III.1.4. Projet de tableau de bord prospectif
Le TBP est d'abord élaboré au niveau de la
direction, ensuite il est déployé au niveau des services, ce qui
nécessite la mise en place d'une base de données.
Le projet de TBP est élaboré par le
concepteur du TBP en collaboration étroite avec les acteurs (les
destinataires et les utilisateurs).
III.1.4.1. Communication des objectifs à toute
l'entreprise
Le TBP est aussi un outil qui permet de motiver le
personnel et chaque responsable ayant pour tâche le suivi de la
stratégie. Pour cela, il faut communiquer pour éduquer le
personnel. La direction se doit de communiquer ses objectifs aux collaborateurs
et ceci fait lors d'une réunion générale et le message
doit être clair et concis. Cette réunion a pour but d'impliquer
les collaborateurs dans la démarche. La relation avec les
employés doit être similaire à la relation entretenue avec
les clients.
On identifie deux communications :
· La communication interne :
- informer ;
- déclencher une dynamique ;
- rappeler et transformer les valeurs.
· La communication externe :
- exprimer clairement le positionnement aux clients et
aux partenaires ; - redéfinir les règles de fonctionnement avec
les partenaires.
Tableau N°6 : Questions à se poser sur la
communication :
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Objectifs
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Messages
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Support
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Origine
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Cibles
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Coût
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Période
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Pourquoi
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Quoi
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Comment
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De qui
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Vers qui
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Combien
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Quand
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Dans tous les cas, les différents acteurs de
l'organisation doivent être sensibilisés à la
stratégie pour qu'ils se sentent impliqués pleinement. Une
affiche dans chaque salle pourra rappeler les objectifs. [5]
Pour renseigner le TBP, on a besoin d'une base de
données.
III.1.4.2. La mise en place de la base des
données
Chaque acteur ayant en charge le suivi d'un
indicateur, doit avoir une base de données relative au dit indicateur.
Il s'agit d'une organisation rigoureuse de l'information qui facilitera sa
hiérarchisation selon son degré de pertinence.
L'outil informatique sera le support de cette
organisation à travers notamment les logiciels Word, Excel et
Access...
Une fois cette communication et la mise en place de la
base de données réalisés, le projet de TBP doit être
validé.
III.1.4.3. Validation du TBP
L'élaboration du TBP nécessite une
collaboration étroite entre les concepteurs et les acteurs ;
c'est-à-dire, ceux qui auront la charge de son utilisation ainsi que
ceux à qui il est destiné. Aussi, bien qu'ils interviennent tout
le long de l'élaboration, ils doivent également approuver le TBP
et tous ses accessoires une fois la conception terminée au cours d'une
séance de travail ou ils seront tous présents. Cette
séance permettra d'harmoniser tous les objectifs (globaux et par
service) et de mieux les prioriser. Il permettra également de
réaffirmer ou de corriger les indicateurs afin d'en dégager une
définition acceptée par tous. Bref, toutes les difficultés
et obstacles ou incompréhension pourront être
évoqués et résolus.
Au-delà de ces aspects d'ordre pratique, cette
séance facilitera l'adhésion de tous au TBP qui est
également un mode de management.
Une fois validé, le TBP sera mis en place. Cela
demande une démarche réaliste et rigoureuse, d'où
l'élaboration d'un plan de mise en place.
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