l'Informatisation de la gestion des ressources humaines

2. 3. Les attentes par rapport au SIRH

Le centre d'intérêt de tout SIRH doit être, en premier lieu, la validité, la fiabilité et l'utilité des informations et après l'automatisation des processus. L'automatisation permet d'accroître notamment la productivité administrative du service RH. Cependant cette productivité ne s'accompagne pas nécessairement par une réduction des effectifs mais, elle permet plutôt de libérer du temps pour des tâches autrefois négligées. On peut également définir l'utilité des informations et du SIRH en fonction de ces autres apports :

ü Accompagnements des nouvelles logiques de GRH (personnalisation, adaptation, Mobilisation) qui implique une utilisation optimale des ressources informatiques ;

ü Partage de la fonction Ressources Humaines rendus nécessaires par les mutations de l'environnement économique: tous les cadres participent à la GRH. Ils doivent, à cet effet disposer d'informations pertinentes pour analyser et décider.

La difficulté pour comprendre et manipuler les SIRH pour des non spécialistes a pu expliqué un temps la lenteur de l'informatisation des RH. Le SIRH appartenait de fait aux spécialistes des SI qui les gérer et déterminer les besoins.

Cependant, on assiste aujourd'hui à une véritable explosion de l'informatique RH. Elle a trouvé un second souffle avec le développement des horaires variables pris en charge par des progiciels de gestion du temps qui permettent établir des plannings selon des historiques de flux, le type de contrat des salariés et la législation.

Dans le domaine de la formation, l'informatisation réduit le temps consacré aux tâches administratives ; elle peut élaborer un plan prévisionnel et instaure une traçabilité des enseignements. Certains progiciels proposent même des modules d'autoformation. Le recrutement lui aussi est facilité car de nouveaux progiciels permettent de suivre l'efficacité des actions d'embauche et de stimuler la promotion interne. Au-delà de la dimension technologique, il faut également s'intéresser aux dimensions sociales et managériales.

2.4 La standardisation des processus, SIRH et E-GRH

Les transformations que connaît le système d'information des ressources humaines à engendrer le passage d'un système centralisé à un système partagé grâce à l'introduction des technologies intranet/Internet RH c'est-à-dire E-GRH^9(*).

Les conséquences pour la GRH sont de deux ordres : d'une part, les activités transactionnelles traditionnelles (paie, congés, etc.) peuvent être automatisées, et d'autre part, une partie des processus RH (recrutement, gestion des compétences, formation, mobilité, etc.) peuvent être pris en charge directement par les acteurs concernés (managers, salariés).

C'est ainsi, comme le fait remarquer F. Silva que : « la contribution du SIRH dans l'évolution de la fonction est essentielle, en particulier dans les gains de productivité. Ce sont ces outils qui, modifiant la nature de l'information, sa diffusion et ses circuits, sont au coeur des changements de l'organisation du travail administratif ».

Le tableau suivant fait apparaître un exemple de la liste de processus de gestion des ressources humaines concerné par l'informatisation

Production de la paie

- Recueil des éléments de paie

- Calcul et versement de la paye (traitement, ordre de versement...)

- Contrôle de la paye

- Production des états et déclarations post paye

- Information des régimes de prévoyance et retraites

Administration des dossiers du personnel

- Création du dossier individuel

- Administration du dossier (dont suivi de carrière)

- Clôture du dossier

Gestion des temps et des congés

Formation

- Définition du plan de formation

- Mise en oeuvre du plan

- Evaluation des effets et bilan annuel

Recrutement interne (mobilité) et externe

- Recensement des besoins à court et à moyen terme

- Gestion des viviers de candidats

- Prospection et sélection des candidats

Stratégie, pilotage et relations sociales

- Production du bilan social

- Réalisation des tableaux de bord

L'automatisation d'un certain nombre de taches administratives des ressources humaines aura les impacts suivants:

ü dégager du temps et des ressources: l'automatisation des taches récurrentes en ressources humaines permettra aux acteurs des ressources humaines de consacrer plus de temps à des activités plus proches du business et permet de minimiser les coûts.

ü Responsabiliser les employés: la création des interfaces individuelles pour chaque salariés est très importantes car leur permettent de piloter eux-mêmes les aspects ressources humaines les concernant.

ü Suivre les tendances et les donnés: grâces aux base de donnés et aux outils d'analyse, des tendances de fonds pourrant être dégagés et permettre un meilleure ajustement des politiques ressource humaines.

La justification stratégique du système d'information des ressources humaines (SIRH) souligne ce que ces systèmes apportent en terme de valeur ajoutée à une organisation ainsi que la façon dont ils permettent aux entreprises de parfaire l'optimisation de l'efficacité de leur gestion des ressources humaines (GRH).

Les taches pour lesquelles les ressources humaines peuvent utiliser des SIRH affin d'optimiser l'efficacité de la fonction et d'avoir un impact positive sur les finances de l'entreprise.

Les SIRH à valeur ajouté
Valeur ajoutée	Activité
Assister les recruteurs dans le ciblage et dans le suivi des candidats internes et externes pour les postes vacants. Suivre le statut des emplois dans l'entreprise (à pourvoir, pourvus ...)	Recrutement/ suivi des salariés
Emettre des rapports mensuels sur le turnover des équipes (incluant les raisons du départ, qu'elles soient volontaires ou non, description du nombre de salariés restant dans chaque domaine de l'entreprise ...).	Analyse du turnover
Suivi des différents avantages dont bénéficie chaque salarié. Calcul des coûts y afférant pour l'entreprise et pour le salarié.	Gestion des avantages annexes
Permet de faire le lien entre les compétences des salariés et leur parcours dans l'entreprise.	Formation et gestion des carrières
Permet de maîtriser et estimer la masse salariale.	Gestion de la paie

L'utilisation des nouvelles technologies ainsi que l'implication des opérationnels dans la gestion administrative des RH a permis aux entreprises de développer des structures RH beaucoup plus efficaces. Cela a également induit une réduction des effectifs RH, avec en parallèle la création de nouveaux métiers RH.

L'introduction des NTIC permet aux SIRH d'intégrer une large gamme de nouveaux services qui permettent réellement à la fonction RH d'être un acteur de la réussite des initiatives stratégiques de l'entreprise.

L'informatisation peut également être utilisée à des fins de communication. Ainsi, l'intranet a pour principale fonction d'informer les salariés des procédures RH de l'entreprise,

Enfin, la technologie Internet permet de se connecter à des prestataires extérieurs pour bénéficier de services ou d'activités externalisés.

III . les apports des Nouvelles Technologies d'Information et de Communication NTIC en GRH : cas des technologies Internet et Intranet.

* ⁹ La gestion des ressources humaines électronique est apparu à cette époque aux EU, l'E-GRH est une expression utilisée pour décrire les applications intégrants TIC et GRH au sein d'une Entreprise, à titre d'exemple (Internet, intranet, Base de données...)