5.1 Les
écarts :
Le contrôle budgétaire permet le calcul d'un
certain nombre d'écarts entre les objectifs et les réalisations
et de repérer ceux qui présentent un intérêt
particulier pour le destinataire du tableau de bord.
5.2 Les ratios
Un ratio est un rapport significatif entre deux grandeurs. Un
ratio vérifie les principes suivants :
Ø Un ratio seul n'a pas de signification ; c'est
son évolution dans le temps et dans l'espace qui est significative.
Ø Il faut définir le rapport de telle sorte
qu'une augmentation du ratio soit signe d'une amélioration de la
situation.
Ø La nature du ratio dépend du destinataire et
de son niveau hiérarchique.
5.3 Les graphiques
Ils donnent la visualisation des évolutions et la mise
en évidence des changements des rythmes et des tendances. Les graphiques
peuvent être de plusieurs formes.
5.4 Les clignotants
Ce sont des limites définies par l'entreprise et
considérés comme variables d'action. Lorsque ces limites sont
dépassées, le responsable doit entreprendre des actions
correctives.
La difficulté d'utilisation de ces indicateurs
réside dans leur définition parce qu'il s'agit de choisir
l'information pertinente parmi la masse des informations disponibles.
En effet, la pertinence des instruments utilisés est
tributaire de l'utilité du tableau de bord et donc de son
intérêt pour l'entreprise. Toutefois, le tableau de bord reste
délicat dans sa conception, ce qui contribue à dresser ses
limites.
6.
Illustration du contenu d'un tableau de bord : exemples
d'indicateurs
La liste des indicateurs présentée ci-dessous
correspond aux diverses fonctions de l'entreprise.
6.1 Les indicateurs
du tableau de bord commercial :
Ø La quantité vendue (facturée ou
livrée) et chiffre d'affaires (facturation ou livraison)
Ø Taux moyen de remise (chiffre d'affaires
facturé/chiffre d'affaires prix catalogue)
Ø Carnet des commandes en quantités et en
valeurs ;
Ø Marge brute (sur montants facturés) ;
Ø Analyse des charges de distribution (commission,
frais de déplacement, publicité...) ;
Ø Délai moyen de livraison ;
Ø Retour clients.
6.2 Les indicateurs
du tableau de bord de production :
Ø Production de la période (à ventiler
par famille d'articles si nécessaire) ;
Ø Stock en jour de production ;
Ø Ventilation de coûts et dégagement des
écarts sur standards ;
Ø Productivité du personnel et des
machines ;
Ø Taux d'activité du personnel et des
machines ;
Ø Taux de pannes ;
Ø Rebus et déchets.
6.3 Les indicateurs
de services administratifs :
Ø Nombre de factures ;
Ø Nombre d'appels téléphoniques ;
Ø Absentéisme ;
Ø Suivi des principaux postes de charges
6.4 Les indicateurs
financiers parmi les plus importants :
Ø Délai moyen clients (en jour) sur les ventes
de la période ;
Ø Délai moyen fournisseurs (en jour) ;
Ø Stocks en jour d'achat et en jour de vente ;
Ø Trésorerie disponible ;
Ø Découverts ;
Ø Effets escomptés non échus ;
Ø Ratios financiers essentiels (autonomie,
solvabilité, rentabilité).
7.
Limites du tableau de bord de gestion
Le tableau de bord est un instrument adapté aux
exigences de l'entreprise mais également à un niveau plus
large : l'économie nationale. Le tableau de bord est un outil qui
tire son importance de son côté synthétique.
Néanmoins, il est difficile dans sa conception
puisqu'il faut repérer les points névralgiques et mettre en place
un système de collecte de l'information.
Il est aussi limité dans ses effets surtout lorsque les
décisions de politique générale lui échappent.
Cependant, il reste dans son utilisation optimale un facteur clef de
succès de l'efficacité du contrôle de gestion.
Section
2 : l'informatisation du tableau de bord
Les systèmes d'information ont connu, au cours des
quinze dernières années, une longue suite d'innovations
concernant tant les infrastructures que les outils. Ainsi, la banalisation des
bases de données, les outils graphiques de développement et
l'avènement des technologies WEB ont bouleversé le paysage
informatique actuel.
Depuis 2001, le groupe OCP a lancé un projet ambitieux,
baptisé NETPHOS, visant la refonte de son système d'information
dans son ensemble.
Ainsi, les premiers modules du nouveau système
d'information ont été mis en production en 2003 et sont relatifs
au domaine « Finances et Comptabilité ». Ces
modules, qui appartiennent à la famille du progiciel Oracle
Applications, sont les suivants :
Ø Oracle GL pour la comptabilité
générale et analytique ;
Ø Oracle AP pour la comptabilité des
fournisseurs ;
Ø Oracle AR pour la comptabilité des
clients ;
Ø Oracle FA pour la gestion des
immobilisations.
En 2006, quatre autres modules de la même famille Oracle
Applications, couvrant le domaine Gestion de la Maintenance Assistée par
Ordinateur (GMAO), ont été mis en production. Ces modules
sont :
Ø Oracle PO pour la gestion des achats ;
Ø Oracle INV pour la gestion de stocks ;
Ø Oracle EAM pour la gestion de la
maintenance ;
Ø Oracle PA pour la gestion des projets.
En 2008, l'OCP a lancé SIRH. Un module de gestion
commerciale et un autre de Gestion de Production Assistée par Ordinateur
(GPAO) seront implémentés dans le futur.
Pour les besoins de la comptabilité analytique, les
contrôleurs de gestion siège se basent surtout sur Oracle GL. Ce
dernier permet : la centralisation des écritures comptables sur une
source de données unique et partagée par l'ensemble des
entités concernées du Groupe OCP. Le contrôle de ces
écritures comptables et l'accès à plusieurs
fonctionnalités en termes de reporting et d'analyse.
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