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Analyse de l'impact du système de suivi et évaluation des projets/programmes : cas de l'ANPEJ


par Mmadi HOUSSEINE
Hautes Etudes de Coaching et de Management (HECM) de Dakar - Master 2 en Gestion de Projets 2018
  

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PREMIERE PARTIE : APPROCHE THEORIQUE ET METHODOLOGIQUE

CHAPITRE I : APPROCHE THEORIQUE

SECTION 1 : Revue de la littérature

Bien que les termes « suivi et évaluation » tendent à être utilisés ensemble, comme s'il ne s'agissait que d'une seule et même chose, le suivi et l'évaluation sont en fait deux séries bien distinctes d'activités organisationnelles, reliées mais non identiques.

La présente revue de littérature portera sur les concepts suivants: Projet, Programme, Suivi, Evaluation, Suivie-Evaluation, Système de suivi-évaluation et indicateurs de performance.

Pour Jolivet (2003), le mot projet a deux sens différents : le chemin (l'action de projeter = jeter en avant) et le point d'arrivé (l'objet du projet, par exemple, le produit).

Le chemin : Un chemin se définit comme une démarche spécifique, qui permet de structurer par étapes successives une réalité à venir incertaine.

L'objet : Un projet c'est un investissement (matériel et/ou immatériel) destiné à créer plus de valeur pour l'entreprise, le client, les acteurs projets et autres parties prenantes, tant sur le plan économique, technique que humain.

Selon le groupe canadien MDS (2008), un projet est un ensemble d'activités interdépendantes menant à la réalisation d'un produit ou d'un produit extrant tangible ou intangible.

Le guide de l'analyse coût-avantages (fonds structurels-FEDER, Fonds de cohésion et ISPA) des projets d'investissement (2003), donne la définition suivante du projet : « activité d'investissement pour laquelle des ressources sont dépensées (les coûts) en vue de créer des actifs permettant de produire des avantages durant une période de temps prolongée, et possédant logiquement une unité de programmation, de financement et de mise en oeuvre. Un projet constitue donc une activité définie, avec un point de départ et un point d'arrivée spécifique, visant à atteindre un objectif précis. On peut également l'envisager comme le plus petit élément opérationnel préparé et mis en oeuvre comme entité distincte dans un plan ou programme national. Un projet peut produire des avantages pouvant être évalués en termes monétaires ou il peut produire des avantages intangible ».

Selon le groupe canadien MDS (2008), un programme est un ensemble de projets dont les buts convergent vers un objectif global commun.

Bien que les termes « suivi et évaluation » tendent à être utilisés ensemble, comme s'il ne s'agissait que d'une seule et même chose, le suivi et l'évaluation sont en fait deux séries bien distinctes organisationnelles, reliées, mais non identiques.

La banque mondiale 2008 nous montre que le suivi comme étant un processus continu de collecte et d'analyse d'information, pour apprécier comment un projet est mis en oeuvre, en comparant les résultats obtenus aux performances attendus.

Pour le PNUD 2008 le suivi est un processus itératif de collecte d'analyse d'information pour mesurer les progrès d'un projet au regard des résultats attendus il fournit donc aux gestionnaires un retour d'information régulier qui peut aider à déterminer si l'avancement du projet est conforme à la programmation

Pour Casley et Kumar 1987 assimile le suivi à une estimation continue du fonctionnement des éléments du projet dans le contexte de calendriers d'exécution et de l'emploi des apports par les populations visées en fonction des prévisions établies au moment de la conception. C'est une activité interne du projet, un élément essentiel d'une bonne gestion, qui par conséquent fait partie intégrante de la gestion quotidienne.

Selon Janet Shapiro, le suivi est la collecte et l'analyse systématique des informations au fur et à mesure de la progression d'un projet. Le but est d'améliorer la rentabilité et l'efficacité d'un projet ou d'une organisation. Il est basé sur des objectifs établis et des activités planifiées durant la phase de planification du travail. Il aide à garder le travail sur la bonne voie et permet de faire savoir à la direction si les choses se passent mal. S'il est fait correctement, c'est un outil inestimable dans une bonne administration, et fourni une base utile pour l'évaluation. Il vous permet de savoir si les ressources que vous utilisez sont suffisantes et sont utilisées comme elles le devraient, si votre capacité est suffisante et appropriée, et si vous faites ce qui a été planifié.

