III.1.7. Plan de mise en place du tableau de bord
prospectif de HPD
L'opérationnalité du TBP dépend de
sa mise en place et des mesures d'accompagnement sans lesquelles il n'atteindra
pas son but. Mais auparavant, il doit être validé.
III.1.7.1. Validation du TBP
La conception du TBP a été fait sur la
base des documents existants et suite aux entrevues avec les responsables.
Cependant, il a besoin d'être validé car il est important
d'obtenir le consensus quasi-total autour de cet instrument de
management.
L'approbation du modèle proposé se fait en
deux étapes, la première étape au niveau des services de
façon individuelle et la seconde au niveau de tous les services
réunis.
III.1.7.1.1. La validation individuelle
La conception du TBP par phases successives,
c'est-à-dire par service, en commençant par la direction.
Après avoir conçu le TBP, on l'a soumis à l'approbation du
Directeur Général de HPD. Une fois approuvé, ce tableau
est déployé au niveau des différents services. A partir de
là, chaque responsable sait quels sont les indicateurs sur lesquels il
doit veiller pour faire remonter les informations grâce à un
système d'information hiérarchisé appelé
reporting.
Après cette validation individuelle
effectuée par les responsables de services, une validation collective a
lieu.
III.1.7.1.2. Validation collective
La validation collective TBP se fait au cours d'une
réunion qui regroupe l'ensemble des responsables de services. Tous les
responsables doivent être présent compte tenu du fait que la
marche de la politique de l'hôpital en dépend.
Il s'agit pour chaque responsable d'avoir une vue
d'ensemble sur le TBP et surtout de s'accorder sur les indicateurs retenus et
leurs significations.
En effet, le consensus étant l'une des
clés du succès du TBP, il est important que la dernière
mouture du projet soit soumise à l'approbation de tous. Les indicateurs
particulièrement doivent être reconnus pour leur pertinence. En
outre, ils ne doivent avoir qu'une interprétation unanimement admise par
tous. En effet, une divergence à ce niveau pourrait remettre en cause la
cohérence organisationnelle si chère à la logique du
TBP.
Au-delà de la validation, la mise en place du TBP
se fait selon un chronogramme que nous avons essayé de
représenter.
Tableau No10 : Chronogramme de mise en
place
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Calendrier des phases
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Nature des activités
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Intervenants
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Documents et sa destination
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Phase I
(12 semaines)
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- Conception du TBP
- validation et déploiement du TBP au niveau
des
services
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- le pilote du projet de TBP
- le directeur
- les responsables de services
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- rapport de synthèse adressé à la
direction
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Phase II
(4 semaines)
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- définition des modalités et
d'administration du TBP
- démarrage des actions
préalables
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- le pilote du projet de TBP
- le Directeur
- les responsables de services
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- rapport de synthèse adressé à la
direction
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Phase III
(2 semaines)
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- évaluation de la mise en oeuvre des actions
préalables - information et sensibilisation des
utilisateurs du TBP
- séance d'échange et d'harmonisation des
interprétations du contenu du TBP
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- le pilote du projet de TBP
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- rapport de synthèse adressé à la
direction
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Phase IV
(4 semaines)
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- Evaluation du suivi des modalités et
procédures d'administration du TBP
- séance de formation de l'équipe de suivi
et évaluation de la formation
- évaluation de la formation
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- le pilote du projet de TBP
- l'équipe de suivi et
évaluation
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- rapport de synthèse et
d'évaluation
adressé à la direction
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Phase V
(12 à 24 semaines)
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- administration du TBP et alimentation des
indicateurs.
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- le directeur
- l'équipe de suivi et
évaluation
- les responsables de services
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-rapport des activités pour tous les acteurs et
partenaires de l'hôpital
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Source : nous même
Figure No 9 : Diagramme de Gantt du
chronogramme de mise en place du projet de TBP
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Délai (semaines)
Activités
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1
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2
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3
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4
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5
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6
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7
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8
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9
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10
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11
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12
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13
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14
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15
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16
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17
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18
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19
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20
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21
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22
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23
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24
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25
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26
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27
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28
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Conception du TBP
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Validation et déploiement du TBP au niveau des services
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Définition des modalités et d'administration du
TBP
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Démarrage des actions préalables
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Evaluation de la mise en oeuvre des actions préalables
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Information et sensibilisation des utilisateurs du TBP
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Séance d'échange et d'harmonisation
des
interprétations du contenu du TBP
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Evaluation du suivi des modalités
et
procédures d'administration du TBP
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Séance de formation de l'équipe de suivi et
évaluation de la formation
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Evaluation de la formation
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Administration du TBP et alimentation des indicateurs.
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Sources : nous même
Activité critique : activité dont le
retard entraîne le retard de tout le projet Activité non critique
: qui a une marge de temps libre
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