Mise en place d'un nouveau ERP ( Enterprise Resource Planning) . Cas de la société Bouchamaoui industries

C. IMPLEMENTATION DU NOUVEAU ERP

La phase de l'implémentation du nouveau ERP commence une fois que le sponsor du projet décide sur la base de l'étude de faisabilité de mettre en place le nouveau ERP et que le Cahier des charges du projet est remis aux intégrateurs des différents ERP sur le marché.

27 What does ERP really cost? Thomas Wailgum, http://www.cio.com

28 Combien coûte un système ERP? Michael Burns, http://www.camagazine.com

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1. Sélection de l'ERP et de l'intégrateur

La sélection de l'ERP est une étape très importante à laquelle il faut donner une attention particulière car une fois la société est engagée dans l'implémentation de l'ERP choisi il est très difficile de faire le recul pour implémenter un autre. Ce type d'investissement est à long terme.

La première chose à faire dans cette étape est de lister les différents éditeurs qui sont réputés sur le marché international et surtout sur le marché local. Cette liste doit être établie sur la base de différentes sources d'informations telles que l'internet, les séminaires, les prospections effectuées par les intégrateurs et bien évidements les informations de bouche à oreille.

Certains ERP sont spécialisés dans des industries bien particulières et peuvent ne pas être adéquats à l'activité de la société ou qui sont connus à l'échelle international mais ils ne sont pas commercialisé sur le marché local et ne supporte pas la comptabilité ou la fiscalité locale. Donc il est inutile de les mettre dans la liste.

Après arrêt de la liste des ERP candidats à l'implémentation la société est appelée à répertorier plus qu'un intégrateur pour chaque ERP pour deux raisons :

? Consulter plusieurs intégrateurs d'un même ERP élargie la vision de la société sur l'ERP et permet de mieux s'informer sur les avantages et inconvénients relatifs à son exploitation. Un seul intégrateur ne peut pas nécessairement donner suffisamment d'informations sur l'ERP qu'il représente.

? Consulter plusieurs intégrateurs augmente la chance de trouver le bon intégrateur qui peut mener le projet à bien et qui maitrise mieux l'ERP qu'il représente.

Le chef du projet de mise en place de l'ERP doit bien s'organiser en interne pour cette étape du projet avant de rencontrer les intégrateurs. Il ne doit pas les rencontrer seul. Il doit inviter au moins une personne de chaque processus considérés à priori concernés par l'ERP. Il vaut mieux que cette personne soit le maitre du processus ou la personne qui a été identifié personne-clé pendant la phase d'analyse des besoins.

Généralement, les maitres des processus qui peuvent être des chefs services ou des directeurs n'ont pas nécessairement les motivations suffisantes ou les bonnes connaissances pour pouvoir décider quel est l'ERP qui répond au mieux aux besoins métiers de son processus car il n'est pas forcement impliqué dans les détails du niveau opérationnel. C'est pourquoi la présence d'une personne clé du processus est beaucoup plus bénéfique.

Mais, il n'est pas question que ces prétextes soient une excuse pour que les mangers n'assistent pas activement au choix du futur ERP. Comme en phase d'analyse des besoins, il faut toujours considérer l'ERP comme un projet d'entreprise en impliquant l'ensemble des employés. Selon Christophe Letellier « La possibilité de bénéficier d'une vue synthétique et en temps réel des informations pour

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accélérer leur assimilation et faciliter la prise de décision est vitale »²⁹. Il considère aussi que « L'ERP doit devenir suffisamment simple pour encourager les cadres supérieurs à l'utiliser et y contribuer ».

En plus que la détermination de la liste des ERP, des intégrateurs et des participants aux réunions le chef de projet prépare un formulaire de Fiche d'évaluation de chaque ERP et chaque intégrateur. Cette fiche doit être remplie par chaque participant juste après chaque réunion de présentation. Elle doit être sous forme de question fermées ou des questions à échelles de préférences et quelques champs pour les commentaires. Ces questions peuvent être regroupées dans au moins deux axes, un axe autour de l'ERP et un axe autour de l'intégrateur. Il est à noter qu'il faut bien élaborer cette fiche d'évaluation moyennant le bon choix des critères d'évaluation, leurs criticités et leurs pondérations. Faire recours à un consultant expert ou à des sites internet tels que celui de Gartner peut aider à l'élaboration de cette fiche d'évaluation³⁰.

Aussi parmi les fonctionnalités sur lesquelles des questions d'évaluation doivent être intégrées au niveau de la fiche d'évaluation les fonctionnalités qui caractérisent les nouvelles générations d'ERP. Ce sont les ERP non seulement orienté vers les services et disponibles sur le web et sur le mobile mais aussi qui sont plus communicants et plus collaboratifs. A ce sujet Duncan Angove considère que « l'activité sociale doit être intégrée dans l'ERP de façon à ce que les objets du flux d'actualités telles que l'évolution des documents soient directement extraits de l'ERP »³¹.

Les fiches d'évaluation remplies par les participants seront traitées par la suite par le chef de projet ou l'un de ces collaborateurs suivant une grille de notation élaborée lors de l'élaboration de la fiche d'évaluation pour servir au calcul du score global pour chaque ERP et chaque intégrateur. Par la suite de ce traitement, le chef de projet rapportera le résultat à la Direction Générale, qui est le maitre d'ouvrage dans le présent projet, pour sélection finale de l'ERP et l'intégrateur. Suite à cette sélection commence la négociation et établissement du contrat.