettre en place pour la mise en oeuvre d'un contrôle interne efficace. Notons que les stratégies proposées sont consécutives aux résultats trouvés sur le terrain.

3.1. PRESENTATION ET INTERPRETATION DES RESULTATS

A travers notre technique d'enquête par questionnaire, nous avons constitué un échantillon de trente (30) associations oeuvrant dans la ville de Bukavu pour la réalisation de notre enquête. C'est ainsi que nous avons dépouillé le questionnaire distribué auprès des asbl qui était constitué de 12 questions. Nous présentons ci-dessous les résultats issus du dépouillement de ce questionnaire ainsi que les commentaires.

Notions sur le contrôle interne	Fréquence	Pourcentage
Non	5	16,7
Oui	25	83,3
Total	30	100

De ce tableau, nous remarquons que des 30 asbl enquêtées, 25 (soit 83,3%) ont des notions sur le contrôle interne ; contrairement à 5 asbl (représentant 16,7%) qui n'ont pas de notion sur le contrôle interne.

De par ces résultats issus des enquêtes, nous avons constaté que la majorité d'associations sans but lucratif enquêtées ont des notions sur le contrôle interne. Le contrôle interne dans une association revient à maîtriser toutes les opérations quotidiennes de l'asbl pendant une période donnée. Cependant, la maîtrise n'est pas une opération automatique, elle suppose la mise en oeuvre de certaines activités, à savoir la mise en place d'un environnement de contrôle, la gestion des risques, les activités de contrôle, la communication et l'information et le pilotage du contrôle interne.

Notion appliquée	Fréquence	Pourcentage
Aucune	2	6,7
Audit interne	3	10,0
Contrôle interne	12	40,0
Toutes les deux	13	43,3
Total	30	100

De toutes les asbl enquêtées (30 au total), 12 d'entre-elles (soit 40%) appliquent le contrôle interne, 3 asbl (10%) appliquent l'audit interne. Cependant, 13 asbl (soit 40,3%) combinent l'application de deux notions (le contrôle interne et l'audit interne). Par contre, 2 asbl seulement (soit 6,7% des 30 enquêtées) n'appliquent aucune de ces deux notions.

Nous savons que le contrôle interne est souvent confondu à l'audit interne. Ce qui pousse bien de dirigeants et membres des asbl à appliquer l'un à la place de l'autre sans connaître le contenu de chacun de deux notions. Nous supposons même que ce serait la cause pour laquelle aucune de ces deux notions ne soit appliquée par les asbl ou que toutes les deux notions sont appliquées simultanément (ce qui n'est pas aussi mauvais).

Des résultats obtenus, nous constatons que le contrôle interne à lui seul est mis en place par 12 asbl sur 30 (soit 40%). Le contrôle interne est un champ vaste sur lequel s'applique l'audit interne. Les asbl devraient donc appliquer toutes les deux notions pour leur efficacité, tout en priorisant le contrôle interne en premier, parce que l'audit interne reste une activité spontanée et périodique.

Raison de non-application	Fréquence	Pourcentage
Aucune	9	30
Incompatibilité avec les objectifs	4	13,3
Insuffisance des moyens financiers	9	30
Manque d'information	4	13,3
Toutes les réponses	4	13,3
Total	30	100

Des associations sans but lucratif n'appliquant pas le contrôle interne (2% d'après le tableau précédent), l'insuffisance des moyens financiers serait à la base de la non-application du contrôle (9 asbl sur 30, soit 30%) et d'autres raisons non précisées (30%). Par contre, l'incompatibilité avec les objectifs et le manque d'information représente chacun 13,3% (soit 4 asbl par raison évoquée).

L'insuffisance des moyens financiers est un frein pour la mise en place d'un contrôle interne comme nous l'avons dit dans le chapitre précédent, parce que le contrôle interne implique des coûts. Des coûts que certaines associations sans but lucratif ne peuvent pas supporter. Les asbl doivent donc mobiliser des fonds pour la mise en place d'un contrôle interne efficace.

Nous ne croyons pas, cependant, qu'il peut y avoir incompatibilité entre le contrôle interne et les objectifs d'une organisation comme l'ont affirmé certaines asbl (13,3%). Au contraire, le contrôle interne vient renforcer ces objectifs et permet de les atteindre de façon efficace et efficiente.