A propos du Comité d'Assistance au Développement (CAD), le suivi se définit également comme un : « processus continu de collecte systématique continu de collecte systématique d'informations, selon les indicateurs choisis, pour fournir aux gestionnaires et aux parties prenantes d'une action de développement en cours, des éléments sur les progrès réalisés, les objectifs atteints et l'utilisation des fonds alloués».

Pour cela, il existe plusieurs types de suivi en Management de projets mais, leur regroupement fait ressortir deux grandes catégories à savoir le suivi des réalisations et le suivi du déroulement (Verrière, 2002).

Le suivi des réalisations consiste à vérifier dans quelle mesure les ressources du projet sont employées en se référant au budget alloué et au calendrier prévu. Il vise également à savoir si les résultats sont obtenus dans les délais et s'ils tiennent compte de l'efficacité et de l'efficience dans la gestion. Ce type de suivi cherche également à identifier les problèmes et à les corriger immédiatement.

Le suivi des réalisations est lui-même subdivisé en trois catégories de suivi à savoir: le suivi des délais, des coûts et le suivi des aspects physiques (Fofana, 2008).

· Le suivi des délais

Le suivi des délais consiste à veiller à ce que l'ensemble des activités du projet soient réalisés à temps, dans les délais impartis et selon le calendrier prévu. Son objectif principal est de mesurer les écarts (lorsqu'ils se produisent) entre les délais réels et ceux planifiés, et d'essayer d'y apporter des explications aussi bien sur les causes que sur les conséquences que cela pourraient avoir sur le début et l'achèvement des autres activités.

· Le suivi des coûts

Le suivi des coûts sert à vérifier si l'exécution des activités du projet est réalisée en suivant la ligne budgétaire qui avait été prévue. Il permet de comparer tout au long de l'exécution du projet, les coûts effectifs avec les coûts prévus et relever les écarts à l'attention des décideurs, expliquer les causes et proposer des mesures correctives pour éviter ainsi tout dérapage de coûts (Oger, 2009).

· Le suivi des aspects physiques

Pour ce qui est du suivi des aspects physiques, il s'occupe de l'état d'avancement des réalisations physiques du projet. Il couvre trois aspects essentiels à savoir: le suivi des ressources, le suivi des approvisionnements et le suivi de la conformité physique des réalisations (Fofana, 2008).

- Le suivi des ressources

Le suivi des ressources concerne l'élaboration et le suivi des procédures de mise en oeuvre qui utilisent de façon optimale les ressources disponibles. Son rôle principal est de veiller au planning d'utilisation des ressources, de dénoncer le cas échéant et à temps toutes les déviances et les erreurs de gestion constatées et ceci par comparaison au planning initial.

- Le suivi de la conformité physique des réalisations

Le suivi de la conformité physique des réalisations cherche à vérifier et s'assurer que l'exécution du projet s'effectue suivant les règles de l'art, tout en respectant scrupuleusement ce qui avait été prévu dans le cahier de charge, en conformité avec les normes de qualité.

- Le suivi des approvisionnements

Le suivi des approvisionnements enfin permet de vérifier que tout les intrants nécessaires à la réalisation sont fournis et mis à la disposition du projet en quantité suffisante, en qualité et suivant le niveau de coûts prévu tout au long de son exécution du projet.

L'efficacité et la crédibilité du suivi des réalisations dépendent de la fiabilité et de la pertinence des informations fournies par le système d'information mis en place dans le cadre du projet; cela dépend également de la pertinence des indicateurs choisis. Ce problème de crédibilité se pose avec une plus grande acuité lorsque le processus de traitement de l'information est manuel.

Le suivi des coûts pose le problème de la pertinence des prévisions budgétaires. Certain auteurs demandent de s'appuyer sur les projets similaires qui ont été réalisés dans le passé pour estimer les réalisations à venir, d'autres par contre pensent qu'il faudrait s'appuyer sur la situation présente pour pouvoir évaluer les coûts à venir. Un troisième courant qui se situe au milieu de cette logique pense qu'il faudrait utiliser les informations provenant des projets similaires passés, ajouté aux informations provenant de la situation présente pour effectuer une bonne estimation des coûts prévisionnels (Oger, 2009).

