Paragraphe 2 : proposition de suggestions et de
recommandations
Il sera formulé ici, de fait part à
l'organisation ESOP des actions à entreprendre et les dispositions de
méthodes pour un meilleur système budgétaire. Elles visent
non seulement à rendre plus performants certains éléments
du système, mais aussi à inciter les responsables à plus
de rigueur dans l'exécution et le contrôle.
ESOP Lalo doit en premier lieu d'établir son manuel de
procédure qui est un document incontournable pour toute entreprise
décrivant la vie en générale au sein de celle-ci. Elle a
le devoir de pouvoir prendre par une réorganisation de la division des
tâches et de préparation du budget existant tant sur le plan
structurel que fonctionnel. Cette réorganisation prendre en compte des
responsables de chaque département et d'introduire le Chef Service du
Budget et de la Comptabilité, d'un Contrôleur de Gestion et
quelques agents ayant des compétences en matière de gestion, de
marketing et de management. Cette Division pour permettre une
élaboration budgétaire idoine. Elle devra procéder
à un suivi strict et rigoureux des différentes étapes du
processus de planification à savoir :
? l'étude diagnostique et la définition de la
finalité de la structure et ses politiques ;
? l'étude de l'environnement (surtout de perception des
recettes) et son évolution imprévisible ;
? la fixation des objectifs et choix des stratégies et
la programmation des actions ou planification opérationnelle.
A partir de cette procédure, elle pourra assurer une
bonne coordination des activités budgétaires et alléger la
tâche au DG. Ainsi les responsables pourront avoir une vue globale de
chacune des activités à effectuer au cours de l'année,
leur coût et leur réalisation.
Par suite, les responsables de l'entreprise ESOP doivent
procéder à l'établissement d'un calendrier
budgétaire et d'un tableau de bord des procédures
budgétaires afin de combler le vide observé à ce niveau.
Ce tableau sera mis au point par le Contrôleur de Gestion et devra
contenir les instructions et les renseignements nécessaires à
l'établissement du budget au
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niveau de chaque section, de chaque service et de chaque
direction ainsi que la description des postes de tous les services de la
compagnie.
ESOP Lalo doit procéder alors à la tenue d'une
réunion de coordination pour discuter des projets de budget et
préparer chacun des chefs à informer ses collaborateurs et de
chercher à collecter les informations financières et
budgétaires des autres ESOP de la sous-région afin de
procéder à une comparaison pour finir par prendre des
décisions stratégiques.
ESOP Lalo doit prendre des mesures pour réduire les
dépenses. De ce fait, elle peut créer une ligne budgétaire
pour la réalisation des imprévus. Elle doit veiller
néanmoins à ce que ces dépenses soient effectuées
dans la limite de fonds prévus. Elle doit également prendre des
mesures nécessaires pour encourager et motiver les personnels de
respecter certaines limites budgétaires (augmentation de salaire, octroi
de primes et indemnités) et de procéder à la formation des
personnels à la stratégie propice à l'exécution des
tâches dans les délais exigés.
Il serait aussi souhaitable que certaines dépenses
soient particulièrement suivies notamment les dépenses dont les
montants réels excèdent considérablement les
prévisions.
Que l'entité permet au Contrôleur de Gestion de
pouvoir suivre correctement l'exécution du budget dans les sections, les
services et de ce fait, amener le personnel à mieux s'occuper des
tâches qui sont les siennes. Il en résultera alors une prise de
conscience de la part de chaque responsable et une amélioration des
rendements de ladite organisation.
Il faut noter également l'utilisation de tableaux de
bord sera d'un grand recours pour le contrôle budgétaire. A cet
effet, le Contrôleur de Gestion devra établir une liste des points
clés de décisions de chacun des responsables pour choisir les
indicateurs caractéristiques des tableaux de bord qu'il aura à
élaborer. Ces tableaux de bord doivent être mis à jour le
plus fréquemment possible (de préférence de façon
hebdomadaire). Les informations fournies par les tableaux de bord doivent
être expressives et succinctes pour faciliter la lecture et la
compréhension.
Outre le tableau de bord, d'autres outils peuvent être
utilisés pour assurer un meilleur suivi dans l'entité. Il s'agit
de la mensualisation budgétaire et du contrôle budgétaire
spécifique et intégré.
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Les mesures ainsi proposées ne pourront être
pleinement efficaces que si certaines conditions sont réunies.
Au vue de ce qui a été suggéré, on
peut compléter les recommandations par les suivantes :
- revoir leur manière de fixer le prix de vente des
biens et services en fonction du coût de production et aussi bien du prix
du marché des biens similaires importés et vendus sur le
territoire national pour pouvoir faire face à â concurrence ;
- séparer le poste du contrôleur de gestion de
celui du directeur général qui a tout son calendrier
surchargé ;
- revaloriser leur marketing en général sans
oublier de mettre accent sur la publicité ;
- mettre plus de sérieux dans l'exécution du
budget et d'approfondir le contrôle budgétaire ;
- revoir l'estimation des prévisions au cours de
l'élaboration du budget prévisionnel afin les sous et
surévaluations des montants des différents postes.
De tout ce précède, l'application de toutes ces
recommandations et suggestions fera d'ESOP Lalo d'être à l'abri
des différentes difficultés rencontrées et la permet
d'atteindre des objectifs fixés et l'atteinte des finalités
définies.
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