4.2.7.5. Mémoire documentaire
Il est indéniable que l'entreprise ou l'organisation
génère et exploite de nombreux documents de supports et format
très variés. Ceux-ci peuvent présenter un
intérêt général ou ultérieur. Dans ce cas,
ils sont alors intégrés à une mémoire qui s'appuie
sur la notion de support. Après un traitement physique et intellectuel
des documents et de leur contenu, ils sont rendus accessibles aux
employés de l'organisation ou de l'entreprise.
Les différentes étapes de la construction de la
mémoire documentaire rappellent fortement celles de l'activité
documentaire.
De nombreuses compétences techniques telles que la
collecte, la gestion d'une base de données, le rassemblement de
données éparses et variées, l'indexation, la diffusion et
le concept de mise à jour font partie des savoirs des professionnels de
l'information.
Bien que l'objectif de la gestion de connaissances soit
distinct de celui de la gestion des informations, ce constat permet de dire que
dans le cas du mémoire documentaire, les documentalistes peuvent
être présents.
Toutefois, la distinction est assez difficile entre ce qui
relève de la documentation traditionnelle et de la mémoire
documentaire.
Les documents provenant de l'entreprise dont les informations
peuvent être exploitées sont :
- Des documents personnels, des synthèses de missions ;
- Des articles, études, synthèses et rapports
techniques ou scientifiques ;
- Des documents liés à un projet : des propositions
commerciales, compte-rendus de réunion, etc. ;
- Des normes et règles de procédures, des textes
réglementaires ;
- Des manuels de référence ou technique, des
manuels utilisateurs ;
- Des lettres envoyées par courrier électronique
;
- Des documents sonores, visuels ( plans, photos, vidéos,
etc.)
La tendance principale est de les numériser et
d'adopter un format électronique tel que le format bureautique PDF ou
HTML, ce dernier étant de plus en plus favorisé.
La gestion des connaissances de type documentaire permet aux
professionnels de l'information d'exercer un savoir-faire technique en
matière de gestion de bases de données qui est la principale
forme développée dans ce domaine. Pourtant, même si ces
activités impliquent nécessairement des compétences en
gestion de l'information, de par le sujet à valoriser à travers
le traitement documentaire, de nouvelles activités et fonctions
apparaissent rendant plus complexes les distinctions de métier au sein
de la gestion de l'information et des connaissances.
Notons en définitive que la construction de la
mémoire d'entreprise repose sur un certain nombre de techniques. La
première citée est la mémoire documentaire avec l'exemple
de la gestion électronique de documents (GED).
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