Parmi les autres raisons de non-application du contrôle interne figure le manque d'information. Celui-ci constitue une défaillance de l'association et serait dû au fait que les dirigeants de l'association ne communiquent pas à l'ensemble du personnel la vision du contrôle interne et des attentes qu'ils ont par rapport à celui-ci. Toutefois, c'est possible que l'encadrement (les dirigeants) n'aient pas eux-mêmes des notions de contrôle interne.

Tenue d'une comptabilité fiable	Fréquence	Pourcentage
Non	3	10,0
Oui	27	90,0
Total	30	100

Il s'avère, au vu de ce tableau, que 27 asbl (90%) tiennent une comptabilité fiable pendant que 3 seulement (10%) ne tiennent aucune comptabilité.

Les ressources financières constituent un véritable casse-tête pour les asbl, généralement à Bukavu où ces dernières sont financées difficilement pour des raisons diverses évoquées par les principaux bailleurs de fonds, notamment le manque de confiance dans les asbl. Cependant, comment gérer de façon efficace et efficiente le peu de ressources financières à leur disposition sans la tenue d'une comptabilité fiable ? La tenue d'une comptabilité fiable dans une asbl reste l'une des composantes les plus importantes du contrôle interne et qui ne peut y être exclu. Cependant, certaines asbl qui ne tiendraient pas de comptabilité fiable, par manque de ressources financières ou par leur mauvaise gestion.

Type de comptabilité	Fréquence	Pourcentage
Bancaire	1	3,3
Budgétaire	5	16,6
CAE	1	3,3
Des projets et à partie double	1	3,3
Générale	22	73,3
Total	30	100

La comptabilité générale est tenue dans les asbl enquêtées à 73,3% (soit 22 asbl sur 30), suivie de la comptabilité budgétaire à 16,6% (soit 5 asbl sur 30) ; enfin, la comptabilité bancaire, la comptabilité analytique d'exploitation et celle de projets, chacune à 3,3% (soit 1 asbl pour chaque type de comptabilité).

La comptabilité appliquée en majorité (la comptabilité générale) est appropriée pour les asbl n'ayant pas de compétences suffisantes. Mais, la question à se poser c'est : que vient faire la comptabilité analytique d'exploitation dans une asbl pendant que, par définition, les asbl poursuivent des buts non lucratifs ? N'y aurait-il pas une confusion entre les types de comptabilités. Nous croyons que la confusion de types de comptabilités est présente au sein des asbl par manque de personnel compétent.

6. Disposez-vous d'un code de bonne conduite, d'un ROI ou d'un job description ?

Disposez-vous d'un C.B.C., R.O.I., J.B. ?	Fréquence	Pourcentage
Code de bonne conduite	2	6,7
Code de bonne conduite + ROI	1	3,3
Code de bonne conduite + ROI + job description	9	30,0
Job description	3	10,0
ROI	7	23,3
ROI + job description	8	26,7
Total	30	100

Nous constatons, de ce tableau, que 2 asbl sur 30 (soit 6,7%) disposent seulement d'un code de bonne conduite, 3 asbl (soit 10%) disposent d'un job description, 7 asbl (soit 23,3%) disposent d'un R.O.I. Cependant, 1 asbl (soit 3,3% dispose d'un code de bonne conduite accompagné d'un R.O.I. ; 8 asbl (soit 26,7%) disposent d'un R.O.I. et d'un job description et, enfin, 9 asbl (soit 30%) disposent de tous les trois documents (code de bonne conduite, R.O.I. et job description).

Que serait-elle une asbl sans ligne de conduite orale ou écrite ? Il est indispensable de mettre en place des documents écrits qui soient formels (code de bonne conduite, règlement d'ordre intérieur, description des tâches) et de les transmettre à tout le personnel et aux bénévoles. Ces derniers (personnel et bénévoles) doivent prendre connaissance de ces documents dès leur adhésion à l'association et accepter de les observer comme les stipulent d'ailleurs la plupart des statuts des asbl. Ces documents régissant la bonne conduite dans les asbl doivent être mis à jour car l'environnement dans lequel évolue l'association est toujours changeant (se modifie) et toute association doit tenir compte de ces changements.

