V - PRINCIPES A APPLIQUER
Les outils à eux seuls ne suffisent pas pour rendre un
SM efficace et permettre une appropriation de celui-ci. Quelques principes
comme la simplification, la cohérence dans l'action et les intentions y
concourent aussi.
1 - Simplifier
Je l'ai signalé plus haut, l'une des critiques
formulées à l'encontre des SM est la lourdeur de leur mise en
place et de leur application.
En regardant certaines cartographies des processus de type
« toile d'araignée » par exemple, il est difficile de s'y
repérer. On y trouve des flèches dans tous les sens, des
interactions difficiles à cerner au point où le commun des
mortels s'y perdrait. Pourtant, en se limitant à une simple
présentation synthétique ne faisant que ressortir les
interactions logiques et essentielles entre les différentes
activités, on gagnerait en clarté et en lisibilité. A
force de vouloir être très exhaustif dans la description des
processus, on court plutôt le risque d'affaiblir son efficacité et
de rendre son appropriation plus difficile.
Dans le même ordre d'idées, en regroupant les
activités qui pourraient l'être, ceci à l'avantage de
réduire le nombre de revues à animer et par la même
occasion les documents qui y sont associés. Se refuser à utiliser
les acronymes ou de termes peu compréhensibles. Il importe de
s'affranchir du jargon dans la mesure où le vocabulaire parfois
spécifique des systèmes de management peut constituer un obstacle
à la compréhension.
S'agissant de la gestion documentaire, La règle devrait
être : « Tout ce qui se conçoit bien s'énonce
clairement ». Il est superflu de faire des codifications excessivement
compliquées. Dans un document (comme celui-ci-dessous), le service
d'origine, le type de document et la version suffisent amplement à
l'identifier.
|
HERVE NJOO EKOULE
|
L'APPROPRIATION DU SYSTEME DE MANAGEMENT QSE PAR LES
MANAGERS
|
2012/2013
|
Page | - 81 -
|
|
MASTERE SPECIALISE : MANAGEMENT DE LA QUALITE,
DE LA SECURITE ET DE
L'ENVIRONNEMENT
|
|
Type de document :
Mode Opératoire
|
|
Numéro du document :
001, 002, 0003...
|
Entité d'origine du document
Service de
rattachement du
document
Indice de révision : A, B, C, D...
Figure 23 : Exemple type de l'en -tête
d'un document qualité
Eviter également des circuits de validation impliquant
plusieurs personnes. Deux signatures peuvent suffire : celle de
l'émetteur du document et du responsable de service en question. La
multiplication des signataires a pour conséquence d'alourdir la
procédure, de retarder son application et le cas échéant
sa modification.
Le contenu de la documentation devrait se réduire
à ressortir les informations clés. D'ailleurs, la norme ISO 9001
(Chapitre 4.2) par exemple laisse assez de marge de manoeuvre aux organisations
pour déterminer le volume de leur documentation. Il ne faut donc pas
s'en priver pour aller à l'essentiel. De plus, il faut tendre vers la
mutualisation des documents transverses. Il n'est pas rare de voir l'existence
de plusieurs documents distincts mais qui sont très proches et qui
pourraient être fusionnés en un seul et faciliter ainsi leur
usage.
|
HERVE NJOO EKOULE
|
L'APPROPRIATION DU SYSTEME DE MANAGEMENT QSE PAR LES
MANAGERS
|
2012/2013
|
Page | - 82 -
|
|
MASTERE SPECIALISE : MANAGEMENT DE LA QUALITE,
DE LA SECURITE ET DE
L'ENVIRONNEMENT
|
| 
