CHAPITRE IV : Gestion de la supply Chain
(opération d'achat du riz à l'international)
Ce traitement permet de gérer tous les liens entre
l'entreprise et son fournisseur par une gestion complète de
l'administration des achats. C'est une technique qui permet à la
société de suivre l'évolution d'une opération
d'importation depuis l'appel d'offre jusqu'à la distribution du riz
ainsi commandé.
Sous cet effet, le service commercial prend la charge
d'effectuer toutes les opérations nécessaires permettant le
lancement de la commande. Il assure la fonction d'achat dont son objectif est
de mettre à la disposition des clients internes l'Onicor la
quantité du riz commandé de l'extérieur dans les
meilleures conditions de prix, de délais, de qualités et de
services requis pour la société. Le processus débute avec
la détermination des besoins d'approvisionnement formalisée dans
le cahier des charges d'expression des besoins. Cela consiste à
évaluer le marché faisant des enquêtes sur
l'évolution des stocks dans les magasins de ses clients. Car l'Onicor ne
possède pas un magasin de stockage. Faisant ces inventaires
extracomptables consistant à savoir le niveau de stock final de chaque
magasin et arrivant à la quantité que l'Onicor qualifie de stock
de sécurité et qu'il doit envisager un
réapprovisionnement. Cette quantité est fixée à
2000 tonnes dans les dépôts des commerçants attributaires.
Une fois cette quantité atteint, le service commercial et en particulier
son service d'achat entame le processus d'achat (procédure de la
commande) en distribuant des imprimés demandant aux clients d'exprimer
leur besoin dans la quantité du riz dont ils souhaitent commander. Ces
imprimés dûment remplis et signés par ces
commerçants expliquent leur intention d'achat. Après la collecte
de ces dernières, le service commercial les envoie à la BIC
(détenteur du monopole) ou à l'EXIM BANK (nouvelle concurrent),
pour examen et c'est à l'une de ceux derniers d'envoyer par la suite une
liste à l'Onicor dans laquelle figure le prénom et nom du client,
la quantité demandée et attribuée. C'est à l'issue
de cela que le responsable commercial rédige une demande d'achat ( appel
d'offre) assortie d'un cahier des charges dans lequel il précise :
- la quantité à commander ;
- le type et la qualité et les délais de livraison
souhaités ; - l'enveloppe budgétaire prévue.
Section1 : Procédure de la commande
L'Onicor pour réaliser une opération d'achat, suit
une procédure qui peut s'avérer à la fois externe et
interne.
1.1. La procédure externe
Elle représente les démarches suivies par la
société dans la réalisation d'une opération
d'importation. Elle est un moyen de prise de contact avec ses clients internes
dont les commerçants attributaires et ses fournisseurs
extérieurs. Elle se caractérise par l'établissement de
bulletin de commande ou d'engagement de ses clients, du contrat commercial, de
l'appel d'offre, de l'élaboration du contrat, de l'ouverture du
crédit documentaire et le chargement de la marchandise.
1.1.1. Le bulletin de commande irrévocable
La confirmation de la BIC/EXIM BANK des quantités
à financer pour chaque client, l'Onicor se permet d'établir les
bulletins de commande Irrévocables qui seront par la suite signé
par les clients envoyés à la banque qui doit financer
l'opération. Ces bulletins serviront d'engagement de la part des
commerçants en vers la banque et permettront l'ouverture de la lettre de
crédit par cette dernière en faveur de l'Onicor.
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