2. La relation propriétaire - dirigeant et les
fournisseurs
Pour assurer un service de qualité aux clients,
l'entreprise doit s'appuyer sur un réseau de fournisseurs qui soient en
mesure de garantir la qualité. Mais les fournisseurs sont aussi des
créanciers de l'entreprise et, à ce titre, ils demandent à
leur tour des garanties quant à une collaboration correcte. Des
conditions contractuelles claires et un paiement correct en font bien entendu
partie et constituent une condition absolument indispensable pour parvenir
à une collaboration durable qui profite aux deux parties. Une fois
encore, le mot-clé est ici la transparence.
A cet effet, le propriétaire- dirigeant doit :
· S'assurer que les compétences au
sein de l'entreprise et la capacité d'engager contractuellement
l'entreprise soient clairement établies, sans aucune
ambiguïté.
Selon la législation relative aux
sociétés, seuls les organes de gestion ou le gérant sont
en principe habilités à engager une société
à l'égard de tiers comme les clients ou autres partenaires
commerciaux. Néanmoins, il est important qu'au sein de l'entreprise, des
conventions claires soient prises quant aux personnes habilitées
à négocier ou à prendre tel ou tel engagement. Il est
recommandé, le cas échéant, d'établir à cet
effet des directives pour les collaborateurs. Il peut également
être utile de les communiquer aux partenaires commerciaux.
· Fixer clairement les conditions et
délais de paiement.
Le non-respect des conditions de paiement mine la confiance
des fournisseurs à l'égard de l'entreprise. Pour éviter
les malentendus, il est recommandé d'établir à ce sujet,
lors de chaque transaction, des conventions claires et de
préférences écrites.
· Des informations financières
correctes augmentent la crédibilité et l'attractivité de
l'entreprise.
Tout comme le banquier, le fournisseur peut lui aussi demander
certaines garanties quant au paiement de sa créance. Même si
l'entreprise, compte tenu de sa taille, n'est pas obligée
d'établir un rapport annuel, elle pourrait malgré tout avoir
intérêt à mettre à la disposition de ses partenaires
commerciaux une analyse financière succincte de l'entreprise.
· Rédiger un document dans lequel
l'entreprise indique clairement ce qu'elle attend d'un fournisseur et quelles
exigences concrètes un fournisseur doit satisfaire.
Outre les critères les plus évidents, comme le
rapport qualité/prix, l'entreprise peut aussi reprendre dans ce document
des éléments portant sur la détention de certaines
certifications, la présence d'un système de gestion de
qualité, l'utilisation d'un personnel qualifié, la
capacité de produire des références, le traitement des
plaintes, etc. Bref, tous les critères qui peuvent se
révéler essentiels pour garantir que le fournisseur répond
bien au profil recherché par l'entreprise. Un tel document est utile
aussi bien pour usage interne qu'externe.
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