Si le suivi des réalisations donne la possibilité au manager de projet de s'assurer que les délais des activités sont respectés, les coûts sont maîtrisés et les aspects physiques sont bien gérés, il ne permet pas d'avoir une visibilité sur le déroulement, avec une analyse critique des outils et méthodes utilisés, ainsi que de la fiabilité et de la pertinence de l'information obtenue. Il est donc nécessaire d'envisager la mise en place d'un système de suivi du déroulement du projet.

Le suivi du déroulement permet d'examiner et de vérifier le degré d'efficacité des méthodes et outils utilisés dans le suivi de la réalisation du projet. En effet, pour assurer un bon suivi, il faut que les méthodes et outils utilisés permettent de collecter et de générer une information pertinente, capable d'éclairer les décideurs dans leur processus décisionnel.

Le suivi du déroulement étudie également l'attitude des bénéficiaires tout au long du projet, ainsi que la qualité du produit et /ou du service fourni(s), il est aussi question de voir comment l'environnement externe affecte la mise en oeuvre normale du projet. En effet selon Casley et Kumar (1987), le suivi des réactions des bénéficiaires est la clé de réussite de tout le suivi d'un projet. Au fur et à mesure que l'on évolue dans l'exécution du projet, la réaction des bénéficiaires contribue à intensifier la demande dont les services fournis font l'objet, soit à rendre ces services de plus en plus inutiles. Si les attentes des bénéficiaires ne concordent pas avec les raisons d'être du projet, cela montre que l'exécution du projet n'évolue pas dans le sens de l'atteinte des objectifs développementaux

Nous retiendrons ainsi que le but du suivi consiste à suivre les progrès réalisés par rapport aux plans établis, et vérifier leur conformité avec les normes établies. Il est basé sur des objectifs établis et des activités prévues durant la phase de planification du travail. Il aide à garder le travail sur la bonne voie, et permet de faire savoir à la direction si les choses se passent mal ou bien.

Il existe un grand nombre de définitions de l'évaluation, cela traduit la réalité qui lui permet d'avoir une grande diversité de démarche.  L'évaluation a un sens assez large. Elle englobe les examens périodiques auxquels procède l'équipe de direction, tout comme des interventions à appellation précise effectuées à des dates fixes, comme l'évaluation à mi-parcours, l'évaluation terminale et l'évaluation rétrospective  (Casley et Kumar, 1987).

Par contre, la Banque mondiale (2008) définit l'évaluation comme étant « une mesure, aussi systématique et objective que possible, des résultats d'un projet, d'un programme ou d'une politique en vue de déterminer sa pertinence, et sa cohérence, l'efficience de sa mise en oeuvre, son efficacité et son impact ainsi que la pérennité des effets obtenus ».

Enfin pour Neu D. (2001),« évaluer, c'est apprécier la qualité pour faciliter la décision ».

Egon G. Gub a et Yvonna S. Lincoln ont défini l'évaluation « comme étant le processus de description d'une évaluant (l'entité évaluée) et d'appréciation de son mérite et de sa valeur". Le mérite est la qualité inhérente à un objet, alors que la valeur se rapporte à l'utilité relative que celui-ci a pour quelqu'un dans un contexte particulier » Daniel L. Stufflebeam a défini l'évaluation comme « le processus de délinéation, d'obtention et de fourniture d'informations utiles pour opérer un choix entre différentes solutions».

Janet Shapiro disait, l'évaluation est la comparaison entre l'effet réel du projet et le plan stratégique sur lequel vous vous êtes mis d'accord. Elle se rapporte à ce que vous aviez entrepris de faire, ce que vous avez accompli et la façon dont vous avez mené à bien vos activités.

« L'évaluation est un ensemble de méthodes, de techniques et de qualités de perspicacité permettant de déterminer si un service offert à des personnes est nécessaire et susceptible d'être utilisé, s'il est dispensé de la façon prévue et s'il est effectivement utile aux personnes ».

(Posavac et Carey, 1980).

