4. LA MISE AU POINT DES PROCESSUS
Pour ce que me concerne, je suggère de créer des
groupes de projets par processus, avec le passage suivant :
4.1- Désigner le responsable du processus
(RP)
Son rôle est de devenir ensuite le coordonnateur
méthode du processus, avec pour mission d'optimiser toujours d'avantage
l'organisation de celui-ci. Ce peut être le responsable de
l'activité lui-même (dans le cas ou le processus est sous la
maîtrise d'oeuvre d'un service) ou la personne la mieux apte à
assurer ensuite une coordination. Il est déconseillé de donner au
responsable une autorité hiérarchique, afin qu'il n'ait pas une
double l'entreprise.
4.2- Le responsable de processus prépare un
premier avant-projet de déroulement amélioré du
processus
Pour cela il confirme le diagnostic, rencontre les
différents acteurs, consulte de la direction sur la les solutions
envisageables et étudie déjà la faisabilité de
celles-ci.
Avant de réunir le groupe de travail, il est en effet
utile d'avoir un premier projet concret qui pourra servir de base de
discussion. Il faut aussi que ce projet ait reçu au préalable
l'accord de la Direction de façon à ne pas être
désavoué par la suite.
Attention, il ne s'agit pas d'imposer directement les
conclusions, mais simplement d'avoir des bases de travail valables, permettant
de ne pas disperser dans tous les sens.
4.3- Le responsable de processus
Le responsable de processus réunit un groupe de travail
associant les différentes personnes participant au processus, en
associant aussi bien les responsables que les exécutants, dans trois
buts essentiels :
· Clarifier les objectifs et les enjeux globaux,
· Faire mieux comprendre à chacun les travaux et
les difficultés des autres,
· Prendre en compte les contraintes et les suggestions de
chacun.
Cette concentration est essentielle, car c'est elle (et non
documents...) qui permettent de décloisonner et de recréer un
esprit d'équipe. Elle constituât souvent le bénéfice
le plus important de la démarche. Il fait y consacrer le temps et des
efforts suffisants.
La forme de ce groupe de travail est libre. Il est
conseillé de limiter le nombre de réunions et de résoudre
les problèmes par des contacts directs avec ou entre les
intéressés.
L'objectif est d'aller vite et bien, en restant attentif aux
personnes de façon à éviter les blocages et à
trouver les meilleurs compromis. On n'atteindra pas toujours les objectifs
d'amélioration, on devra se limiter au possible.
4.4- Expérimenter la mise en oeuvre
L'organisation est en effets une science complexe et on ne
peut jamais être sur des résultats. De très bonnes
idées peuvent achopper sur des détails ou sur des
résistances lorsqu'elles passent de la théorie au terrain. Il
faut donc suivre attentivement et résoudre les problèmes de mise
en place.
Il est conseillé de mettre bien en évidence les
améliorations apportées et de communiquer en interne. Il est en
effet important de montrer l'efficacité de ces actions, voire de
recomposer les meilleurs.
L'action est terminée lorsque le processus fonctionne
bien (ou du moins de façon améliorée, conformément
aux objectifs fixés).
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