5. LA RESTRUCTURATION DOCUMENTAIRE
Le principal danger à éviter est de s'axer sur
les documents et de multiplier ceux-ci. N'oublions pas que le plus difficile
dans un document n'est pas de le créer mais de le tenir ensuite à
jour, sachant que s'il n'est pas à jour en permanence, il devient
inutile, voire dangereux... La tenue à jour est en outre fastidieuse et,
si le document n'est pas vraiment indispensable, c'est une perte de temps, dons
une non qualité (ce temps aurait pu être utilisé plus
utilement).
Il faut donc se limiter aux documents indispensables. Pour
cela, il est bon de commencer par définir une architecture documentaire,
permettant ensuite d'intégrer les différents documents, puis de
se limiter aux consignes nécessaires pour que les travaux se
déroulent bien.
Certaine entreprise ont mis en place des bases documentaires
séparées pour les formulaires, procédures, instructions,
réglementations..., quand le tout n'est pas structuré par rapport
aux rubriques de la norme. Cette méthode est peu propice à
l'appropriation des différents documents par les services, à
cause de leur dispersion. La gestion de la documentation qualité doit
alors être assurée par le responsable qualité, ce qui est
aussi peu favorable à l'appropriation et ne permet pas des mises
à jour rapides.
On doit profiter de l'approche processus pour regrouper tous
les documents par processus. Par exemple, toutes les méthodes relatives
aux achats seront incluses dans la liais achats.
L'objectif est d'y retrouver toutes les consignes utiles pour
les acteurs et d'en donner la gestion au responsable hiérarchique
concerné (ici le responsable des achats). Il est en effet logique que ce
responsable soit aussi responsable de son organisation et de ses
méthodes.
C'est une des seules solutions pour que la documentation soit
réellement intégrée dans le fonctionnement des
services.
Une bonne méthode est de rédiger pour chaque
processus une « note chapeau » (ou note de processus) qui
reprend l'enchaînement global des activités et regroupe ou se
réfère à l'ensemble des consignes. La « liasse
de processus »8 est alors composée de cette note et des
instruments et formulaires associées.
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Les règles d'or
La <<liasse processus>> doit
contenir tous les documents utiles pour réaliser le
processus.
Chaque document doit contenir toutes les
informations sur le sujet traité
Chaque information ne doit être que
dans un seul document
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Cette architecture documentaire a de nombreux
avantages :
· Elle rassemble des documents jusqu'ici
généralement épars et dont les opérateurs ont un
besoin courant. Le tout est plus facile à utiliser mais aussi à
gérer en cas de modification.
· L'ensemble est facilement évolutif car il colle
bien aux travaux et il n'y a pas de redondances d'informations, un seul
document est à modifier la fois.
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