Selon CAD, l'évaluation se définit également comme une appréciation systématique et objective d'un projet, d'un programme ou d'une politique, encours ou terminé, de sa conception, de sa mise en oeuvre et de ses résultats. Le but est de déterminer la pertinence et l'accomplissement des objectifs, l'efficience en matière de développement, l'efficacité, l'impact et la durabilité. Une évaluation devrait fournir des informations crédibles et utiles permettant d'intégrer les leçons de l'expérience dans le processus de décision des bénéficiaires et des bailleurs des fonds. Le terme « évaluation» désigne également un processus aussi systématique et objectif que possible par lequel on détermine la valeur et la portée d'une action de développement projetée, en cours ou achevée.

Pour l'AFITEP, « l'évaluation est une appréciation aussi systématique et objective que possible de la pertinence, de l'efficacité, de l'efficience, de l'impact et de la viabilité d'une action par rapport à ces objectifs ». (Dictionnaire de management de projet, AFITEP, Afnor éditions, 2010, Page 109.)

Selon l'Organisation de Coopération et de Développement Economiques (OCDE), l'évaluation est aussi une appréciation systématique et objective d'un projet, d'un programme ou d'une politique, en cours ou terminé, de sa conception, de sa mise en oeuvre et de ses résultats en vue de déterminer la pertinence et l'accomplissement des objectifs, l'efficience en matière de développement, l'efficacité, l'impact et la durabilité. Une évaluation devrait fournir des informations crédibles et utiles permettant d'intégrer les leçons de l'expérience dans le processus de décision des bénéficiaires et des bailleurs de fonds.

Selon la charte de l'évaluation de la Société Française de l'Evaluation (SFE), l'évaluation prend en compte de façon raisonnée les différents intérêts en présence et recueille la diversité des points de vue pertinents sur l'action évaluée, qu'ils émanent d'acteurs, d'experts ou de toute autre personne concernée.

Ces définitions prises individuellement restent incomplètes mais ensemble, elles traduisent avec une plus grande fidélité la réalité de l'évaluation dans sa pratique et sa finalité.

Les démarches évaluatives se distinguent par leurs rythmes et leurs fréquences. Selon (Neu, 2001), il existe quatre types de démarches évaluatives.

Dans le temps, cette demarche vise à vérifier et à modifier la stratégie d'une organisation, à orienter, poursuivre ou interrompre un partenariat, un projet ou un programme.

En effet, l'évaluation doit apprécier la qualité d'un projet, à un moment particulier de son déroulement, pour contribuer aux orientations d'un processus plus long et plus vaste (Verrière, 2002). On parle aussi d'évaluation « évènement » (Neu, 2001) qui a souvent besoin de s'appuyer sur des informations récoltées tout au long du déroulement du projet. Les évaluations « évènement » interviennent dans le projet à des rythmes différents et à des moments précis à savoir: avant, pendant, juste après ou longtemps après.

On distingue:

- l'évaluation ex ante  pour désigner les études préalables à la conception et au lancement du projet ;

- l'évaluation à mi-parcours qui permet de réajuster les stratégies de mise en oeuvre pour un bon déroulement et pour une atteinte des objectifs du projet ;

- l'évaluation finale qui généralement est réalisée juste après la fin du projet pour en faire le bilan et voir s'il ya lieu de le reconduire ;

- l'évaluation ex post qui correspond à des études réalisées plusieurs mois, voir plusieurs années après la fin du projet, pour mesurer ses effets sur la population bénéficiaire.

· Dans le jeu des acteurs

Plusieurs acteurs sont associés à la réalisation d'une évaluation parmi lesquels on retrouve le maître d'oeuvre qui est l'organisation pour qui l'évaluation est réalisée, le maître d'ouvrage qui est celui ou l'organisation qui réalise l'évaluation, les bénéficiaires et les autres partenaires (Etat, bailleurs de fonds...).

· Dans le type de démarche induite

Le type de démarche dépend généralement de l'objet à évaluer. C'est ainsi que chaque famille d'objet renvoie à des ensembles d'outils et de méthodes très modelés par des démarches parfois très normées (Neu, 2001).

· Dans leur rôle d'aide à la décision

Une évaluation doit contribuer à éclairer le gestionnaire dans sa prise de décision. Il s'agit de tirer des leçons du processus de gestion du projet mis en oeuvre dans le passé et de guider les actions ultérieures par des propositions pertinentes, pour éclairer les décisions qui doivent être prises en compte dans un champ bien délimité à l'avance (Bergeron, 2008).

Suivant la finalité de l'évaluation on distingue deux types: l'évaluation formative et l'évaluation sommative (Bergeron 2008).

