Etude de communautés de pratique et mécanismes de partage des connaissances via les réseaux numériques:le cas du Pnud

4.2.8 Positionnement du management des connaissances par rapport à la gestion de l'information

Le Knowledge Management et la gestion de l'information sont deux disciplines très proches, importantes et nécessaires pour gérer au mieux les quantités phénoménales d'informations disponibles dans une entreprise ou une organisation. Elles ont comme objectif commun l'amélioration de l'accès à l'information disponible.

C'est pourquoi Jerôme Kalfon (2000) fait observer avec justesse que "le

Knowledge Management se fixe un objectif proche en apparence de celui des
bibliothèques, à savoir réunir tous les savoirs ; dans un cas, il s'agit du savoir des

personnes, dans l'autre, de celui qui est stocké dans les documents". [20]

Cependant, il importe de préciser que la gestion de l'information n'est pas synonyme de management de connaissances ou Knowledge Management, même si certains auteurs soutiennent qu'il s'agit de la gestion documentaire améliorée à laquelle on ajoute la gestion des compétences.

Cette réflexion est sans doute intéressante car beaucoup de managers relèvent que la gestion des connaissances a les mêmes défenseurs et utilise souvent les mêmes outils que la gestion de l'information, tout en suspectant que l'on n'assiste à rien d'autre qu'à une inflation terminologique. D'autres vont jusqu'à à se demander si le KM n'est pas l'ultime aboutissement de la gestion de l'information à l'intérieur duquel les autres disciplines ne seraient que des briques. Autrement dit, Gestion électronique des documents (GED), documentation, intelligence économique... ne seraient que des éléments d'une sorte de système KM.

Mais au-delà de tous ces débats, il est important de faire remarquer que la gestion des connaissances recouvre deux tâches qui la distinguent de la gestion de l'information : faciliter la création de connaissances d'une part, gérer la manière dont celles-ci sont partagées et appliquées d'autre part.

[20] KALFON Jerôme .- La Gestion des connaissances in : BBF, 2000, T.45, n°3 pp.113.

Bien plus, alors que la gestion de l'information se concentre sur les techniques (documentation, Intelligence économique) et les technologies (GED), le Knowledge Management pour sa part s'attache à considérer un autre facteur : le facteur humain. Seul un individu possède la connaissance, peut la créer et décider de la partager ou non.

Aux yeux de Nathalie Sobieski (2000), il est généralement admis que l'information est un matériau produit à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise, que les spécialistes de l'information organisent son traitement sous plusieurs formes afin de la rendre accessible aux utilisateurs. Les spécialistes de l'information sont des médiateurs entre les documents dont ils extraient le contenu et les utilisateurs. La structure documentaire a pour objectif principal la diffusion de l'information.

Par contre, la connaissance est un bien immatériel essentiellement localisé dans le cerveau humain. Elle suit une spirale vertueuse dont le but final est la création de nouveaux savoirs. Différentes méthodes sont apparues afin de la mettre en valeur dans le cadre de la mémoire d'entreprise. Comme sa mise en oeuvre se heurte à des difficultés, un nouveau métier est en train d'émerger appelé par les Anglo-Saxons "Knowledge Manager" ou encore "Chief Knowledge Officer ". Malheureusement, il n'existe pas encore d'intitulé officiel en langue française.

La fonction du « gestionnaire des connaissances », si nous pouvons l'appeler ainsi, est d'animer la gestion des connaissances dans l'organisation.

Or, ce rôle est d'autant plus difficile dans ce vaste mouvement qui concerne tous les individus. Aussi, un retour sur investissement visible est-il souvent très attendu par la direction. Devant cette dure tâche à accomplir, certains préfèrent adopter tout simplement un bon système de documentation qui est probablement la solution la moins chère et la plus réaliste pour la capitalisation des connaissances.

Ainsi, comme on le voit, la Gestion de l'information et le Knowledge
Management sont donc deux disciplines distinctes qui se préoccupent de deux
ressources différentes : l'information pour la Gestion de l'information et la

connaissance pour le Knowledge Management. Chacune d'elle a son objet, ses méthodes, son mode de fonctionnement, des professionnels aux compétences spécifiques et ses objectifs.

Pour des auteurs comme Pierre Brouste et Dominique Cotte (1999), le KM ne vise pas l'ingénierie documentaire, même si bien souvent il s'appuie sur celle-ci, voire même la suscite lorsque les solutions font apparaître un besoin de mieux gérer la documentation interne. Aussi, est-il plus que la simple gestion de l'information, mais en même temps il ne peut pas se passer des techniques classiques élaborées par les sciences de l'information pour décrire et gérer celle-ci : description, formalisation, structuration, etc.

