Mise en place d'un nouveau ERP ( Enterprise Resource Planning) . Cas de la société Bouchamaoui industries

4. Formation

La formation est définie par Larousse comme étant une « action de donner à quelqu'un, à un groupe, les connaissances nécessaires à l'exercice d'une activité »³⁴. Elle est une étape très importante de la mise en place d'une nouvelle solution informatique. Cependant, la formation sur l'administration et l'exploitation du nouveau ERP a au moins deux principaux effets sur les futurs utilisateurs.

D'abord, la formation constitue la découverte par les utilisateurs de la nouvelle solution c'est pourquoi il faut faire attention car les attitudes des personnes sont généralement influencées par les premières impressions. C'est pourquoi il est préférable, que dans le cadre de la conduite du changement, de présenter aux groupes d'utilisateurs les avantages que le nouveau ERP leurs apporte et spécialement dans le module sur lequel ils seront formés.

Ensuite, vient l'étape la plus importante de la formation qui est la formation même sur l'administration et l'utilisation du nouveau ERP. Cette étape aura des conséquences très profondes sur son exploitation par l'organisation c'est pourquoi l'intégrateur à l'aide du chef du projet doit bien se préparer et préparer le contenu de la formation. Une formation bien préparée et bien orientée motive les utilisateurs à l'exploitation du nouveau ERP alors qu'une formation mal préparée ou mal orientée peut provoquer une déception et un refus de la solution que le nouveau système apporte. Dans ce dernier cas, même si les utilisateurs savent que « le mal est fait » du fait que la société est engagée dans la nouvelle solution et qu'ils doivent l'utiliser ne vont pas participer activement à son amélioration jusqu'au son adéquation avec leurs besoins métiers.

Dans le cas du présent projet, pour mieux approcher les utilisateurs de la nouvelle solution il est possible de faire la formation sur une copie de la base de données réelle de la société qui contient les

34 Définition dans Larousse du terme Formation, www.larousse.fr

D.E.S. en Management des Systèmes d'Information IACE - ICHEC Entreprises - 2013

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informations migrés de l'ancienne base de données. Sinon, la formation peut être faite sur une base de données où tous les données sont fictives.

Une formation n'est bien menée que si elle est réalisée suivant un plan de formation bien élaboré et bien ciblé et qui aboutit à des bons résultats non seulement en termes de réalisation des performances attendues de l'exploitation du nouveau ERP mais aussi en termes de son amélioration continue à travers les feedback des utilisateurs et leurs implications à son utilisation et son amélioration.