· L'évaluation formative

L'évaluation formative vise à améliorer le fonctionnement d'un projet, d'un programme où d'une politique existante. Cela dit, elle est effectuée durant la mise en en oeuvre du projet et correspond à l'évaluation en cours ou à mi-parcours. Cette évaluation associe acteurs et operateurs, qui vont se former durant l'évaluation pour ensuite orienter le cours du projet si nécessaire. Cependant, cette évaluation peut-être réalisée aussi bien par l'équipe de suivi évaluation interne au projet que par une équipe d'évaluation externe. Lorsque l'évaluation est mis en oeuvre par l'équipe de suivi évaluation interne au projet, les conclusions de l'étude courent le risque de ne pas avoir un point de vue neutre ou d'être l'influencées par la direction du projet, ce qui pourrait biaiser la prise de décision (Fofana, 2008). Ce type, d'évaluation reste limité car, il ne permet pas d'avoir une lisibilité claire des résultats et de l'impact du projet.

· L'évaluation sommative

L'évaluation sommative vient couvrir les limites observées dans l'évaluation formative. En effet, elle est effectuée pour évaluer les résultats des projets et programmes, ainsi que les effets générés. Ceci étant, elle est réalisée juste après, ou alors bien après la fin du projet. Dans le dernier cas, il s'agira de mesurer l'impact du projet sur les populations bénéficiaires.

Pour une bonne conduite des projets de développement, les évaluations formatives et sommatives restent complémentaires.

L'évaluation permet alors de tirer des enseignements sur les raisons et les facteurs explicatifs de l'atteinte ou de la non atteinte des objectifs d'une action ou d'un projet ; d'apprécier les retombées sur divers plans : économique, social, environnemental, institutionnel ... et de prendre des décisions sur la suite à donner à l'action ou au projet au point de l'orientation, de la stratégie d'intervention, etc.

Une évaluation devrait fournir des informations crédibles et utiles d'intégrer les leçons de l'expérience dans le processus de décision des bénéficiaires et des bailleurs de fonds. (OCDE, 2002).

Pour ADIAMBIOKOU J. (2007), « le suivi-évaluation est considéré comme un flux continu d'informations, une courroie de transmission d'informations en rapport avec les objectifs du projet et ses actions, un outil interne d'aide à la prise de décision à mettre à la disposition de chacun des responsables du projet ». Il doit permettre à l'équipe du projet de répondre aux questions suivantes : est-ce que tout se déroule comme prévu (suivi et exécution) et quel changement a-t-il induit dans la zone ?

Le suivi-évaluation doit répondre aux préoccupations suivantes :

· informer à temps les responsables du projet des anomalies ou distorsions survenues au cours de l'exécution des activités du projet et pour des décisions de correction ou de modification à prendre ;

· rendre compte des réalisations des projets à travers ses composantes ;

· apprécier les effets et impacts induits par le projet en rapport avec les réalisations du projet.

Pour JOLIVET. (2008), les dérapages et le dysfonctionnement dans le pilotage de projet résident entre autres dans le fait que : l'information circule mal et reste pour certains une source de pouvoir ; mais aussi que celui qui travaille sur le projet ne sait pas « à quoi cela sert » l'information ou pourquoi il faut la collecter.

Legros (2011) définit le suivi évaluation comme « une analyse des écarts, ainsi que les ajustements périodiques à envisager dans le déroulement du programme ». Il peut être considéré comme un passage du statique à un suivi plus actif comme processus continu d'évaluation, de réflexion, d'étude et d'alimentation / création des outils et d'adaptation des méthodes.

Ibrahim (2011) le système de suivi-évaluation est un mécanisme qui permet d'enregistrer au fur et à mesure les informations et les données nécessaires pour suivre l'évolution ou le progrès d'un projet.

D'après le Guide de S&E de Pseau, le suivi-évaluation consiste à recueillir des données sur l'état d'avancement du projet, puis à les analyser régulièrement afin d'en tirer des conclusions en termes de pilotage du projet : dans quelle mesure est-on en capacité d'atteindre les objectifs assignés au projet ? Y a-t-il lieu de modifier certaines activités ? Eventuellement, faut-il réorienter certains aspects du projet ? Etc.

