2.2.2- Exécution budgétaire
Cette partie du travail sera consacrée au processus
d'achat des biens et services. Mais avant tout nous allons illustrer par un
tableau les caractéristiques du système de gestion de
l'entreprise ESOP Lalo
Le système de gestion de l'entreprise ESOP Lalo est
constitué de deux (02) comptabilités distinctes : la
comptabilité générale et la comptabilité
budgétaire.
Le processus d'achat des biens et services
La politique d'achat des biens et services de l'entreprise
ESOP Lalo favorise la mise en place des procédés et des
structures qui permettent d'acquérir aisément les biens et
services. Elle lui garantit la continuité de l'approvisionnement au
meilleur coût possible en respectant les besoins exprimés et en
préservant la transparence nécessaire dans le processus
d'acquisition. En mettant en place des procédures pour l'achat des biens
et services, elle cherche à :
- Énoncer les principes sur lesquels il doit s'appuyer
pour effectuer ses achats - Séparer les fonctions incompatibles dans un
processus d'approvisionnement. - Responsabiliser les gestionnaires de la
politique d'achat.
- Réduire les risques liés au processus
d'acquisitions des biens et services.
Chaque année, l'entreprise procède à la
sélection des fournisseurs avec qui il entend passer les commandes.
Cette sélection est assurée par le Chargé du Service des
producteurs (CSP). Il a pour tâche principale de travailler avec les
producteurs principalement les riziculteurs et de retenir ceux qui sont en
groupement ou les coopératives. Le CSP se charge également de
l'acquisition des autres biens et services au sein de l'organisation. A la fin
des travaux de la commission, une liste des fournisseurs retenus est
établie.
Les achats des biens et services au sein d'ESOP Lalo, se font
sur le financement du budget annuel retenu. Quel que soit le type de
financement, le processus se déroule en deux phases : la première
phase est la phase administrative et la deuxième est la phase comptable.
La première phase prend en compte, l'engagement, la liquidation et
l'ordonnancement des dépenses relatives à l'acquisition des biens
et services au sein de l'entreprise. La deuxième phase comporte
exclusivement du paiement.
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DIAGNOSTIC DES DIFFICULTES BUDGETAIRES AU SEIN DE L'ENTREPRISE
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a) L'engagement
L'engagement est l'acte par lequel un organisme public ou
privé crée ou constate à son encontre une obligation de
laquelle résultera une charge. L'engagement ne peut être pris que
par le représentant qualifié de l'organisme agissant en vertu de
ses pouvoirs. A l'ESOP, la règle de la spécialité des
crédits est respectée, puisque les dépenses sont
engagées dans la limite des autorisations budgétaires de chaque
article et visées par le Directeur général (DG).
L'intérêt de cette première phase est d'empêcher les
dépassements des crédits et l'utilisation des crédits
destinés à une dépense donnée pour une autre.
b) La liquidation
La liquidation a pour objectif de vérifier la
réalité de la dette et d'arrêter le montant de la
dépense. Pour les dépenses de matériels, la liquidation
est matérialisée par l'apposition du cachet de liquidation
approuvée et signée par le DG.
c) L'ordonnancement
L'ordonnancement est l'acte administratif donnant,
conformément aux résultats de la liquidation, l'ordre de payer la
dette de l'organisme public. Il se concrétise par l'émission et
la signature du titre de paiement par l'ordonnateur. Cet acte, malgré
son importance, intervient, à l'instar des précédents
après que la dépense est déjà payée. Si la
certification est fausse, l'ordonnance l'est également. Lorsque le
contrôle de liquidation ne révèle aucune
irrégularité, la dépense subséquente est
ordonnée par le DG.
d) Le paiement
Le paiement est l'acte par lequel l'organisme se libère
de sa dette. Sous réserve des exceptions prévues par les lois ou
règlements, les paiements ne peuvent intervenir avant, soit
l'échéance de la dette, soit l'exécution du service, soit
après son report au budget de l'exercice à venir. Dans le cas
favorable, le titre de paiement correspondant est visé
définitivement par le DG. Cet acte est posé après qu'il y
ait précédemment vérifiée la validité de la
créance, l'assignation de la dépense et les calculs de
liquidation. Après cette opération, le directeur
général donne l'ordre de payer le fournisseur. Le paiement
s'exécute par le secrétaire comptable et par l'écriture
montrant l'éteinte de la dette fournisseur contre la sortie du flux
monétaire (la trésorerie).
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2.2.3.1- Contrôle budgétaire
Le contrôle budgétaire est une confrontation
budgétaire périodique des donnés préétablies
figurants dans le budget et les réalisations en vue de mettre en
évidence les écarts. Ces derniers seront
interprétés afin d'adopter des mesures correctives. Ce
contrôle est fait surtout par le DG lui-même accompagné
souvent par le comptable.
Le contrôle budgétaire se réalise par :
- le suivi des consommations et des disponibilités des
crédits par compte limitatif et par centre de responsabilité
- le respect des procédures budgétaires
- la détermination des écarts entre les
réalisations et les prévisions budgétaires en vue
des actions correctives.
Au total la procédure de traitement des dépenses
budgétaire appliqué dans les représentations de
l'entreprise est longue. Le contrôle se fait trois fois dans
l'année et commence toujours l'inventaire permanent. Il est toujours
lieu dans le mois de juin, de septembre et pour finir dans le mois de
décembre. Ce modèle permet de suivre de très près
l'exécution du budget, mais son application dans l'entité ESOP
Lalo ne rassure pas seul un bon contrôle budgétaire car cette
fonction devrait être à la charge d'un autre personnel en dehors
du DG qui, a toujours son calendrier surchargé.
2.2.3.2-Les outils de contrôle de gestion
utilisé dans l'entreprise.
Une bonne conception du contrôle de gestion peut
influencer positivement son application au sein d'une organisation. ESOP Lalo
utilise dans sa pratique de contrôle de gestion deux outils que sont : la
comptabilité analytique et le budget
a- La comptabilité analytique
Elle est tenue par le Chargé à la Transformation
et accompagné par le comptable qui peut décliner dans une triple
direction l'information qu'elle fournit : analyse globale de l'activité,
analyse des produits et des segments d'activité et analyse des
unités organisationnelles. Elle a ainsi notamment pour objectif de
calculer les coûts et de déterminer les marges ainsi que le
résultat analytique par type de produit ou activité.
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b- Le budget
Le suivi de la procédure d'élaboration du budget
est l'une des activités accomplies par les quatre départements de
l'organisation. Il s'agit de la direction du DG, celle du DGA ou CSP, celle CT
et la direction du secrétaire comptable.
La préparation du budget, sous la supervision du DG et
se fait selon la procédure suivante.
Le budget global de l'entreprise ainsi élaboré
comprend deux sections : un budget d'investissement et un budget de
fonctionnement selon les orientations budgétaires.
Le budget de l'année N est impérativement
établi en année N-1 dans le mois de décembre. Il est
élaboré par le DG et le DGA et est adopté puis
approuvé au conseil des actionnaires dans le premier mois de
l'année N. L'exécution du budget au sein d'ESOP Lalo s'analyse
par l'exécution des dépenses et produits par les chefs
départements. Le contrôle budgétaire étant l'un des
outils privilégiés du contrôle de gestion est assuré
par le DG accompagné par le DGA. Cependant, il n'y a pas une base de
données informatisée de contrôle budgétaire
permettant d'informer les autorités au fur et à mesure du
degré d'avancement réel des activités prévues.
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