Paragraphe 2 : La gestion budgétaire de l'entreprise
ESOP Lalo
Nous allons présenter dans ce paragraphe la
procédure d'élaboration du budget, de l'exécution, du
contrôle budgétaire et les difficultés rencontrées
par les responsables de ladite société.
2.2.1 Procédure d'élaboration du
budget
La procédure budgétaire est une activité
cyclique qui rythme annuellement la vie de l'entreprise. La
décentralisation raisonnable des responsabilités peut conduire au
scénario classique qui dure environs deux mois et commence au
début du mois de novembre de l'année en cours. En effet, la
diffusion par la Direction générale de la « lettre de
cadrage » ou pré budget, adressée aux principaux
responsables, fixant les objectifs, les grandes orientations pour
l'année à venir, en accord avec le contenu du plan
stratégique, mais en tenant compte des infléchissements
nécessaires, du fait de l'environnement. Après la diffusion de la
lettre de cadrage, chaque chef département établit de
façon décentralisée son propre budget. Ensuite, les
projets de budgets font en effet la navette entre les unités
décentralisées Cette procédure permet de réduire
les incohérences, de trouver des compromis, de réaliser des
arbitrages, notamment compte tenu des contraintes financières. Le budget
de trésorerie, établi de façon
Réalisé et soutenu par EDAH Gérard et
GBIRIBOU Kafiratou
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centralisée, permet de faire la synthèse. Le
budget définitif est ensuite décidé. La chronologie de
budgétisation spécifique se résume en cinq (05) grandes
étapes suivantes :
1. Rédaction d'une note d'orientation
Le début du mois de novembre de l'année en
cours, le directeur général publie une lettre appelée
« note d'orientation », rappelant les grandes lignes
stratégiques, fixant les objectifs, les orientations pour l'année
à venir, en accord avec le contenu du plan stratégique, mais en
tenant compte des infléchissements nécessaires, du fait de
l'environnement. La note annonce le début de la procédure
budgétaire et demande aux Responsables de produire à la direction
un plan d'action détaillée d'évolution des objectifs pour
l'année à venir.
2. Elaboration du budget par direction
Les prévisions de vente recouvrent l'ensemble des
études et suffrages ayant pour objet de déterminer le
marché potentiel auquel l'entreprise peut avoir. Les responsables de
chaque département établi en fonction des besoins et des
ressources disponibles sans oublier les directives contenues dans la lettre de
cadrage, le budget pour le fonctionnement de son département. Le tableau
ci-dessous récapitule les responsables intervenant dans
l'élaboration des budgets.
Tableau 1 : Les responsables qui interviennent dans
l'élaboration des différents budgets de la société
ESOP
|
Budgets
|
Responsables
|
|
Budget de vente
|
Responsable marketing et commercial (ici le comptable)
|
|
Budget des frais commerciaux
|
|
Budget des approvisionnent
|
Responsable Chargé
approvisionnements / CSP
|
des
|
|
Budget de production
|
Responsable technique
|
|
|
Budget des investissements
|
Responsable financier (le DG )
|
|
|
Budget de trésorerie
|
|
Budget des services fonctionnels
|
|
Compte d'exploitation prévisionnel
|
|
Bilan prévisionnel
|
Source : Réalisé par les
auteurs
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3. Elaboration du budget type
En fonction des fiches de recueil des besoins dûment
remplies par les différents responsables, le DG rassemble les
différents budgets. Il se charge de les mettre dans un tout
cohérent : c'est le budget type.
4. Consolidation et élaboration de projet de
budget
Le DG élabore un budget définitif à
partir du budget type en réalisant la synthèse budgétaire
constituée du budget de trésorerie, du compte d'exploitation
prévisionnel et du bilan prévisionnel. Il finalise le budget
prêt à exécuter par l'appui du DGA.
5. Le rapport d'activité
Rédaction d'un document complet qui servira de guide
pour les activités de l'année N+1. Le budget définitif est
décidé. Les différents budgets, qui forment alors la
liasse budgétaire sont bien évidemment mensualisés, pour
permettre de mettre en oeuvre ensuite, pendant l'exercice le contrôle
budgétaire.
Tableau 2: Procédure de la Préparation
budgétaire
|
N°
|
TACHES
|
RESPONSABLES
|
|
1
|
Envoie de la lettre de cadrage
|
DG
|
|
2
|
Élaboration des projets de budget par service en fonction
des objectifs fixés
|
DG
|
|
3
|
Centralisation et consolidation des projets de budget
|
DG et DGA
|
|
4
|
Synthèse du projet de budget d'ESOP Lalo
|
DG et DGA
|
|
5
|
Amendement et adoption du projet de budget d'ESOP Lalo
|
DG et les responsables
|
|
6
|
Correction du budget en tenant compte des amendements
|
DG et DGA
|
|
7
|
Approbation du budget d'ESOP Lalo
|
DG et DGA et les
actionnaires ayant les
voix
majoritaires
|
Source : Réalisés par les
auteurs
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