Mise en place d'un nouveau ERP ( Enterprise Resource Planning) . Cas de la société Bouchamaoui industries

2. Elaboration du cahier des charges fonctionnel du nouveau ERP

Parce que « l'entreprise n'accroît plus sa compétitivité par le développement de sa solution applicative, mais par sa juste Configuration, son plein Déploiement et sa bonne Utilisation²⁶ » il est indispensable alors qu'elle bien élabore le cahier des charges fonctionnel (CdCF) qui lui permet de mener à bien la juste configuration, le plein déploiement et la bonne utilisation du futur ERP.

Le CdCF est un document qui récapitule la démarche et les résultats de l'analyse fonctionnelle des besoins et présente l'ensemble des fonctions de services dégagées suite à cette analyse ainsi que les critères de chaque fonction et les valeurs de chaque critère et son degré de flexibilité. La rédaction du CdCF mérite une grande attention car il fait office de contrat à respecter par l'intégrateur de l'ERP.

25 Des applications unifiées et communicantes chez Infor, René Beretz, http://www.erp-infos.com, 22/10/2013.

26 Cours ERP, DESS MIAGE, Université Nice Sophia Antipolis. www.unice.fr

D.E.S. en Management des Systèmes d'Information IACE - ICHEC Entreprises - 2013

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Une fois que le CdCF est révisé et validé, à l'aide d'un expert du domaine si nécessaire, il sera possible alors de formuler l'étude de faisabilité du projet de mise en place du nouveau ERP.

3. Etude de faisabilité

L'étude de faisabilité est très importante du fait qu'elle aide le sponsor du projet, la Direction Générale dans le cas du présent projet, à décider de lancer le projet ou non. C'est à travers cette étude que les hypothèses de rentabilité et de performance avancés dans la charte du projet vont être confirmées et que le plan de financement et l'état de résultat prévisionnel du projet seront arrêtés en fonction de la gamme de l'ERP à mettre en place (PME ou GE) et le nombre et type de licences à acheter. Toutes ces informations sont normalement bien déterminées suite à l'analyse des besoins, l'élaboration du cahier des charges de l'ERP et les consultations des différents éditeurs des ERP.

A priori on peut faire des estimations du coût de l'ERP à mettre en place sur la base de certaines enquêtes et études faites par certains magazines. Dans un article publié sur cio.com, Thomas Wailgum trouve que « une entreprise de moins de 50 millions de dollars de chiffre d'affaire devrait s'attendre à payer en moyenne 384 295 $ en coûts totaux de l'ERP »²⁷ alors que Michael Burns considère dans sa publication²⁸ dans camagazine.com qu'en 2011 le pourcentage moyen par rapport au coût total d'un ERP des licences représentent 24%, la maintenance 13%, la consultation et personnalisation29%, la mise à niveau de l'infrastructure informatique 6% et enfin les coûts internes 29%.

Toutefois, il existe des coûts qu'on peut appeler « les coût cachés » qu'il ne faut pas oublier dans la budgétisation du projet à savoir les coûts des formations, d'intégration et tests, des personnalisations demandées pour mieux adapter l'ERP aux besoins métier de la société et la migration ou conversion des données tel que dans le cas du présent projet. Ces coûts cachés sont relatifs à des jours/homme qui seront consommés durant la mise en place de l'ERP et qui sont difficiles à les estimer de manière exacte.

La budgétisation du projet passe par la budgétisation des différentes phases du projet à savoir les deux principales phases qui sont la phase d'analyse et la phase d'implémentation. La budgétisation de ces phases principales passe aussi par la budgétisation de toutes leurs activités.

Cette étude de faisabilité peut être mise à jour, pour la dernière fois avant de conclure le contrat d'implémentation, suite aux consultations des différents intégrateurs des ERP.