S'inscrivant dans la même démarche, plusieurs auteurs s'accordent à dire que le management des connaissances fait apparaître en corollaire un rapprochement possible avec le management de l'information. Information et connaissance étant des notions voisines, un tel rapprochement implique la mise en place d'un système de gestion de l'information, le système d'information (SI), dont le principe est de faire en sorte qu'il y ait un flux et une circulation effective de l'information au sein de l'organisation. Aux yeux de Jean-Philippe Accart (2003), le KM peut être vu comme une manière de promouvoir les services d'information, de les faire se rapprocher dans un objectif commun.

Corollairement, la presse des professionnels de l'information se fait de plus en plus l'écho que le management des connaissances sera l'apanage des spécialistes de l'information documentaire d'ici quelques années.

En effet, les professionnels de l'information y voient de nouvelles perspectives et de nouveaux modes de travail.

Cette approche, partagée par Denis Reardon (1998), conduit Tang Shanhong

(2000) à soutenir que " la façon de gérer les connaissances deviendra une ^réalitéimportante à laquelle devront faire face les bibliothèques dans un avenir rapproché"[21].

[21] SHANHONG Tang .- Gestion des connaissances dans les bibliothèques au 21^ème siècle : Communication à la 66^ème Conférence Générale de l'IFLA .-[ On Line ]. - La Haye : Ifla, 2000.

Adresse URL : http://www.ifla.org/IV/ifla66/papers/057-110f.htm .

Ceci est d'autant vrai parce qu'on observe aujourd'hui dans beaucoup d'entreprises ou organisations, que la fonction Information/Documentation tend de plus en plus à prendre en charge une grande partie de l'information interne de l'entreprise (rapports, documents techniques, capitalisation, entrepôt de données, livre de connaissances, systèmes à base de connaissances...).

Ce constat pousse Calenge Bertrand (1999) à admettre que "les fonctions

documentaires se complexifient et se banalisent à la fois, ouvrant la porte à de futurs
métiers davantage tournés vers l'intermédiation entre les hommes porteurs de
connaissances qu'à la relation classique entre stocks d'information et des

consommateurs de documentation "[22].

C'est pour cette raison que des voix s'élèvent pour affirmer que le KM est une réelle opportunité pour des professionnels de l'information : il n'y a pas de KM sans gestion documentaire, pourquoi donc les documentalistes ne deviendraient-ils pas knowledge managers ? plusieurs franchissent déjà le pas car des formations en sciences de l'information intègrent le KM à leur cursus.

Cette nouvelle dynamique donne des clés pour comprendre la nature des changements à venir et auxquels les professionnels de l'information doivent être préparés. Ceux-ci sont appelés à réfléchir au rôle qu'ils auront à jouer pour faire face à ces changements, et aux nouvelles compétences qu'ils devront développer pour compléter leur formation initiale.

Au fur et à mesure de l'évolution des NTIC, les spécialistes de l'information documentaire ne seront plus seulement confrontés aux problèmes du traitement de l'information liés à la connaissance explicite relevant de la mémoire documentaire, mais aussi la connaissance tacite relevant de la mémoire procédurale, c'est-à-dire celle contenant des connaissances sur les compétences, le savoir-faire.

C'est dans ce contexte que Seonghee Kim (1999) n'a pas attendu pour proposer les nouveaux rôles de professionnels de l'information afin de maximiser la valeur de la connaissance dans les organisations intelligentes.

[22] CALENGE Bertrand. - Le management de l'information et des connaissances dans l'entreprise de demain. - in : BBF, 2003, T.44, n° 1, p. 114.

URL: http://bbf.enssib.fr/bbf/html/1999_44_1/1999-1-p113-calenge.xml.asp?print=1 .

A ses yeux, "les professionnels de l'information ont longtemps été considérés comme
faisant partie du personnel de soutien travaillant silencieusement dans leur coin souvent non inclus dans les fonctions critiques des organisations.

Les professionnels de l'information doivent jouer de nouveaux rôles en tant que
professionnels de la connaissance. Ils doivent quitter l'arrière-scène et se diriger vers
le centre de l'organisation, pour tenir les rênes de la gestion de la connaissance avec

les usagers et les experts de la technologie "[23].

Eu égard aux observations pertinentes ci-dessus, le métier de spécialiste de l'information documentaire ne pouvant donc plus se borner aux seules frontières de la connaissance explicite, étant donné que de nouvelles méthodes et de nouveaux outils et liens étroits avec la gestion de la connaissance existent, notre intérêt pour cette nouvelle thématique en fort développement trouve ici tout son sens. Nous y voyons se profiler des évolutions futures de notre profession.

[23] KIM Seonghee. - Les rôles des professionnels de la connaissance dans la la gestion de la connaissance: Communication à la 65^ème Conférence Générale de l'IFLA .-[ On Line ]. - Bangkok : IFLA, 20-28 août 1999, p.5. URL: http://www.ifla.org/IV/ifla65/papers/042-115f.htm .