l'Informatisation de la gestion des ressources humaines

3. 1 / Intranet:

3.1.1 Qu'est ce qu'un Intranet?

Un intranet sert à relier un nombre multiple des employés dans l'entreprise par le biais d'un réseau local dans le but de faciliter leur communication, leur collaboration et la gestion de leur travail à travers un simple navigateur. Il s'agit d'un moyen simple de partager les informations à l'intérieur d'une entreprise. Facile à mettre en oeuvre de façon décentralisé, il offre l'avantage pour l'utilisateur de disposer d'une interface identique quelque soit le poste de travail auquel il se connecte.

L'intranet comme un ensemble des nouvelles technologies provoque des changements important dans la sphère organisationnelle, il participe même à l'évolution des configurations, contenus et positionnements des différentes fonctions dans l'entreprise. à ce niveau, la fonction des ressources humaines déjà bien engagées dans un processus de transformation trouve grâce à cet outil d'un souffle qui permettant d'asseoir plus fortement des nouveaux rôles et responsabilité dans l'organisation.

Ce qui nous intéresse dans cette partie, c'est de présenter quelques types d'intranet incluent dans la gestion des ressources humaines GRH car beaucoup d'entreprises sont désormais dotées d'un intranet. Donc quelles sont les fonctionnalités d'un intranet en GRH?

3.1.2 Les fonctionnalités de l'intranet:

Relativement aux divers typologies d'intranet^1(*)0 on peut distingues différentes catégories d'intranet selon l'objectif que lui assigne l'entreprise en fonction de ses besoins:

3. 1.2.1 Intranet de communication:

Ce premier type vise la mise en ligne d'information destinée à un large publique, le plus souvent l'ensemble des salariés d'une entreprise, son but est de communiquer des informations entre différents collaborateurs en sortant de la "voix officielle" qui à parfois trop long temps caractérisé par les médias de communication interne classique : il s'agit de franchir les barrières d'espace et de temps qui imposent l'information sur les supports "papier" habituellement utilisés.

3. 1.2.2 Intranet de production

Il se traduit par la mise en place des ressources en ligne permettant de renforcer l'efficacité des collaborateurs sur des actes d'administration ou de gestion à titre d'exemple; (prise de commande, demande de congé payés, demande de formation...). Il utilise les fonction de "workflow" et de "groupware"^1(*)1 qui contribue à la formalisation, à la capitalisation, à l'homogénéisation et à l'automatisation des processus de gestion. Il est souvent une réponse à un objectif de réduction de coûts.

Il peut aussi réduire les délais de réalisation d'un acte administrative et la qualité de cette réalisation (moins de risques d'erreur de recopie).

L'intranet de production permet des gains évidents, soit par substitution à des applications informatiques plus coûteuses (comme avec la saisie des variables de paie), soit par l'automatisation d'opérations manuelles de transfert de documents (comme dans le cas du suivi des congés).

* ¹⁰ Typologie d'Intranet proposée par Alin F, Lafont D, Macary J. F (1998), le projet intranet. De l'analyse des besoins de l'entreprise à la mise en ouvre des solutions, Eyrolles.

* ¹¹ ce sont des outils informatique permettant de développer le travail collectif, ces outils permettent l'échange et la diffusion des document au sein d'une communauté de travail, ainsi que la planification des différentes action comme par exemple (Réunions, agenda,... ). Ces outils sont utilisés dans le cadre de la fonction RH pour la formalisation des processus de gestion administratif. Le Workflow : en français, circuit de validation ; c'est la procédure administrative par laquelle un salarié demande à sa hiérarchie la permission de faire quelque chose qui influence les résultats

de son travail (prendre des congés, suivre un formation, acheter des fournitures de bureau,

acheter un titre de transport pour un voyage professionnel...) ces technologie peuvent alors permettre un accroissement de l'efficacité, réduction des coûts, délais,....