Quelles politiques en vu d'une amélioration de la gestion d'un portefeuille d'assurance maladie: cas de GNA assurances

Section 2 : RENFORCER LE SYSTEME D'INFORMATION

L'amélioration du système d'Information doit se faire aussi bien au niveau du logiciel que de la gestion des données en interne, puis par l'initiation d'un flux d'information entre l'assureur et le gestionnaire .

Paragraphe 1 : Rendre performant le logiciel métier Interne

Nous suggérons à ce niveau que le logiciel soit mis à l'étude pendant une certaine période et dans de brefs délais pour répondre au mieux aux réalités des contrats maladie. Il faudrait que le module de régularisation soit ajouté pour permettre d'enregistrer les contrats plus facilement. Il faut par ailleurs que les paramètres relatifs à la saisie du renouvellement soient renseignés de manière à avoir une saisie plus aisée telle que dans les autres risques.

La saisie des dossiers sinistres maladie doit être adaptée aux besoins de la gestion et doit être simplifiée, c'est-à-dire que l'on doit renseigner le montant total des frais effectués et ceux à rembourser par acte médical au lieu qu'on ait à renseigner le détail de chaque prestation.

Par ailleurs, il faut le stabiliser de sorte à ce qu'on n'ait plus à observer la présence des doublons. Il faut alors trouver après étude la source des doublons ou encore des sauts de numéros d'avenant. Ainsi, le logiciel stabilisé et devenu performant facilitera le travail des agents et accroîtra leur rendement. En sus de l'amélioration portée au logiciel, il importe de mettre sur pied un système de gestion par une base de données pour permettre un meilleur suivi des mouvements de modifications aux différents contrats.

Paragraphe 2 : La nécessité d'une base de données

Une base de données (son abréviation est BD, en anglais DB, database) est une entité dans laquelle il est possible de stocker des données de façon structurée et avec le moins de redondance possible. Ces données doivent pouvoir être utilisées par des programmes, par des utilisateurs différents. Une base de données, usuellement abrégée un ensemble structuré et organisé d'informations. Les informations sont placées dans des fichiers, et organisées de manière à pouvoir être facilement triées, classées et modifiées par le biais d'un logiciel spécialisé appelé système de gestion de base de données (abrégé: SGBD). Une base de données se traduit physiquement par un ensemble de fichiers présent sur une mémoire de masse (bien souvent un disque). La manière dont les informations sont organisées doit permettre de retrouver très rapidement n'importe quelle information sur un lot qui en contient plusieurs millions. Ainsi, la notion de base de données est généralement couplée à celle de réseau, afin de pouvoir mettre en commun ces informations, d'où le nom de base. On parle généralement de système d'information pour désigner toute la structure regroupant les moyens mis en place pour pouvoir partager des données.

Disponibilité de l'information grâce à une base de données

Une base de données permet de mettre des données à la disposition d'utilisateurs pour une consultation, une saisie ou bien une mise à jour, tout en s'assurant des droits accordés à ces derniers. Cela est d'autant plus utile que les données informatiques sont de plus en plus nombreuses.

Une base de données peut être locale, c'est-à-dire utilisable sur une machine par un utilisateur, ou bien répartie, c'est-à-dire que les informations sont stockées sur des machines distantes et accessibles par réseau.

L'avantage majeur de l'utilisation de bases de données est la possibilité d'accès par plusieurs utilisateurs simultanément.

Nous suggérons que cette base de données soit conçue avec MICROSOFT ACCESS et vienne en complément de l'utilisation du logiciel métier juste pour être à mesure de donner les informations que le logiciel « DELASS » est incapable de donner à tout moment.

L'utilisation de Microsoft ACCESS nous permettra d'exporter les données vers Microsoft EXCEL.

