l'Informatisation de la gestion des ressources humaines

Conclusion................................................................76

Enquête sur l'informatisation de la GRH..........................................78

Annexe 1.................................................................................78

Analyse de l'enquête .................................................................86

Bibliographie ..........................................................................94

Introduction générale

La fonction Ressources Humaines évolue considérablement sous l'influence de nombreux  facteurs : législation du travail de plus en plus l'exigeante, le développement de l'informatique (exemple : le traitement de la paie), l'accroissement de la compétitivité et la globalisation de l'économie, ce qui nécessite de grande capacité de réactivité, de flexibilité et d'innovation.

force est de constater que les formes «traditionnelles »d'organisation appelé auparavant la fonction personnel ne permettent plus d'atteindre le niveau exigé par le marché.

Il est à noter que la FRH (fonction ressources humaines) est impactée dans son mode de fonctionnement, ses outils et méthodes et ses processus.

L'introduction des Nouvelles Technologies d'Information et de Communication dans la GRH (gestion des ressources humaines) a bouleversé le mode de son fonctionnement. Plusieurs phases de développement des Technologies d'Information et de Communication sont distinguées :

Depuis les applications informatiques pour la GRH des années 70 qui ont connu la naissance des logiciels de paie; ensuite les années 80 ont vu se développer un grand nombre de solutions locales sur mini et micro-informatique;

Et ce n'est qu'à partir du début des années 90 que l'on a vu apparaître les premiers véritables SIRH (système d'informations ressources humaines) dont l'objectif est d'intégrer un certain nombre d'informations et de pratiques auparavant très disparates.

L'informatisation de la GRH est une préoccupation majeure pour toutes les entreprises désirant rendre leur organisation et leur gestion plus cohérente et plus performante. Ainsi de s'adapter aux changements que connaît l'environnement et ainsi atteindre leur objectifs stratégiques.

Plusieurs entreprises ont informatisé leurs GRH grâce à l'adoption des solutions informatique (logiciel, progiciel pour les grandes entreprises).

Un logiciel peut automatisé de nombreuses tâches de la gestion des ressources humaines.

Les progiciels sont souvent envisagée par les grandes entreprises, qui permettent de structurer, traiter et partager les informations techniques de l'entreprise, du commercial à la production, en intégrant la gestion, jusqu'au tableau de bord du chef d'entreprise.

Dans l'objectif de donner un éclairage sur l'informatisation de la gestion des ressources humaines, Ce modeste travail s'articulera autour de deux chapitres principaux :

Le premier chapitre intitulé gestion des ressources humaines informatisée dont lequel on va parler de l'informatisation de la gestion, et du système d'information des ressources humaines (SIRH). Par la suite nous aborderons l'apport des Nouvelles Technologies d'Information et de Communication dans les cas particuliers de l'Intranet et de l'Internet. Et en fin nous traiterons la grande démarche d'informatisation des ressources humaine en analysant ces différentes étapes.

Dans le second chapitre, nous présenterons un bref aperçu sur les progiciels de gestion intégrés.

En premier temps, on va définir qu'est ce qu'un ERP, sa naissance, ainsi ces processus concernés par l'informatisation, ses avantages et ses inconvénients, et nous traiterons par la suite leur apport en matière de la gestion des ressources humaines.

Dans la deuxième partie de ce chapitre, on va présenter quelques logiciels de la gestion des ressources humaines plus utilisés sur le marché et leurs fonctionnalités.

L'aspect pratique de notre travail consiste à la réalisation d'une enquête concernant l'Informatisation de la Gestion des Ressources Humaines dans quelques entreprises marocaines.

Chapitre 1 : Gestion des Ressources Humaines Informatisée

L'informatique et les ressources humaines peuvent être apparaître comme des domaines étranges l"un à l'autre. D'un coté,l'univers froid du traitement automatique des données servi par la rationalité des mathématiques appliquées; de l'autre coté, l'univers des personnes, être de désirs aux aspirations plus au moins conscientes, change et parfois contradictoires.

Le rapprochement de ces deux univers fascine quelques-uns et suscite chez d'autres une véritable repussions.

