3.2.1 CRITIQUE DE
L'EXISTANT
3.2.1.1 POINTS POSITIFS
Après une analyse approfondie et observation du
système financier de cette institution de formation, nous avons
observé quelques points positifs à savoir :
· La qualification du personnel ;
· Les mesures de sécurité sont assez
parfaites ;
· Une bonne circulation des informations et transparence
dans la tenue des documents entre les partenaires ;
· Une franche collaboration au sein du service ;
3.2.1.2 POINTS NEGATIFS
Au sein de l'EMMHEST, nous avons remarqués les
difficultés suivantes :
- Les documents étant conservés dans les
classeurs à papiers, l'accès est difficile étant
donné qu'il faut toujours une recherche sérieuse pour retrouver
un document tel que : un reçu d'un étudiant et tant
d'autres ;
- Le volume d'information à traiter est tellement
important et est soumis à divers traitements manuels très
lents ;
- L'Ecole des Métiers, de Modélisme,
d'Hôtellerie, d'Esthétique et de Tourisme n'a pas de logiciel
approprié pour gérer toutes les données en local ou
à distance.
3.2.2 PROPOSITION DES
SOLUTIONS
L'entreprise étant un système complexe dans
lequel transitent de très nombreux flux d'information, sans un
dispositif de maitrise de ces flux, l'entreprise peut très vite
être dépassée et ne plus fonctionner avec une
qualité de service satisfaisante.
C'est ainsi pour apporter la lumière aux anomalies qui
viennent d'être reprises dans le système existant, nous pouvons
proposer deux solutions, l'une manuelle et l'autre automatique, dans le but
d'améliorer la performance et le bon fonctionnement du système
existant.
3.2.2.1 SOLUTION MANUELLE
REORGANISEE
La solution manuelle consiste en une simple
réorganisation du système en reconduisant les qualités
tout en conservant le traitement manuel.
Cette proposition qui ne garantit en rien la rapidité
dans l'exécution des tâches, occasionnera des erreurs de
manipulation et fatiguera le personnel dans le traitement des informations.
v AVANTAGES
- Réalisation d'un bon travail à moindre
coût ;
- Modification de l'organigramme et une nouvelle conception
des fichiers et des documents ;
- Solution moins coûteuse et facile à implanter
car elle prendra moins de l'espace.
v INCONVENIENTS
- Les procédures des traitements des informations
restent toujours manuelles et la fatigue humaine peut faire commettre les
erreurs de temps à autre ;
- Il n'y a pas une grande sécurité des
informations car les supports utilisés restent les papiers ;
- Accès facile aux informations par des personnes non
autorisées.
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