2.2.7. Système d'information
La mise en place du Budget-programme s'accompagne de la mise
en place d'un système d'information performant capable de gérer
les multiples flux d'informations et d'aider la prise de décisions en
temps réel. 38Robert Reix (2002)
définit le système d'information comme un ensemble
organisé de ressources matérielles, logicielles, personnelles,
données, procédures, permettant de collecter, stocker, traiter et
diffuser les données qui représentent l'information de
l'utilisateur. Dans cette définition, il en ressort que le
système d'information nécessite une organisation
appropriée, une combinaison des moyens matériels, des logiciels,
du personnel, des informations, et des procédures.
Pour la réussite de sont implantation, il faut mettre
ensemble trois différentes dimensions toutes interdépendantes et
complémentaires les unes des autres, à savoir les dimensions
informationnelle, technologique et organisationnelle.
La dimension informationnelle des données, des
informations et des connaissances. Les données sont saisies via des
interfaces appropriées et stockées sous plusieurs formats. Les
informations représentent des données déjà
traitées et pouvant être interprétables. Il faut disposer
des compétences requises pour interpréter les informations
produites par ce système
38 Reix Robert (2002), «
Systèmes d'Information et management des organisations »,
Vuibert, 4ème Edition, 2002.
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Mise en place de la budgétisation par programme : Cas
de la Caisse de Stabilisation des Prix des Hydrocarbures au Cameroun
et de prendre une décision réactive ou
proactive. L'information est la matière première du
système d'information.
La dimension technologique regroupe les matériels
informatiques, les logiciels, les bases de données et les
différentes formes de réseaux de connexion.
Généralement, c'est cette dimension qui permet de juger la
stabilité, la compatibilité, la vitesse d'exécution du
système d'information et la dépendance vis-à-vis du
fournisseur de service.
La dimension organisationnelle débouche sur
l'organisation du travail, puisqu'elle implique des nouvelles contraintes de
travail et des nouvelles règles de gestion. En effet, elle met en
lumière les procédures appliquées au sein d'une entreprise
et donne la possibilité de les corriger et de les adapter au
fonctionnement du système d'information. Elle permet de réduire
la durée de travail, d'améliorer le rythme et la qualité
de travail, d'automatiser les tâches, d'augmenter la productivité
et le rendement au travail. Cette dimension nécessite des apprentissages
adaptés, compréhensibles, assimilables et utiles.
La mise en place d'un budget-programme s'accompagne toujours
de la modernisation du système d'information, permettant de collecter
les informations à tous les niveaux, de les centraliser, de les
organiser, de les traiter, de réaliser des calculs en temps réels
et de les diffuser dans le but de prendre des décisions de
manière réactive et proactive.
C'est un outil de suivi et d'évaluation du budget
programme par excellence, et il est évident que ces enjeux sont
complexes et très variés. Il est utilisé pour gérer
les opérations, centraliser les informations, aider la prise de
décision stratégique, améliorer la productivité,
faciliter l'apprentissage des métiers via les procédures,
réduire les coûts des fournitures de bureau et faciliter le
travail en groupe. Le système d'information donne la possibilité
de réaliser un gain considérable en temps de réalisation
des tâches, fluidifie la circulation de l'information et la communication
en interne et avec l'extérieur, facilite l'archivage des documents,
contribue à la collaboration, etc.
La maîtrise des différentes applications par les
utilisations constitue pour une entreprise un facteur clé de
succès, voir un avantage compétitif. Pour sa maîtrise, il
convient d'accompagner les utilisateurs par des formations adaptées
à leur utilisation. Le système d'information doit être
flexible, élargi à la clientèle et aux différents
partenaires de l'entreprise.
Le système d'information met en relation deux modules,
le module pilote ou décisionnel et le module opérationnel. Le
module décisionnel est réservé aux preneurs des
décisions stratégiques et dispose d'une base de décisions.
Dans ce module les données sont analysées de manière
très pointue et sous plusieurs angles de vue et il doit disposer d'un
outil de reporting, des hypercubes et de datamining. Le module
opérationnel est utilisé par les opérationnels, il est
consacré à la gestion des différentes activités de
l'entreprise et vise à maîtriser les flux des données
entrés par saisie via les interfaces appropriés. Ces
données portent sur la gestion commerciale, la gestion de la production,
la gestion des ressources humaines et des salaires, la gestion des achats, la
gestion de la maintenance, la gestion comptable et financière, et la
communication en ligne.
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