Suivi automatisé de la gestion de stock dans un hôtel "cas de l'hotel Congomani Africanus

C. LES COUTS ATTACHES AUX STOCKS

La gestion de stocks engage essentiellement 3 sortes de frais.

a. Les frais lié au processus d'acquisition.

Ces frais couvrent toutes les dépenses engagées pour la constitution ou le renouvellement du stock. Elles sont engagées depuis la commande jusqu'au dépôt des articles dans le magasin. Nominalement, il s'agit des frais ci-après :

· les coûts de passation de commande : ils comprennent les dépenses administratives telle que les frais de papeterie, téléphone....

· Les dépenses liées directement à la quantité et au modèle des biens commandés

Ces sont les frais d'achat, les frais de transport, les frais de réception (vérification, testage,.....), les frais des imprimés des services sollicités, le paiement du personnel et les coût des délais de livraison. Pour bien intérioriser ces différents coûts, nous présentons sur la figure ci-après :

Schéma des opérations associées aux approvisionnements auprès d'un
fournisseur extérieur⁹

Manifestation ou evaluation de la commande

Calcul de la quantité commandée

Inventaire

Passation de la commande au fournisseur
(bon de commande) 3 exemplaires

Délais

Le fournisseur garde l'original du bon retourne l'exemplaire qui sert
d'accuse de reception (avec mention des delais, prix, conditions)

Reception de la commande : - Verification et contrOles physiques - Contr8les administratifs - Bon d'entrées en stock - Mise à jours du stock

Facture Confrontation / bon de commande/ bon d'entrée en stock Contr8le des prix et conditions de réglement.

Reglement au terme convenu, classement administratif des documents aux dossiers commandes terminees et reglees.

Délais

⁹ ALCOUFFEE C, Gestion des stock, méthode et application, Ed. Eyrolles, Paris, 1987, P XV, 6

b. Les frais de passation ou frais en cours de stockage

Ce sont les frais engagés pendant la période où le stock est présent au magasin. Ce sont :

· Les frais d'emmagasinage appelés aussi les coûts de stockage : ils comprennent toutes les différentes charges afférentes aux immeubles, installation et personnel de stockage. Leur nature comptable est claire : ce sont des amortissements, assurances, frais de chauffage, d'éclairage d'entrepôt, de gardiennage, de personnel de magasin et entrepôt.... Ils sont bien enregistres en comptabilité générale ;

· Les frais d'entretien pour en bon état : une fois stockées, certains articles exigent du graissage, des essais réguliers ou autres contrôles qui impliquent des dépenses :.

· Les pertes dues à des détériorations ou casses en magasin, diminution en qualité, péremption, obsolescent

c. Les frais liés à la rupture de stock ou à la défaillance

En gestion des stock, la défaillance est définie comme l'impossibilité d'une entreprise de satisfaire, à un moment donné, le demande d'un client ou d'un utilisateur, dans les conditions normales, de fait l'insuffisance de stocks. La défaillance se produit lorsqu'il y'a rupture de stock (niveau nul) mais aussi dès que le niveau du stock est trop bas pour permettre la satisfaction de la demande sans réapprovisionnement

En cas de défaillance, l'entreprise engage différents frais car la plus part de cas, elle se voit obligée d'accélérer la procédure d'acquisition d'un nouveau stock en payant ainsi des frais supplémentaires pour une expédition spéciale.

D'autre part, en cas de rupture de stock, l'entreprise procède de fois à l'usage des articles de substitution pour combler les vides de biens non disponibles. Les articles de substitution peuvent également coûter plus cher.

La défaillance engendre aussi la perte la clientèle qui entraîne la diminution de vente entraînant la perte des bénéfices. Et lors que les articles en défaillance intervient dans le processus de production quelconque, la rupture de son stock entraîne l'interruption de l'activité de production et suscite des marques à la firme.

Conséquences de la défaillance des stocks¹⁰

UTILISATEURS CONSEQUENCE	INTERNE	EXTERNE
A court terme	- Temps morts - Désorganisation de l'activité	- Tolérance d'un délai (mécontentement) - Perte de vente
A long terme (insuffisances répétées)	- Perte de confiance dans la gestion des stocks - Prévisions biaisées - Stocks occultes	- Perte de clientèle - Création d'un créneau favorable à la concurrence ou à des biens substituables.

'° ALCOUFFEE C,Op.Cit P. 82