S'agissant du guide pratique de S&E de FIDA, le système de suivi-évaluation, l'ensemble des procédures de collecte, de traitement, d'analyse d'informations et d'établissement des rapports auxquelles s'ajoutent l'ensemble des conditions et des compétences nécessaires pour que les résultats du S&E contribuent valablement au processus de prise de décision, de réflexion critique et de capitalisation.

Dans le guide de Verriere Veronique « suivi évaluation d'un projet de développement, démarche, dispositif, indicateurs »(2002. 86 Pages). Le suivi est une activité continue de collecte et de traitement d'informations. L'auteur nous fait comprendre son point de vue de la démarche de suivi pour un projet. Selon Verriere le suivi est une démarche de gestion et de connaissance approfondie, évolutive et critique de l'action en cours de réalisations.

Pour Degbeko (2007), le système de Suivi-Evaluation peut être défini comme un ensemble intégré qui englobe les processus de planification, de collecte systématique de données, d'analyse, d'exploitation, de synthèse, et de circulation de l'information, et qui prévoit les moyens et les compétences nécessaires pour mettre en oeuvre le système en vue d'améliorer la base de prise de décision dans le cadre de la gestion et la mise en oeuvre du projet ou de la capitalisation de ses expériences.

Toute en reconnaissant que des différences existent, il est important de rappeler que le suivi et l'évaluation sont intégralement liés ; le suivi fournit des données pour l'évaluation tandis que des éléments d'évaluation (appréciation) ressortent parfois du suivi.

Ainsi Selon Janet Shapiro, le suivi et l'évaluation sont tous deux dirigés vers l'apprentissage, la connaissance et ce à partir de ce que vous faites et de la façon dont vous le faites en vous concentrant sur l'efficacité, l'efficience, l'impact et la performance.

Pour Buttrick (2004), le renforcement des capacités des organisations par la création d'un entourage propice, la mise en place de ressources humaines qualifiées et de ressources financières adéquates sont à la base d'un bon mécanisme de suivi.

Gueneau (1984), met en exergue l'importance du suivi au niveau des projets de développement, pour lui le manque de formation et la concentration des responsables qui fait reposer le projet sur peu d'individus sont parmi tant d'autres des facteurs qui bloquent les projets dans la phase de suivi.

Selon Arnould et Renaud (2008), le point d'avancement des tâches et des travaux se repose sur la phase de suivi afin de s'assurer de la cohérence entre les dates prévues par le planning et les dates réelles de réalisation. Deux techniques sont utilisées pour l'avancement des travaux selon eux. Ils distinguent en premier lieu la méthode de la ligne isochrone ou le réseau PERT puis par la suite la méthode de la ligne référence ou le planning de GANT inventé par Monsieur GANT au début des années 1900. Ce diagramme est constitué d'un système d'axes cartésien qui représente le temps en abscisse et, en ordonnée, les tâches à accomplir ou phases du projet. Ce diagramme est clair, simple et compréhensible. Il est davantage utilisé quand on est en présence de plus d'une vingtaine de tâches. Il permet : d'avoir une idée sur la mesure de l'état d'avancement du projet, de contrôler les coûts et la qualité du produit obtenu.

Le PERT visualise à une date donnée, l'état d'avancement du projet et précise si une tâche a commencé en avance ou en retard. Sa particularité est qu'il utilise trois évaluations pour la durée de chaque activité à savoir : une durée optimiste, une durée pessimiste et une durée probable. Ses auteurs retiennent que le PERT permet une évaluation probabiliste de la durée normale estimée.

Amoussou-Guenou(2007), pense que le recrutement de personnel en nombre suffisant et qualifié par la pérennisation du capital technologique c'est-à-dire le savoir et le savoir-faire sont des conditions sine qua non pour rendre performant le système de suivi-évaluation.

Dans la même optique, Bagoudou B. (2004), cité par Degny à l'issue de ses recherches a précisé les conditions qui favorisent la bonne exécution des projets à savoir qu'il faut réaliser des activités en utilisant les ressources disponibles pour atteindre des résultats prédéfinis d'une part, et réaliser l'adéquation entre les caractéristiques des produits obtenus après le processus de transformation des intrants avec la description du produit souhaité ou les termes de référence d'autre part.

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"Je voudrais vivre pour étudier, non pas étudier pour vivre"   Francis Bacon