Mise en place d'un nouveau ERP ( Enterprise Resource Planning) . Cas de la société Bouchamaoui industries

2. Négociation et établissement du contrat

La négociation de contrat est aussi une étape importante du projet de mise en place d'un ERP dans la mesure où elle permet, si elle est bien menée, de partir sur des bases solides que ce soit sur le plan financier du projet ou sur le plan des obligations de chacun des parties prenantes.

Pour qu'elle soit bien menée, elle devrait être menée par le chef du projet en collaboration avec la direction des achats, chacun dans son domaine de compétence. Ceci implique que la négociation peut être étalée sur deux étapes. La première étape qui est à la charge du chef du projet portera sur le plan d'exécution du projet et ses spécificités techniques telles que l'affinement de l'architecture système, la configuration et la personnalisation à mettre en place. La deuxième étape qui est à la charge du responsable des achats portera sur les prix des acquisitions et de la main d'oeuvre qui seront assurés par l'intégrateur.

29 Le défi d'un ERP : séduire le top management, Christophe Letellier, http://www.erp-infos.com, 05/09/2013.

30 Annexe 8 : Exemple de critères d'évaluation des ERP

31 L'ERP moderne est souple, verticalisé et social, Duncan Angove, http://www.erp-infos.com, 21/01/2013

D.E.S. en Management des Systèmes d'Information IACE - ICHEC Entreprises - 2013

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Les compromis établis entre la société et l'intégrateur donneront lieu à l'établissement du contrat. Ce dernier doit être bien examiné par le chef du projet et surtout par le gestionnaire des contrats de la société, s'il existe, sinon le chef du projet peut faire recours à une expertise tierce partie pour lui assurer cette tâche.

Dès la signature du contrat par les deux parties l'intégrateur doit commencer l'exécution du projet à la date convenu dans le contrat. Il doit tout d'abord élaborer le planning d'exécution du projet et le présenter pour révisions et validation par le chef du projet (client). Ce livrable est primordial et doit couvrir toute les étapes, de l'installation jusqu'au accompagnement après mise en production (Early Life Supporte). Il doit couvrir aussi la maintenance de l'ERP que l'intégrateur doit assurer. Cependant, il est indispensable de bien préciser les obligations et droit de chacune des parties contractantes notamment en termes de SLA³² et en termes de clarification et délimitation du périmètre de la maintenance de celui de demande de personnalisation.

3. Installation, paramétrage et test

Etant donné que le présent projet est un projet de mise en place d'un nouveau ERP qui prend place d'un ancien ERP il est évident qu'il comportera une activité supplémentaire par rapport à un projet de la mise en place d'un ERP pour la première fois dans une société donnée.

Comme en planification du projet qui doit prévoir cette activité supplémentaire, l'exécution du projet aussi donne lieu à cette activité et leur donner une grande attention car à ce niveau que les enregistrements dans l'ancien ERP vont être migrées vers le nouveau ERP. C'est l'historique de toutes les transactions de la société effectuées moyennant l'ancien ERP qui doit rester pérenne. Cette migration doit être bien étudiée et bien exécutée par l'intégrateur en inspectant de façon profonde l'architecture de la base des données de l'ancien ERP.

L'installation d'un ERP requiert un travail préliminaire de préparation de l'infrastructure informatique matérielle et système sur lequel sera implémenté l'ERP. Selon le plan du projet et le choix de la société, cette infrastructure peut être locale où la société achète, installe et configure le matériel et systèmes informatiques nécessaires à l'accueil de l'ERP, ce qui est le cas de la société Bouchamaoui Industries. Si la société opte pour le Cloud elle peut dans ce cas implémenter l'ERP soit en mode IaaS, PaaS ou aussi en mode SaaS. L'annexe 7 illustre ces différentes notions³³.

Une fois l'installation du nouveau ERP et la migration des données sont bien effectuées l'intégrateur commence à paramétrer l'ERP et notamment à mettre en place les personnalisations nécessaires. Il est à noter que les personnalisations aident la société à adapter au maximum l'ERP au fonctionnement de ces processus mais beaucoup de personnalisation peut freiner les mises à jour de la version mise en place vers les nouvelles versions car il est difficile que l'éditeur envisage toutes les personnalisations de tous ses clients dans les nouvelles versions.

32 SLA : Service Level Agreement

33 Annexe 9 : Illustration sur le Cloud Computing

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Par la suite, l'intégrateur accompagné du Service Système d'Informations effectue les tests sur l'ERP mis en place pour vérifier qu'il est bien fonctionnel par rapport à toutes les règles et conditions convenues. Durant cette phase du projet l'intégrateur corrige tous les disfonctionnements et toutes les erreurs constatées. Les tests sont de grandes importance car elle aide l'intégrateur de minimiser autant que possible voire éliminer définitivement tout disfonctionnement et toute erreur pour qu'elles ne rencontrent pas les futurs utilisateurs surtout pendant la période de formation et des premières semaines d'exploitation. Malgré que de tels incidents et problèmes soient inévitables il faut que l'intégrateur à l'aide de l'équipe du système d'information du client essaie de minimiser leurs impacts non seulement sur le travail des utilisateurs mais surtout sur leurs perceptions et acceptation du nouveau ERP. Pour y arriver l'intégrateur et l'équipe du projet (client) peuvent faire référence aux bonnes pratiques du domaine des IT comme par exemple « la transition des services » dans ITIL qui aborde beaucoup d'aspects tels que la planification et soutien de la transition, la gestion des changements, la gestion des déploiements et mise en production, le test et validation et l'évaluation des changements.