1.1.2.1. Le matériel
C'est l'ensemble des appareils mis à la disposition de
l'assistante du Représentant pour l'exécution de ses
tâches. Ces matériels sont récapitulés dans le
tableau ci-dessous.
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Tableau 2 : Récapitulatif des
matériels de bureau du secrétariat du Représentant de
l'ASECNA
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Désignation
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Marque
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Quantité
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Rôle
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Micro-
ordinateurs
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HP pro 3500 Micro Tower Pc (non opérationnel)
&
HP Compaq 6300 Pro MT Pc
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02
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Saisie et traitement de textes, envoie et réception des
messages.
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Combinés
téléphonique
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ALCATEL
&
ALCATEL-LUCENT
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02
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Émission et réception des appels internes et
externes.
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Imprimante
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LaserJet Pro 400 de la famille HP
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01
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Impression de documents
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Photocopieur
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SHARP AR-5516
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01
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Reproduction de documents.
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Scanner
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FUJITSU Scan Snap 1×500
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01
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Numériser les documents
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Perforateurs
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PATENT N° 1444336
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01
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Perforer les documents en vue de leur classement
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Agrafeuses
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MAPED
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04
|
Agrafer les documents afin de les rassembler
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16
1.1.2.2. Le mobilier
Le mobilier du secrétariat du Représentant est
répertorié dans le tableau qui suit : Tableau
3 : Récapitulatif du mobilier au secrétariat du
Représentant
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Désignation
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Quantité
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Utilisation
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Tables
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03
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Une table en L pour l'assistante, sur lequel est posé le
micro-ordinateur, l'imprimante, le combiné téléphonique,
le scanner, les parapheurs et autres outils de travail. Le second est
utilisé par le coursier et le dernier par les stagiaires.
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Sièges
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11
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Un siège pivotant pour l'assistante du Représentant
; un autre devant la table de l'assistante pour les visiteurs. 6 sièges
se trouvent dans la salle d'attende ; 2 autres pour l'utilisation des
stagiaires et le dernier pour le coursier.
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Armoires
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03
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Ces armoires disposées côte à côte
servent à ranger les classeurs et certaines fournitures.
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1.2. Description des tâches effectuées
Au cours de notre stage, plusieurs tâches nous ont
été confiées, notamment :
- l'accueil des visiteurs ;
- la gestion des appels téléphoniques ;
- le traitement du courrier ;
- la reproduction des documents ;
- la ventilation du courrier arrivée dans les
différentes structures ;
- le classement de documents .
17
1.2.1. L'accueil des visiteurs
L'accueil est la première étape de relation
entre une structure et un visiteur. L'accueil revêt donc une importance
capitale dans la mesure où il requiert assez d'exigence de la part de
l'assistant qui apparaît comme le miroir de l'entreprise. Il permet
également de développer et de maintenir l'image de marque de la
structure. Ainsi donc l'accueil au secrétariat du cabinet du
Représentant n'est pas une moindre activité.
Lorsqu'un visiteur se présente au secrétariat du
Représentant, nous l'accueillons avec courtoisie (salutations) ; lui
demandons son identité et l'objet de sa visite. Si la visite est sur
rendez-vous, nous l'annonçons au Représentant qui reçoit
le visiteur immédiatement s'il est disponible. Dans le cas contraire
nous faisons patienter le visiteur confortablement dans la salle d'attente qui
est attenante au secrétariat, le temps que le Représentant se
libère. La journée retenue pour l'audience hebdomadaire est
vendredi. Si le visiteur n'a pas pris préalablement de rendez-vous, nous
lui soumettons une fiche d'audience à remplir dont le tracé se
présente comme suit :
ASECNA TOGO
CABINET DU REPRESENTANT
FICHE D'AUDIENCE
Nom
PRENOMS
PROFESSION
DATE
HEURE
OBJET DE LA VISITE
SIGNATURE
Nous introduisons la fiche dûment remplie par le
visiteur au Représentant qui, s'il le souhaite le reçoit dans la
mesure de sa disponibilité ; sinon il nous laisse un message à
transmettre au visiteur.
18
Cependant, si le visiteur est un agent de la
Représentation et qu'il a informé le Représentant de son
arrivée, nous l'annonçons au Représentant par l'interphone
qui le fait entrer dans son bureau. Au cas contraire, nous faisons patienter le
visiteur dans la salle d'attente ou lui demandons de revenir plus tard, selon
les instructions reçues du Représentant.
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