Paragraphe 2 : La dématérialisation des
procédures de contrôle de légalité et
budgétaire
Le projet de dématérialisation de l'ensemble de
la chaîne budgétaire locale, partant de l'élaboration des
budgets locaux, jusqu'à leur contrôle par le représentant
de l'Etat, en passant par leur transmission électronique, s'inscrirait
ainsi dans une démarche de modernisation, à la fois des relations
entre les collectivités locales et les services de l'Etat.
A- Présentation de la
dématérialisation des procédures de contrôle
Il s'agit par ce procédé de pouvoir apporter une
réponse à l'engorgement qui touche les services centraux de
l'Etat pendant la période du contrôle de légalité
puis budgétaire des actes budgétaires locaux tout en rendant leur
tâche plus efficace. La réduction de la charge de travail
s'effectuera ainsi d'abord par des mesures de réorganisation
plutôt que par des changements du cadre législatif des
contrôles.
Notons que la mise en place de logiciels de contrôle ne
peut, par ailleurs, se
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Thème : « Le contrôle de l'Etat sur les actes
budgétaires des Collectivités locales au Gabon »
faire sans la dématérialisation des
données qui sont envoyées aux différents organes de
contrôle. Sans une telle dématérialisation, le travail de
saisie des données dans une application serait en effet
particulièrement fastidieux et annulerait de facto tous les gains que
laisserait entrevoir un contrôle informatisé. Cela risquerait
même en fait d'allonger davantage encore le temps nécessaire aux
services de contrôle pour contrôler l'ensemble des actes qui leur
sont soumis135.
De plus, sous réserve de la faisabilité
technique d'un tel procédé, différents points de
contrôles automatiques peuvent être retenus, envisagés.
Il pourrait s'agir d'un contrôle portant notamment sur
le calcul de l'équilibre du budget et sur la cohérence de
certaines opérations (amortissements, provisions, virement de la section
de fonctionnement vers la section d'investissement,...). Mais le
préalable à un tel projet est néanmoins la
numérisation des documents budgétaires136, de doter
rapidement les services de contrôle budgétaire et de
légalité d'un outil de traitement de masse.
Dans le cadre de l'exécution des budgets locaux
surtout, les collectivités locales, les comptables publics locaux et les
services du contrôleur budgétaire échangent multiple
documents papiers. L'Etat et les collectivités locales devraient
travailler ensemble à limiter ces transmissions de papier. Une structure
partenariale ad hoc associant les différents acteurs de la
dématérialisation (ordonnateurs locaux, services administratifs
de l'Etat et juge des comptes) pourrait être créée dans ce
sens, afin que la solution retenue satisfasse l'ensemble des acteurs de la
chaîne comptable et financière locale.
Mais quels avantages de dématérialiser le
contrôle des budgets locaux ?
135 C'est à ce titre, que la Direction
Générale des Collectivités Locales et la Direction
Générale de la Comptabilité Publique et du Trésor
(en France) ont engagé une coopération qui a permis dès
2005 d'expérimenter l'utilisation de la nouvelle application
Hélios du réseau du trésor public à des fins de
contrôle budgétaire et de légalité plus efficace.
Cette application a en effet permis de répondre aux attentes des
préfectures en leur faisant bénéficier de la
dématérialisation des données prévue pour les
échanges entre les comptables publics et les ordonnateurs. Les trois
applications composant la chaîne Actes budgétaires rythment cette
démarche :
La DGCL utilise « l'application ODM »
- Outil de Dématérialisation des Maquettes pour
dématérialiser les nomenclatures budgétaires. La
présentation ainsi que le plan de compte applicable sont mis à
jour pour chaque exercice budgétaire. Ces maquettes
dématérialisées ont donc une valeur
réglementaire.
Les collectivités territoriales et les
établissements publics locaux entrés dans la démarche de
dématérialisation de leurs budgets appliquent ces maquettes
à leurs données budgétaires grâce à «
l'application TotEM » - Totalisation et Enrichissement
des Maquettes. Cette application gratuite et librement
téléchargeable permet de consolider les données
budgétaires et extrabudgétaires contenus dans les progiciels de
gestion ou sous d'autres formats afin de générer budgets
primitifs, budgets supplémentaires, décisions modificatives et
comptes administratifs complets sans double saisie. Une fois le budget
voté, c'est le fichier XML complet issu de TotEM qui est
télétransmis en préfecture en vue du contrôle
budgétaire.
Les préfectures visualisent les budgets ainsi
télétransmis dans « l'application Actes
budgétaires » (bénéficiant de la
plateforme ACTES), qui leur permet d'exercer une partie du
contrôle budgétaire de façon automatique et de disposer
d'un document facilement exploitable pour les contrôles approfondis.
136 En France, cette numérisation a été
engagée en matière comptable par la DGCP depuis 2004 sous le nom
de « Hélios ».
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