Tableau 3 : Objectifs du
contrôle interne appliqué au cycle de trésorerie
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Fonctions
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Objectifs du contrôle interne
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Risques
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1. Etablissement des prévisions de trésorerie
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Les procédures mises en place par la
société doivent donner l'assurance que les opérations
relatives à la trésorerie sont rapidement et correctement
enregistrées par les services comptables et tous les mouvements non
autorisés sont rapidement portés à l'attention de la
Direction Générale.
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Mauvaise maîtrise de la trésorerie,
appréhension tardive des « impasses » de
trésorerie.
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2. Encaissements, Décaissements
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Les procédures mises en place doivent donner
l'assurance que :
§ Les encaissements sont enregistrés rapidement et
de manière exhaustive ;
§ Les encaissements sont autorisés par la
Direction Générale ;
§ Les risques de détournements de recette sont
nuls ou minimes.
Les procédures appliquées par l'entreprise
doivent donner l'assurance que :
§ Les paiements sont enregistrés rapidement et de
manière exhaustive ;
§ Les paiements sont autorisés par la Direction
Générale ;
§ Les risques de détournements (par majoration
frauduleuses des paiements ou par création de documents de paiement de
dépenses fictives) sont nuls ou minimes.
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-Détournements d'encaissements ou de
détournements par création de dépenses fictives.
-Difficulté d'assurer un contrôle
correct des caisses.
-Difficulté d'exercer un contrôle
séquentiel des pièces de caisses.
-Détournement des encaisses significatives
détenues par le caissier.
-Existence de bons de caisses non régularisés
correspondant à des prêts déguisés.
-Détournement des encaissements clients et de
falsification des comptes clients concernés.
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3. Contrôle des avoirs en banque et en caisse
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Les procédures appliquées par la
société doivent garantir :
§ L'existence d'un système de contrôle
périodique des existants en caisse ;
§ La mise en place d'un système de rapprochement
périodique des journaux de banque avec les extraits bancaires
(état de rapprochement) ;
§ La tenue périodique de ces travaux de rapprochement
par un responsable désigné par la Direction
Générale.
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-Détournements de caisse non
détectés ;
-Collusion entre les responsables de caisse et les
contrôleurs ;
-Détournements d'avoirs en banque et falsification des
états de rapprochement bancaires.
Maintien dans les états de rapprochement bancaires de
montants significatifs en suspens au détriment de la trésorerie
réelle de l'entreprise.
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4. Comptabilisation des opérations de caisse et de
banque ;
Analyse et instruction des comptes de virements de fonds
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Les procédures mise en place doivent donner l'assurance
que les comptes traduisant les dépôts retraits de fonds sont
régulièrement analysés et justifiés et que tout
dépôt retrait non autorisé ou anormal est rapidement
détecté.
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-Inexactitude, à un moment donné des soldes
comptables des comptes de caisse et banque, empêchant de ce fait
l'exercice d'un contrôle correct.
-Détournements de montants retirés de la caisse
ou de la banque pour alimenter théoriquement d'autres comptes de
trésorerie.
-Risque de falsification des justifications des comptes de
virements des fonds par les auteurs du détournement.
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Source: Christian GANGA
1.3. Eléments constitutifs de la fonction
trésorerie
La trésorerie qui est au centre des autres fonctions de
l'entreprise est la résultante de tous les flux financiers de
l'entreprise. Deux grandes missions définissent la fonction
trésorerie selon HUBERT :
-la gestion des liquidités qui
consiste à respecter la contrainte de solvabilité de l'entreprise
et se gère à long et à court terme, au jour le jour de
façon opérationnelle. A ce niveau, le trésorier veille
à l'existence d'une encaisse importante pour faire face aux
paiements.
-la gestion des risques financiers qui
consiste essentiellement en la couverture des risques de taux et des risques de
change afin d'éviter qu'ils soient excessifs et nuire à la
rentabilité de l'entreprise.
POLONIATO (1997 :137) vient compléter la
définition d'HUBERT en disant qu'en plus des risques de taux et les
risques de change il y a d'autres risques tels que les risques de signature,
les risques par défaut, les risques de contrepartie, les risques fiscaux
et les risques humains.
Tous ces risques doivent être maîtrisés par
le trésorier.
La gestion de trésorerie est devenue indispensable dans
toute entreprise, grande ou petite.
Elle permet de surveiller le risque d'insolvabilité de
l'entreprise et de mieux négocier les financements à court terme
indispensables. Pour cela, le trésorier doit mettre en place des outils
et méthodes de contrôle interne qui lui permettent de
maîtriser en temps réel les incertitudes liées à la
date de réalisation des opérations débitrices ou
créditrices qui alimentent les soldes bancaires. Nous aurons à
nous intéresser dans la suite de nos travaux à la gestion de
liquidités qui se traduit de façon opérationnelle à
travers plusieurs fonctions (BARRY, 2004) :
Ø Fonction de Budgétisation- Estimation des
niveaux d'encaisses;
Ø Fonction encaissement;
Ø Fonction décaissement;
Ø Fonction gestion des comptes banques;
Ø Fonction recouvrement;
Ø Fonction gestion des conditions bancaires ...
a. Fonction de Budgétisation - Estimation des niveaux
d'encaisses.
Selon SION, le budget de trésorerie a pour fonction
« d'évaluer le besoin de financement de l'entreprise, de
négocier les lignes de crédits à court terme
nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise, de vérifier la
capacité de la trésorerie à absorber les actions
prévues et de calculer les frais ou produits financiers à court
terme ».
BARRY (2004: 185) améliore cette définition en
stipulant que la fonction trésorerie regroupe toutes les tâches
d'établissement du budget de trésorerie permettant d'estimer a
priori les niveaux d'encaisses et, le cas échéant les besoins en
découverts et crédits à court terme nécessaires
pour éviter les crises de trésorerie.
Il est exprimé principalement en termes financiers
(prévisions), mais il incorpore souvent beaucoup de mesures
quantitatives non financières. Le budget de trésorerie
répond à deux impératifs :
Ø s'assurer d'un équilibre mensuel entre
encaissements et décaissements, en vue de mettre en place, de
façon préventive, des moyens de financement nécessaires
à court terme en cas de besoin de liquidités pour un ou des mois
donnés;
Ø connaître le solde de fin de période
budgétaire des comptes de tiers et d'encaisse, tels qu'ils figureront
dans le bilan prévisionnel.
Nous pouvons alors affirmer que le budget de trésorerie
prévoit l'évolution de la trésorerie de l'année
suivante, mois par mois. Il est construit en fin d'exercice comptable à
partir des autres budgets déjà réalisés.
L'ajustement des entrées et sorties de liquidités afin de
prévenir les risques de cessation de paiements ou les excédents
inutiles est l'objet du budget de trésorerie.
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