Les informations qui doivent ressortir dans la base de données seront pour chaque Souscripteur, le numéro de police, le nom de l'assuré, son numéro matricule, sa date de naissance, le taux de couverture, la territorialité, le montant de la prime nette annuelle, la date d'entrée au contrat, l'état de la garantie (assuré couvert ou suspendu).Cette base de données fera cas aussi des différents mouvements effectués sur un contrat. En effet, il s'agit des différentes modifications faites à la demande du souscripteur. Ce sont essentiellement, les demandes d'incorporations, les demandes de retrait, les modifications de couverture, les demandes de remboursement numérotées par ordre d'arrivée, l'état des demandes de remboursements, l'état des demandes de retrait, l'état des demandes d'incorporation. En outre, cette base de données doit être à même de donner les informations relatives au contrat en ce qui concerne les paiements effectués, sa transmission effective, sa saisie.

Ces différentes permettront à l'agent de renseigner trois types de tableaux comme suit :

Tableau a :

Ce tableau permettra d'avoir pour chaque souscripteur, les conditions de garantie de chaque assuré et de savoir quelle est la date de son incorporation ou encore, savoir s'il y a suspension de sa garantie.

Souscripteur:
Police n° Intermédiaire
Assuré	Matricule	date de naissance	taux de couverture	territorialité	prime nette annuelle	date d'entrée	état de garantie
Yao Hermann	337 125	12/02/1997	80%	Côte d'Ivoire	273 000	01-01-09	couvert

Tableau b :

Celui-ci permettra de suivre les demandes d'incorporation, de retrait, les demandes de remboursement, pour chaque assuré

Souscripteur:

Police n°

Type de demandeRéception de la demandeDate d'envoi du courrierEtat de la demandeObservationsprime nette annuelleincorporation12-01-0913-01-09rembourséRAS273 000

      

Tableau c :

Celui-ci permettra de savoir sur chaque contrat, les paiements effectués que ce soit par traite, par chèque, par espèce, ce qui implique que les agents de la production doivent être avisés de tout paiement sur une police. Il permettra en outre de savoir si le contrat est transmis à l'assuré et si ce dernier a fait le retour de l'exemplaire « A nous retourner signé ».

Souscripteur:
Police n° prime TTC
Contrat reçu du gestionnaire	Saisi sur Delass	Paiement effectué	Type de paiement		Transmission au souscripteur	Retour de l'exemplaire Signé
Oui le 12-08-08	Pas encore	200 000	Par chèque		non	non

Nous avons clairement au travers de ces trois tableaux des données qui nous permettront de réagir facilement lorsqu'il s'agira de rechercher certaines informations.

Paragraphe 3 : Initier le flux d'information informatisé

entre l'intermédiaire au gestionnaire

Nous proposons que chez le gestionnaire tout comme chez l'assureur, il soit créé une adresse mail spécifique aux correspondances à titre d'information. Les courriers demeurent mais l'effectivité des mouvements doit être confirmée par des écrits.

Ainsi au travers de ce flux d'information informatisé, on aura des exemples d'informations tel que les suivants :

- Nous venons bel et bien de procéder à l'incorporation de Monsieur KOUAO Frédéric au contrat maladie n° 30271220810025 à partir du 12/02/2008, effectuée suite à votre courrier en date du 10/02/2008. Son numéro matricule est le 343 512.

- Nous vous informons que les retraits de Messieurs KOUMAN Eric et YAO Hermann dont les numéros matricule sont respectivement le 346 521 et 348 875 ont été effectués maladie n° suite à votre courrier du 15/08/08.

- Nous portons à votre connaissance que nous avons un chèque de remboursement pour les frais exposés par l'assuré KOTCHI Claude dont le souscripteur est MELEK.

- Nos sommes toujours en attente de dix cartes pour le souscripteur du nom de BECHEL dont le courrier a été envoyé le 10/03/08.

En procédant ainsi, nous croyons qu'il y aura plus de rapidité dans l'exécution de certaines tâches. Cela permettra de procéder à des rappels de cartes en attente, de contrats en attente, de remboursements en attente...