1.3. La revue de la validité des chèques non
débités
1.3.1. Identification du risque à couvrir par le
contrôle
Les ETT utilisent généralement les
chèques pour payer les salaires de leurs intérimaires mais
également la quote-part de participation à laquelle ils ont
droit. Ces chèques ont une durée de validité
limitée (1 an et 8 jours).
Il incombe aux ETT de réintégrer au
crédit des comptes de dettes sociales les chèques non
débités à l'issue de leur durée de validité
en contrepartie d'un débit d'un compte de trésorerie. En raison
des changements fréquents de domicile des intérimaires, les
montants en question peuvent représenter des sommes importantes. En
conséquence, il existe un risque portant sur l'exhaustivité des
dettes sociales et de la trésorerie dans les états financiers.
1.3.2. Description d'un contrôle
pertinent
Le contrôle généralement mis en place dans
les ETT consistera à s'assurer de l'absence de chèque non
débité invalide dans les rapprochements bancaires. L'objectif du
contrôle est de s'assurer que les dettes sociales et les comptes de
trésorerie présentés dans les états financiers
comprennent les mouvements consécutifs à l'expiration de la
durée de validité des chèques émis non
débités.
Le cheminement de ce contrôle,
généralement effectué par le responsable comptable, au
siège sera effectué de la façon suivante :
- obtenir les états de rapprochements bancaires des
comptes de trésorerie ;
- s'assurer que les états de rapprochements bancaires
ne comprennent pas
des chèques émis depuis plus d'un an et huit
jours ; et
- demander le cas échéant la comptabilisation
des écritures de réintégration des chèques
invalides au bilan et la formalisation d'un nouvel état de rapprochement
bancaire.
La réalisation de ce contrôle sera
matérialisée par le responsable comptable et sera revue par son
responsable hiérarchique (généralement le directeur
financier).
1.3.3. Évaluation de la conception du
contrôle
Le tableau ci-dessous présente les facteurs devant
être pris en compte par le CAC dans sa démarche
d'évaluation de la conception du contrôle décrit. Leur
niveau d'influence permet au CAC de déterminer le temps et le niveau de
diligences à accomplir (entretien, enquête et/ou inspection).
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Facteurs clés
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Influence dans l'évaluation
|
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Compétence/expérience du contrôleur (1)
|
Faible
|
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Autorité du contrôleur (2)
|
Moyenne
|
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Cohérence de la fréquence (3)
|
Faible
|
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Niveau de prévisibilité
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Néant
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Seuils d'investigation (4)
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Forte
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Procédures de suivi en cas d'anomalie (5)
|
Forte
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Dépendance à d'autres contrôles / sources
d'information (6)
|
Moyenne
|
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Dépendance au système d'information
|
Néant
|
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L'application des différents critères au
contrôle décrit sont les suivants :
(1) la personne qui effectue le contrôle doit
connaitre les dispositions en matière de validité des
chèques et les écritures comptables à effectuer suite
à l'absence de débit d'un chèque émis ;
(2) le contrôleur doit avoir une autorité
suffisante dans l'organisation pour imposer une correction comptable en cas
d'anomalies ;
(3) le contrôle doit être effectué au
minimum à chaque période de clôture comptable ;
(4) le montant individuel des chèques étant
faible, le seuil unitaire d'investigation des anomalies doit être faible
;
(5) les procédures en cas de découverte d'un
chèque invalide non débité dans les réconciliations
doivent permettre de corriger l'anomalie dans les états financiers
;
(6) le contrôle ne peut être efficient que si les
réconciliations bancaires qui servent de base
au contrôle sont fiables.
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Tableau 16 : Les critères de conception du
contrôle de revue de la validité des chèques non
débités
L'annexe 27.1 donne un exemple de feuille de travail à
renseigner par le CAC pour documenter les travaux effectués et des
exemples de procédures pour valider que les contrôles respectent
les critères essentiels de conception.
1.3.4. Évaluation de l'efficacité
opérationnelle du contrôle
En fonction de la fréquence à laquelle sont
effectués les contrôles de revue des chèques non
débités invalides et du risque associé au contrôle,
le CAC va déterminer le nombre de contrôles périodiques
à tester.
Ces tests vont consister :
- à recueillir les contrôles périodiques
sélectionnés ;
- à observer que les réconciliations bancaires
ont bien été utilisées pour le contrôle ;
- à s'assurer, que les chèques non
débités invalides présents dans les rapprochements
utilisés, ont fait l'objet d'une demande d'écriture d'ajustement
comptabilisée ;
- à vérifier que de nouveaux rapprochements
bancaires ont été effectués à l'issue des
écritures de régularisation comptabilisées ;
- à s'assurer que le responsable comptable a
matérialisé son contrôle ;
- L'annexe 27.2 donne un exemple de programme de travail et de
feuille de travail à renseigner permettant au CAC de documenter les
travaux effectués.
à observer que ce contrôle a bien fait l'objet
d'une revue matérialisée par le supérieur
hiérarchique.
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