2.1.5. Communication et
établissement des rapports
Cette étape consiste à :
· établir la liste exhaustive de tous les acteurs
concernés, de leurs besoins en matière d'information ;
· définir la forme sous laquelle l'information
sera présentée ;
· définir la façon dont les informations
seront utilisées ;
· établir un calendrier détaillé
pour la production de l'information ;
· responsabiliser les acteurs par rapport à chaque
type d'information pour qu'elle soit effectivement disponible à temps
2.1.6. Moyens et
compétences nécessaires
La définition précise du nombre d'agents du
Suivi Evaluation, de leur qualification, de leurs responsabilités et de
leurs liens avec les autres acteurs du projet est fondamentale pour que le
système fonctionne véritablement. Une ligne budgétaire
spécifique et suffisamment dotée doit être prévue
pour le Suivi Evaluation. Les responsabilités en matière de Suivi
Evaluation devront être précisées dans les profils de
postes, dans les termes de référence des personnes
concernées et dans le manuel de procédures du projet. Il s'agit
également au cours de cette dernière étape de
définir clairement les informations qui doivent être
stockées et accessibles, quand, comment et pour qui, le degré
d'information nécessaire et approprié, les compétences
nécessaire pour mettre en place le système de gestion de
l'information du projet etc.
Au total, la mise en place du système de Suivi
Evaluation exige de :
· bien maîtriser les relations qui existent entre
le Suivi Evaluation et les autres fonctions de gestion du projet ;
· mettre en place des procédures de Suivi
Evaluation qui permettent à toutes les parties prenantes de tirer
régulièrement des enseignements clairs de leurs actions
respectives ;
· utiliser les processus et méthodes de
réflexion, de communication et de prise de décisions existant
chez les acteurs concernés et les partenaires comme base du Suivi
Evaluation ;
· mettre en place les moyens et les compétences
nécessaires à la mise en mise en oeuvre du système.
2.2. Qualité et mise
à jour du système de Suivi-évaluation
Un projet évolue dans un environnement dynamique, en
perpétuel changement. Les informations dont on a besoin pour suivre et
évaluer le projet peuvent changer d'une période à une
autre. Les exigences en termes de coût et de compétences ne sont
pas statiques tout au long de la vie du projet. Une fois que le système
est mis en place, il faut donc s'assurer qu'il fonctionne bien, qu'il est de
bonne qualité et le tenir à jour afin de suivre
l'évolution des informations, des compétences et des
contextes.
Le respect d'un certain nombre de critères de base peut
aider à évaluer la qualité du système et à
le mettre à jour.
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