Il est toujours recommandé de positionner les
fonctions hautement stratégiques au niveau des plus grandes instances
dirigeantes. Cette recommandation se retrouve fréquemment dans la
littérature consacrée à la surveillance. En effet, pour de
nombreux auteurs, la situation de l'entité spécialisée
révèle la position de l'entreprise vis-à-vis de
l'importance accordée à la fonction surveillance. C'est la raison
pour laquelle certains auteurs (Fahey et King 1977) préconisent de
rattacher l'unité de surveillance à la DG ou plus ou moins
près des dirigeants pour que l'importance et l'utilité
perçue de la surveillance soit la plus forte.
D'autres auteurs (Thiétart et Vivas 1981)
préconisent de confier la surveillance principale à des fonctions
existantes ayant des dispositions particulières pour cette
activité, comme les fonctions Planification, Marketing, Commerciale,
Achats ou Documentation. Les cellules de veille spécialisées
connaissent un rattachement logique, par exemple: la veille technologique est
rattachée au département Recherche et Développement, la
veille marketing et commerciale au département Marketing...
Toute démarche de surveillance doit fonctionner sur le
mode de l'échange et de la circulation de l'information. Pour respecter
cette règle, chercheuse et professionnelle s'accordent sur la
nécessité d'une organisation en réseau: les acteurs
impliqués dans l'activité de surveillance doivent être
reliés les uns aux autres au moyen de voies de communication physiques
ou virtuelles.
Deux éléments principaux contribuent à
l'efficacité d'un réseau de surveillance: sa diversité et
son activité.
+ Acteurs du réseau :
- Responsable de la veile :
Le responsable de la veille est un acteur clé dans le
dispositif. Il doit sensibiliser et convaincre l'ensemble des collaborateurs de
l'entreprise de l'intérêt de la démarche, et s'assurer en
permanence que les actions réalisées correspondent bien aux
besoins exprimés en premier lieu, tout en identifiant les besoins
émergents afin d'affiner et d'enrichir continuellement le plan de
collecte.
Si son rôle s'apparentait plus à celui de
documentaliste, chargé de l'ensemble du cycle de la veille il y a encore
une dizaine d'années, on assiste à une forme de
décentralisation de ce cycle au sein de l'entreprise, chaque utilisateur
ayant de plus en plus d'autonomie dans l'organisation de son plan de
veille.28
Ainsi, le responsable de veille devient plus l'animateur d'un
réseau ou d'une communauté de veilleurs : c'est un
créateur de liens informationnels.
- Observateurs
Ce sont les guetteurs ou les chasseurs, leur rôle est
de transmettre aux experts les informations collectées. Il est à
noter qu'ils peuvent parfois tenir aussi le rôle d'analyseur expert et de
ce fait transmettre directement les informations aux décideurs.
- Experts
28 Khaled Cherif, le management stratégique de
l'information dans l'entreprise de prestation de service,
Mémoire de magistère, Université d'Alger,
Faculté Des Sciences Économiques et de Gestion
spécialité management ,2005/2006
Dans le cas où le capteur n'est pas habile à
qualifier l'information, ou bien dans le cas où il s'agit d'un agent de
collecte automatique, les informations brutes doivent être
qualifiées (évaluées, mises en perspective, triées)
par un expert avant d'être diffusées.
Ces experts peuvent être aussi bien des collaborateurs
en interne que des acteurs externes. Ils participent également à
des groupes de travail comprenant des marketaires, chercheurs, producteurs etc.
Le fruit de leur collaboration est une synthèse à haute valeur
ajoutée et transmise aux décideurs.
- Clients de la veille
Les clients de la veille (destinataires des produits
d'informations) ne doivent pas se positionner comme de simples consommateurs.
Afin de construire un système de veille de qualité, ils doivent
donner leur avis sur les informations qui leur sont envoyées, afin
d'affiner le besoin exprimé en première instance, et ainsi de
« boucler » le cycle de la veille.
- Décideurs
Ils utilisent les résultats (dossiers de la veille)
des traitements d'informations afin de prendre des décisions d'ordre
stratégiques pour l'entreprise.