Entre ces deux extrêmes, il y a heureusement, place pour une attitude raisonnable bâtie sur la connaissance des apports de l'informatique et sur celle de ses limites.

En tant que telle, la gestion de ressources humaines ne peut ignorer les apports d'un traitement automatique des données ou bien des informations. L'informatique à pris une place de premier plan dans les organisations. L'apport croissant de l'informatique en matière de traitement donne à la technique un poids considérable dans les activités gestionnaires.

Pour éviter toute sortes de désordre, l'allongement des délais, l'enlisement dans les tâches, pape rassiére et finalement l'insatisfaction de ses l'interlocuteurs.

L'évolution en matière de l'informatique à engendrer des changements profonds dans la GRH: le travail quotidien au sein des directions du personnel, a connu des modifications, contribuant à l'évolution de la fonction "personnel" vers la fonction "ressources humaines".

Selon Jean-Marie Peretti (1993)^1(*); l'apport de l'informatisation à cette fonction est un facteur de progrès, en relation avec cinq grands enjeux:

v Gagner en productivité,

v Améliorer des services,

v Améliorer la qualité décisions de gestion de ressource humaines,

v Aider au partage de la fonction entre direction de ressource humaines et ligne hiérarchique,

v Offre de meilleures possibilités d'anticipation

Mis à Parts ces avantages, l'informatique présente aussi des limites. l'offre l'informatique est souvent décalée et la demande d'outils est dominée par certaines illusions quand aux possibilités réelles de ces outils (Gilbert, 1992).

I. Informatiser la gestion

1.1. S'intéresser au système d'information plutôt

qu'à l'informatique:

La distinction entre notions de système informatique et système d'information:

Une certain confusion autour de la distinction entre les notions de système d'informatique et système d'information. Elles puisent toutes les deux leurs références première dans la théorie général des systèmes.

En gestion on peut définir un système comme « un ensemble cohérent plus ou moins complexe, composé de structures ou d'éléments, souvent divers, reliés à un plan commun ou concourant à un but commun»Dalloz 1996.^2(*)

Système informatique recouvre une réalité assez facile à cerner, on désigne généralement ainsi les ordinateurs (ordinateurs centrales et micro-ordinateurs reliés ou non en réseau), et les logiciels qui les accompagnent.

Le concept de système d'information est historiquement lié à l'application de l'informatique à la gestion donc, qu'est ce qu'un système d'information?

Il peut être définit comme «un ensemble organisé des ressources matériel, personnel, données, procédures, permettant d'acquérir,traiter, stocker, communiquer des informations(sous forme de données, textes, images, sons...) dans des organisations» Robert Riex 1995.^3(*)

Le système informatique est un support et un véhicule privilégié de l'information formalisé mais il n'est pas le seul, même lorsque la gestion est très formalisée comme dans les grandes bureaucraties, beaucoup d'information ne transite pas par l'informatique.

Aujourd'hui on peut considérer la gestion des ressources humaines comme un ensembles de processus en interrelations.

Cette notion de processus, définit comme une série d'activité finalisées aboutissant à une prestation offre une base de réflexions pour réfléchir sur l'organisation du système d'information de la gestion des ressources humaines (SIRH).

1. 2. Informatisation est une action d'organisation répondant à un but de gestion:

L'informatisation en gestion apparaît comme un action qui consiste pou une telle organisation (Entreprise) à automatiser un ensemble d'opération et des taches de gestions dont le but d'obtenir des gains d'efficacité voire de productivités.

Il existe deux types de système d'informations sous forme des parties informelles et des parties formelles, cette dernière est visible à travers les documents qu'il produit en application de règles et de procédures explicites. Relié aux rôles, fonctions et taches déjà prescrits par l'organisation et il est peu dépendant des individus.

Le second système (système informel) est également vital pour l'entreprise, laisse peut de trace visible et s'appuie sur des règles floues, imprécis et de référentiels implicites. Il est très dépendant des individus et de l'état des relations qu'ils entretiennent.