Par ailleurs, il faut des rappels réguliers à l'application de ces documents (code de bonne conduite, règlement d'ordre intérieur, description des tâches). Ces rappels ne doivent pas être faits uniquement lorsque des déviances sont observées, mais de façon régulière et vers l'ensemble des membres. Les rappels sont donc antérieurs à la survenance des faits contraires aux règles établies à travers des notes, affiches ou lors des réunions d'équipes.

Risques financiers	Fréquence	Pourcentage
Fraude	1	3,3
Confusion des comptes	1	3,3
Fraude + Vol+ Sous-financement	1	3,3
Vol/Détournement des fonds	1	3,3
Confusion compte de l'association, ceux des personnes hébergées et ceux des dirigeants	4	13,3
Sous-financement des activités	22	73,3
Total	30	100

Des risques financiers rencontrés par les asbl enquêtées, le sous-financement des activités représente 73,3% (soit 22 asbl sur 30), suivi de la confusion entre le compte de l'association, ceux des personnes hébergées et ceux des dirigeants avec 13,3% (soit 4 asbl sur 30). Tous les autres risques évoqués dans le tableau ci-haut ne représentent chacun que 3,3% (soit une asbl pour chaque risque parmi les 30 enquêtées).

Pour les asbl vivant des cotisations ou contributions des membres, elles doivent motiver leurs membres à toujours honorer leurs engagements dans le délai. Mais alors, pour que ceux-ci libèrent leurs contributions, il faut qu'ils soient rassurés de la bonne affectation des fonds et en soient bénéficiaires directs ou indirects. Elles peuvent aussi développer des activités génératrices des revenus pour financer une partie de ses activités et une autoprise en charge future.

Source de financement	Fréquence	Pourcentage
Autofinancement	5	16,7
Bailleurs de fonds	9	30,0
Contributions des membres	3	10,0
Autofinancement + Subventions	2	6,7
Autofinancement + Bailleurs de fonds	3	10,0
Autofinancement + Subventions + Bailleurs de fonds + Contributions des membres	1	3,3
Autofinancement + Bailleurs de fonds + Contributions des membres	1	3,3
Autofinancement + Contributions des membres	3	10,0
Subventions + Bailleurs de fonds	1	3,3
Bailleurs de fonds + Contributions des membres	2	6,7

Total	30	100

De ce tableau, il découle que la majorité d'asbl sont financées par les bailleurs de fonds (30%, soit 9 asbl sur 30 enquêtées), l'autofinancement ne représentant que 16,7% (soit 5 asbl sur 30 enquêtées). Les asbl financées par les contributions des membres seulement représentent 10% de notre échantillon (3 asbl sur 30 enquêtées).

Nous constatons des résultats obtenus que peu d'asbl sont financées par l'autofinancement, des activités génératrices des revenus et des contributions des membres. Pourtant, ces modes de financement des activités sont efficaces et n'exigent pas beaucoup d'efforts que de décrocher le financement des bailleurs des fonds. Cette situation serait due au fait que de nombreuses asbl n'ont pas de capacités de mobilisation de ce genre de recettes qui devraient, par ailleurs, venir compléter le financement externe.

Respect des lois et règlementations en vigueur	Fréquence	Pourcentage
Oui	4	13,3
Non	26	86,6
Total	30	100,0

Il est constaté que la majorité d'asbl enquêtées (26 asbl sur 30, soit 86,6%) respecte les lois et réglementations en vigueur (notamment la loi n° 004/2001 du 20 juillet 2001 portant dispositions générales applicables aux associations sans but lucratif et aux établissements d'utilité publique en République démocratique du Congo). Par contre, 4 asbl sur 30 (soit 13,3%) ne respectent aucune loi en vigueur régissant les asbl en République démocratique du Congo.

Notons avant toute chose que le non-respect de la loi sur les asbl peut entraîner la perte de financement ou de subventionnement, si ceux-ci existent du moins, entraînant par conséquent l'arrêt des activités de l'asbl. Ensuite, certains financements et certaines subventions exigent des asbl le respect des lois comptables et/ou des règles définies dans l'arrêt de subventionnement car la non-conformité à ces lois peut être un signe quant à l'existence de la fraude ou du vol (détournement) d'actifs de l'association.

