l'Informatisation de la gestion des ressources humaines

II. système d'information des ressources humaines (SIRH)

2. 1. Définition du SIRH:

Initialement, le terme de SIRH s'applique à la déclination des ressources humaines du système d'information, les quelques définitions proposées dans la littérature se rattachent explicitement à une approche par les usages. Cela signifie que le périmètre d'un système d'information des ressources humaines se restreint à l'usage que l'on en fait. C'est dans cette optique que le SIRH peut être définit comme «un système permettant d'acquérir, de stocker, de manipuler, d'analyser, d'extraire et de distribuer les informations »^5(*) pertinentes au regard des ressources humaines d'une organisation considérée que ces systèmes inclus les personnes, des formes, des politiques, des procédures et des données. Cette définition présente le SIRH comme un système relativement large de gestion des ressources humaines et par cette relative abstraction constitue une définition de référence en la matière.

C'est-à-dire un SIRH peut être conçus comme ensemble structuré des informations de ressources humaines assurant unicité et cohérence des informations, sécurité et confidentialité des données. L'informatisation de la fonction personnel autorise la mise en place d'un système permettant d'enregistrer à leur source toutes les informations utiles, de stocker ces informations, d'assurer les différents traitements et de restituer les informations au moment opportun.

Le SIRH s'appuie sur un système informatique (matériels et logiciels) qui peut être développé "sur mesure" ou sur la base d'une solution "prêt-à-porter" qui nécessite plus ou moins de retouches (progiciel). Son développement peut être pris en charge en interne ou sous-traité. La combinaison de ces deux types de choix donne une grande variété de solutions possibles.

à partir du début des années 90, il y avait naissance des premières véritables SIRH (système d'informations ressources humaines) dont l'objectif est d'intégrer un certain nombre d'informations et de pratiques auparavant très variés. Deux périodes doivent néanmoins être distinguées dans le développement des SIRH : une première (les années 90) durant laquelle les SIRH sont basés sur une technologie classique client-serveur^6(*) avec un réseau propre à la FRH, avec très peu d'implication des managers opérationnels. La seconde période commence à la fin des années 90 avec l'utilisation des technologies Internet/intranet dans les SIRH pour constituer le E-RH^7(*): "cette utilisation représente un changement potentiel profond de la FRH dans ses structures et processus".^8(*)

2. 2. Les caractéristiques du SIRH

Comme nous avons vu, Le Système d'Information Ressources Humaines (SIRH) est une procédure de collecte, stockage, restauration et validation des données sur les ressources humaines, les activités du personnel et les caractéristiques des unités organisationnelles dont une entreprise a besoin; Il n'a pas besoin d'être complexe, ni même informatisé. Il comprend également les gens, les formes, les politiques et procédures, et les données. Le SIRH a pour objectif de :

ü la modernisation du système de GRH actuel de la collectivité (plus d'homogénéité, plus de convivialité, meilleure intégration des évolutions),

ü une gestion déconcentrée et globale du personnel au quotidien.

ü un meilleur partage des informations et plus de transversalité.

ü la facilitation du pilotage.

ü fournir des services sous forme d'informations, de rapports, aux clients internes et Externes et utilisateurs du système.

ü supporter les transactions et de maintenir le contrôle hiérarchique.

Dans les années 90, le SIRH se composait essentiellement de plusieurs progiciels d'administration du personnel et des réseaux locaux. La gestion de la paye, l'administration des salariés, est les applications les plus communes des SIRH.

On peut également trouver sur un marché en forte croissance des applications qui traitent de la gestion des temps et des activités, gestion de la formation et du recrutement, gestion des compétences. Le SIRH est au service de l'automatisation des procédures administratives. Il permet d'améliorer la productivité et la qualité du service. On peut facilement calculer sa valeur ou son impact sur la performance du service RH. Ces applications, le plus souvent des progiciels, sont parfaitement adaptées aux décisions routinières courantes de l'administration du personnel qui ont des besoins et des résultats définis et dont les règles sont fixées par l'entreprise ou la loi.

Le SIRH améliore également la qualité des décisions RH en augmentant la quantité d'informations disponibles notamment grâce aux différentes simulations qu'il rend possible. De plus, grâce à l'automatisation et la décentralisation des routines administratives, il libère du temps pour améliorer la gestion, développer les nouveaux rôles attendus de la GRH. Le SIRH est un instrument de pouvoir qui permet un contrôle hiérarchique par le recours à la sous-traitance et l'intégration logistique. Cependant, automatisation et partage ne sont pas les seules manières de tirer avantage, les seuls buts, d'un SIRH. La majorité des informations administratives sont rassemblée pour l'usage de tiers, comme le gouvernement. Mais elles ne mobilisent qu'une petite partie des informations RH de l'entreprise. L'information restante permet de faciliter ou de préparer les décisions stratégiques ou opérationnelles, d'éviter les litiges et d'évaluer.

D'une part, le SIRH peut être doté d'applications d'aide à la décision. D'autre part, il permet de concevoir, réagencer les processus RH en se focalisant sur la manière dont l'information est utilisée par les responsables RH. Le SIRH est utilisé pour améliorer l'efficience et la productivité en nature du service RH, comme les Systèmes d'Information ont pu le faire dans les banques.

* 5 Tannembaum 1990: définition du SIRH,

SIRH : Système d'Information des Ressources Humaines. Ensemble structuré des informations Ressources Humaines assurant unicité et cohérence des informations, sécurité et confidentialité des données. L'informatisation de la fonction personnel autorise la mise en place d'un système permettant d'enregistrer à leur source toutes les informations utiles, de stocker ces informations, d'assurer les différents traitements et de restituer les informations au moment opportun.

* ⁶ La technologies qui facilite l'accès et le maintenance des donnés, l'automatisation des processus encombrant permet d'éliminer le travail administratif routinier (Greenard, 2000), la centralisation et la mutualisation de toute ou partie de la GRH au sein d'un seul service engendre un gain d'efficacité avec le de déploiement des effectifs ressources humaines vers des activités à plus forte valeur ajoutée (Ulrich, 2001).

* ⁷ E-RH est une expression utiliser pour décrire des applications intégrant les technologies d'information et de communication au sein de l'entreprise.

* 8 Silva. F, 2001, devenir E-DRH, comment les NTIC font évoluer la fonction RH? . Entreprise et carrière collection, édition liaison.