III.1.7.2. Les mesures d'accompagnement de la mise en place
du TBP
Les mesures d'accompagnement de la mise en place du
TBP ont pour rôle d'optimiser ses avantages. Ces mesures peuvent
même être considérées comme des facteurs de
succès du TBP. Pour l'HPD, nous retiendrons trois mesures qui nous
semblent nécessaires à l'optimisation des résultats qu'on
est en droit d'attendre du TBP. Il s'agit de la responsabilisation des acteurs,
la communication des informations de base et l'établissement des liens
entre la Direction et les services.
III.1.7.3. La formation et la responsabilisation des
acteurs
Les responsables des services qui sont les acteurs
principaux doivent être formés à la méthode de
conception de cet outil de gestion. Ils doivent être à même
de déterminer les variables d'action liées à leur service,
les objectifs et les indicateurs. Ils doivent également être
capables d'élaborer les plans d'action stratégiques
conformément à la stratégie globale de
l'organisation.
La capacité des cadres à conceptualiser
leur propre outil de gestion est importante. Si d'une part, on considère
que les objectifs et les indicateurs sont variables selon les services, il faut
pouvoir les adapter sans cesse aux orientations de l'hôpital ; d'autre
part, cette capacité de conceptualiser accroît la
responsabilisation des cadres.
En effet, être responsables c'est être
capable de voir automatiquement les conséquences des actes que l'on
pose. L'élaboration de la stratégie de leurs services ou des
leurs plans d'action permettra aux responsables de voir d'une façon plus
claire, les impacts positifs et négatifs que peuvent avoir leurs
actions. Cela réduirait considérablement les risques d'erreurs de
gestion et d'améliorer la performance de l'organisation.
Mais la mise en oeuvre du tableau demande, à n'en
point douter, l'accès aux sources d'information.
III.1.7.4. Communication des informations de base par
intranet
L'hôpital principal de Dakar est une structure
sanitaire organisée en processus. Il existe une
interaction
étroite entre les services. Chaque service constitue une source
d'information dont
le département d'information
hospitalière (DIH) a besoin pour améliorer la fluidité de
la circulation des informations. La transmission de l'information de
façon informelle peut être sources de problèmes. En effet,
un responsable peut être trop occupé ou absent un moment où
son collègue d'un autre service a besoin d'une information. Ce
problème peut être résolu par le service d'information qui
stocke toutes les informations et les fournit selon le besoin.
Sur le plan technique, l'intranet améliore la
gestion de l'information dans l'organisation :
- il favorise un accès plus convivial à
l'information ;
- la mise à jour de l'information sur la base
Internet suffit pour que toute la structure voit l'information
actualisée.
Sur l'aspect fonctionnel, l'intranet permet :
- une meilleure visibilité de l'organisation
;
- des remontées d'informations stimulées
par plus de partage et de valorisation de l'information.
A l'HPD, le DIH gère une grande quantité
d'information qu'il distribue selon les besoins des services. Sa cellule
informatique qui est bien équipée s'occupe de cette distribution
de façon instantanée. Les informations peuvent être par
exemple les droits constatés (chiffre d'affaires), les
résumés d'unités médicales (RUM), les
résumés de sorties standardisées (RSS), la facturation
selon les types de clients, la progression de la masse salariale,
...
bref, les informations intéressant plus d'un
service.
L'HPD est le numéro un des structures
sanitaires du Sénégal et le pole de référence pour
beaucoup de pays de la sous région Ouest Africaine. Mais avec toute
cette performance, il y a des domaines dans cette structure qui ont besoin
d'améliorations. C'est sur quelques un de ces points que nous proposons
des recommandations.
RECOMMANDATIONS
Tel que conçu, le TBP de l'HPD, se
révèle un véritable instrument de gestion tenant compte de
tous les aspects de l'organisation. Nos recommandations portent surtout sur le
système de management.
Pour atteindre les objectifs du TBP, il est indispensable
que des changements s'opèrent :
> Accepter de penser autrement (bouleversement de la
culture d'entreprise, des habitudes et des styles de management) ;
> Repenser la structure relationnelle entre
Directeur, collaborateurs et agents. C'est pour cela qu'il est indispensable
que le responsable soit un suiveur en chef, c'est-à-dire un
intégrateur, un faciitateur. La devise d'un tel
responsable est :
- être ensemble est un début
;
- rester ensemble constitue le progrès
;
- travailler ensemble est la clé du
succès.
Au niveau de la prise de décision (la direction)
:
- identifier rigoureusement les problèmes avant la
tenue des réunions - faire la revue de la direction de façon
trimestrielle
- faire des réunions semestrielles pour
l'évaluation du système qualité.
Au niveau du déploiement de la stratégie
:
C'est de la stratégie adoptée par
l'hôpital que découlent les plans d'actions et les moyens à
mettre en oeuvre afin de réaliser l'objectif global. La stratégie
agit comme un élément catalyseur qui devrait justifier les
actions de tous les acteurs de l'organisation. Ainsi nous proposons
:
- d'informer tous les responsables sur la
stratégie globale de l'hôpital
- d'élaborer et actualiser la carte
stratégique ;
Nous pensons que si cela est fait, il permettra de
déployer la stratégie à tous les échelons de
l'hôpital et naîtra une synergie d'action quelque soit le
niveau.
Au niveau des agents :
Vu les faiblesses constatées, nous recommandons
:
- mettre en place un système de motivation
basé sur la performance des agents ;
- mettre un accent particulier sur la formation des
agents aux NTIC et aux nouvelles techniques de gestion
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