2.3. Moyens de communication documentaire
Une partie des messages échangés par
l'Entreprise avec son environnement l'est sous forme écrite. Quelle que
soit la situation, la communication écrite en milieu professionnel
véhicule une information servant de base à la prise de
décision.1
L'objectif de la communication documentaire est double : d'une
part, matérialiser le message sur un support qui peut être
conservé, consulté et servir de preuve en cas de litige. D'autre
part, véhiculer une information synthétique, synoptique (qui
donne une vue générale) et plus efficace qu'un message oral.
Il s'agit notamment des décisions, des lettres
administratives, des communiqués et notes.
2.3.1. Les décisions
Comme dit précédemment, les décisions
prises par le Conseil de l'Institut et le Comité de Gestion sont
exécutées par le Directeur Général. Après
transmission dans différentes directions, une copie est destinée
à être affichée par placard aux valves.
En 2006, il y a eu au total vingt cinq décisions qui
ont émané de la Direction Générale et elles ont
été toutes placardées. L'affichage, bien sûr,
nécessite un support, c'est - à - dire les valves. L'I.S.P.
Mbanza - Ngungu en compte trois :
La première valve est située à
l'entrée du bâtiment administratif, en face de la Direction du
Personnel. Elle est utilisée pour des
communications que l'autorité laisse
expressément durer. On y trouve généralement le calendrier
académique et les publications des enseignants. Etant donné
qu'elle comporte une vitrine, cette valve offre une garantie de
sécurité et ce qui y est placardé dure.
La deuxième est la paroi du mur du local abritant le
laboratoire de la langue anglaise. On y retrouve toute sorte de messages
émanant aussi bien des autorités académiques que des
étudiants. Elle est la plus consultée et les décisions du
Directeur Général y sont affichées. Sa faiblesse est le
fait qu'elle soit à portée de main de tout le monde et les
communiqués qui y sont placardés sont souvent arrachés par
les étudiants.
La dernière se situe à la paroi du mur des
toilettes des étudiants. Elle est plus utilisée par les
étudiants que par les autorités académiques. Le rare texte
émanant des autorités académiques qui y est
placardé est l'extrait du calendrier académique, tout simplement
parce qu'il est affiché pour attirer l'attention des
étudiants.
Notons, en passant, que les vitres des grilles de
l'entrée du bâtiment administratif qui donnent vers le couloir
sont aussi, par moment, utilisés pour l'affichage des
communiqués.
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