Quel risque freine vos activités ?	Fréquence	Pourcentage
Absence des ressources financières	21	70,0
Manque de personnes compétentes	3	10,0
Conflit d'intérêt	1	3,3
Risques liés à la technologie	1	3,3
Aucun	4	13,3
Total	30	100

Des risques que peuvent parcourir les asbl et qui peuvent freiner les activités des asbl à Bukavu, il est constaté, à partir de ce tableau, que l'absence des ressources peuvent freiner les activités des asbl enquêtées à 70% (soit 21 asbl sur 30 enquêtées).

La grande bête noire que les asbl sont appelées à affronter, c'est le manque ou l'absence des ressources financières. Il peut découler d'une mauvaise budgétisation, des retards de financement, du refus des bailleurs à financer ou même de la perte de financement ou des subventions. A cause de cette situation, la réalisation ou l'atteinte des objectifs de l'association est généralement mise en danger.

Le manque des ressources financières et d'un personnel compétent constitue des risques opérationnels difficiles à gérer pour les asbl dans la ville de Bukavu. Toutes ces ressources sont indispensables pour la viabilité d'une organisation.

Nous avons aussi constaté, au cours de nos enquêtes, que le conflit d'intérêt pourrait figurer parmi les obstacles dans la mise en oeuvre d'un système de contrôle interne en ce sens que certains membres du Conseil d'administration sont en même temps dirigeants de l'association ; c'est-à-dire qu'ils sont en charge de la gestion quotidienne de l'association. L'Assemblée générale ou les autres membres du Conseil d'administration ne remplissent pas leur rôle de surveillant, le contrôleur est en même temps le contrôlé. Ceci revient à dire que la fonction de chacun doit être distincte de celle de l'autre et aucun membre ne doit jouer deux rôles à la fois.

Système d'information et de communication	Fréquence	Pourcentage
Non	2	6,7
Oui	28	93,3
Total	30	100

De ces résultats, constatons que 28 asbl sur 30 enquêtées (soit 93,3%) ont un système d'information et de communication contre 2 asbl sur 30 qui ne l'ont pas (soit 6,7%).

La question fondamentale pour les asbl et ses dirigeants est de savoir : faut-il communiquer et informer ? La raison de l'existence d'une asbl, c'est le regroupement de personnes. Alors, comment ces personnes doivent communiquer ? La moindre de choses à communiquer, en matière de contrôle interne, ce sont les responsabilités de chacun, les activités et objectifs à réaliser. La communication et l'information sont donc indispensables et primordiales. Sans celles-ci, le contrôle interne ne sera jamais efficace et performant parce que les personnes chargées de sa mise en oeuvre n'en sont pas informées. Encore, faut-il qu'une décision soit prise sur base d'informations pertinentes et adéquates que détient l'asbl.

Compte bancaire	Fréquence	Pourcentage
Non	4	13,3
Oui	26	86,7
Total	30	100

La majorité d'asbl enquêtées (26 asbl sur 30 enquêtées), soit 86,7%, dispose d'un compte bancaire (dans une banque ou une coopérative d'épargne et de crédit) contre 4 asbl (soit 13,3%) ne disposant pas de compte bancaire.

Pour éviter d'éventuelles fraudes, les asbl doivent placer leurs fonds dans un compte bancaire ouvert à cet effet dans une banque ou dans une coopérative d'épargne et de crédit. La plupart d'asbl se trouve exposées au risque de vol et de détournement parce que les fonds sont gardés dans les poches des individus. Et même si ces fonds seraient gardés dans la caisse, ils sont exposés à la mauvaise gestion due à une foi malsaine des dirigeants qui les utilisent parfois pour leurs propres besoins faisant abstraction des lourdes charges financières et budgétaires que l'asbl doit supporter.

Le controle interne face aux contraintes financieres: quelles strategies pour les associations sans but lucratif a Bukavu ?

CHAPITRE III. RESULTATS D'ENQUETE ET QUELQUES STRATEGIES POUR LES ASSOCIATIONS SANS BUT LUCRATIF

3.1. PRESENTATION ET INTERPRETATION DES RESULTATS