2.1.2. Identification des
questions relatives à la performance, les indicateurs et les besoins en
matière d'information
Cette phase est importante puisque étroitement
liée à l'élaboration du Cadre Logique du projet. Il s'agit
de définir pour chaque niveau hiérarchique des objectifs, un ou
les indicateurs permettant de mesurer le degré de réalisation de
l'objectif. Généralement, les objectifs sont complexes et les
indicateurs correspondant ne permettent pas toujours d'expliquer le
degré de satisfaction de tel ou tel objectif. Même si l'on dispose
d'informations quantitatives permettant de répondre à cette
question, il est vivement conseillé de confronter plusieurs sources
d'information quantitatives et qualitatives pour véritablement
maîtriser l'évolution du projet et suivre les liens qui existent
entre ces différentes informations. La question essentielle à se
poser est : qu'avons-nous besoin de savoir pour suivre et évaluer
le projet de façon à bien le gérer ? Une fois ces
informations identifiées, il sera alors plus facile de repérer
les indicateurs spécifiques véritablement nécessaires.
Il ne faut cependant pas perdre de vue le fait que
l'information évolue avec le temps. Il faut donc assurer une mise
à jour régulière des indicateurs et des informations
permettant de les mesurer afin de bien suivre les modifications
apportées à la stratégie du projet dans le temps.
2.1.3. Collecte et organisation
de l'information
Au cours de la phase de démarrage du projet, les
parties prenantes doivent définir clairement la nature des informations
à collecter, l'organisation pratique de la collecte et du stockage des
informations en tenant compte rigoureusement des ressources humaines et
financières disponibles. Très souvent, il faudra recourir
à des méthodes différentes de collecte de l'information
(qualitative ou quantitative) selon les indicateurs.
Quelque soit la méthode retenue, il y aura des
avantages et des inconvénients en termes de coûts, de
fiabilité des données, des compétences nécessaires,
de capacité à quantifier les résultats et de richesse de
l'information produite.
En choisissant la méthode, il importe d'impliquer
toutes les personnes concernées par la collecte et l'analyse des
informations. L'implication de ces acteurs dans le choix et
l'élaboration des méthodes permet une meilleure
compréhension et une utilisation optimale des méthodes retenues.
Si les méthodes sont choisies par d'autres, il importe de bien former
les personnes qui les mettront en oeuvre.
2.1.4. Modalités de la
réflexion critique
Cette étape permet de développer des pratiques
pour que l'interprétation des données et l'appréciation
que cette analyse implique pour les activités du projet s'inscrive dans
une approche participative. La réflexion critique consiste dans le cas
d'espèce à interpréter l'expérience des
données en vue de créer de nouvelles perceptions et d'aboutir
à un accord sur les actions à entreprendre.
A ce titre, un débat actif lors des réunions
d'équipe et de réunions avec les bénéficiaires est
essentiel pour que l'information issue du Suivi Evaluation soit
partagée, analysée et suivie d'une action. L'analyse critique
permet donc d'aller au-delà de la collecte, du traitement et de l'examen
des données.
Cette étape permet aux acteurs de répondre entre
autres aux questions suivantes :
· Pourquoi en est-il ainsi ?
· Quelles sont les conséquences de cet état
de choses pour le projet ?
· Que faire pour améliorer la situation ?
L'examen régulier de ces questions avec les
différents acteurs impliqués permet de mieux comprendre les
situations et de prendre les décisions adéquates.
En définitive, cette étape consiste à
faire une description détaillée des méthodes / approches
à utiliser pour chaque type d'acteurs et pour chaque objectif, à
identifier le responsable de chaque activité de réflexion et
à établir un calendrier de réflexion critique sur lequel
figurent les principales activités permettant la réflexion, les
objectifs de l'activité, les personnes impliquées et le
chronogramme.
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