Si la mise en oeuvre de l'informatique dans une gestion soulève des difficultés, c'est qu'elle repose sur l'extension de la partie formelle du système d'information (S.I). Cette extension suppose une réflexion sur l'organisation et, en particulier une clarification et un partage des informations et règles de fonctionnement.

Informatiser c'est donc aussi conduire à une action de changement.

1. 3. Informatisation est une action de changement de

GRH :

La gestion des ressources humaines peut être un objet de changement notamment à travers son informatisation croissante et, plus généralement; sa reconfiguration. D'un autre coté, elle peut être un acteur de changement et accompagner la mise en place de nouvelle technologie d'information et de communication (NTIC).^4(*)

L'informatisation peut être appréhendée selon différentes dimensions :

La dimension technique: englobe les processus de gestion des ressources humaines concernés, les outils d'analyses des situations de travails et d'organisation, des matériels et logiciels utilisés...

L'évolution du dimension technique nous à mener à poser la question suivante; que faut il changer?

La dimension humaines fait intervenir les besoins, les désirs, comportements et attitudes des individus, groupes qui à divers titres, sont concernés par l'informatisation, le climat organisationnel, la culture de l'entreprise....

La dimension humaine fait appelle aux divers acteurs de l'organisation ainsi leurs caractéristiques propres. Il entraînent la question suivante: avec qui et pour qui changer? .

L'environnement comprends les fournisseurs, les constructeurs, les sociétés de services en ingénierie informatique (SSII), sociétés de conseils, organismes de formations et des services d'appuies qui peuvent apporter une aide dans l'informatisation. Exemple : une agence pour l'amélioration des conditions de travails.

Pour que mieux conduire un projet d'informatisation, c'est mettre en rapport ces dimensions dans une démarche prenant en compte les opportunités offertes par l'environnement, les acteurs (la dimension humaine) et les contenus (la dimension technique).

Spécificités de l'informatisation en gestion des

ressources humaines:

Les informations sur les personnes se caractérisent par une spécificité, ces informations ne peuvent être traitées comme les informations sur les objets ou sur les produits, d'autre part la confidentialité reste la règle de base pour la plupart des données individuelles, les droit de la personne face aux fichiers et aux traitements informatiques sont protégés par une loi, par exemple (en France la commission national de l'informatique et de la liberté CNIL est chargé d'assurer le respect de la législation dans ce domaine).

L'individualisation croissante de la GRH exige d'examiner en détail un grand nombre de données. Si on admet qu'un CV standard est le minimum nécessaire pour distinguer l'individu d'un autre, on voit bien qu'il est difficile et coûteux d'en saisir toutes les donnés sur l'informatique.

Il n'existe pas ne neutralité des donnés de sorties, leurs diffusion provoque des effets en retours. On ne peut porter les donnés résultant d'un traitement à la connaissance d'autrui sans influencer les comportements.

Concernant le système de décision, la fonction des ressources humaines a depuis longtemps était considérée par les professionnels de cette fonction comme partagée. Ce partage s'est accentué dans les années 1990, avec la décentralisation des décisions opérationnelles dans les grandes entreprises et la prise en charge par la ligne hiérarchique d'une partie des actes de la gestion des ressources humaines.

Il impose un effort de formulation dans la mise à disposition des informations.

Certaines décisions s'appuient sur les aspects mesurables ou des modèles rationnels : par exemple, dans la gestion prévisionnelle des effectifs, la simulation des évolutions de la masse salariale. Mais la variété des individus, les situations et les problèmes, les modalités empiriques des apprentissages, de la complexité du contexte (culture de l'entreprise, jeux d'acteurs) se prêtent mal à des actes automatiques.

* J.M.P, G.R.H.A.O gestion des ressources assisté par ordinateur, édition liaison 1993 ¹

* Définition de lexique de gestion, Dalloz 1996²

* Robert Riex (1995), système d'information et management des organisations, vuibert, 1995 ³

* ⁴ NTIC ou TIC : Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication. ensembles des technologies informatiques qui permettent de communiquer à distance, en mode asynchrone, et de transmettre des textes, des images fixes ou animées et du son. Les NTIC sont accessibles via des infrastructures fixes ou hertziennes, et permettent ainsi des modes de connexion nomades.