CHAPITRE TROISIEME
APPORT PROFESSIONNEL SPECIFIQUE
THEME : « CONTRIBUTION A L'AMÉLIORATION DE
L'ORGANISATION
ADMINISTRATIVE A LA REPRÉSENTATION DE L'ASECNA
AU TOGO »
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L'apport professionnel spécifique est le
résultat de l'étude que nous avons menée pour identifier
et analyser un dysfonctionnement afin de faire des suggestions à notre
structure d'accueil pour son amélioration. Ce chapitre est
structuré en deux parties. Nous annoncerons en un premier temps la
problématique et évoquerons la démarche
méthodologique qui nous a permis de réaliser cette étude.
La seconde partie sera consacrée à l'interprétation et la
discussion des résultats et à la suggestion de solutions pour
pallier les manquements relevés.
SECTION I : PROBLÉMATIQUE, CLARIFICATION
CONCEPTUELLE ET DÉMARCHE MÉTHODOLOGIQUE
1.1. La problématique
L'objectif primordial de toute entreprise, quelle qu'elle
soit, est d'atteindre une bonne performance. Il est important pour l'entreprise
de bien gérer toutes les ressources mises à sa disposition y
compris le capital humain ; car un courant théorique moderne place
l'homme au centre du débat sur le succès économique. Il
est vrai que loin d'être un facteur accidentel, l'homme s'affirme comme
le pilier de la productivité et du progrès. Dans la plupart des
entreprises, pour une bonne prestation, le secrétariat est l'un des
maillons essentiels voire incontournables dans le bon fonctionnement des
activités. Ainsi, l'assistant administratif joue un rôle de
soutien et d'interface pour le supérieur hiérarchique surtout
dans la réalisation des différentes tâches administratives.
A cheval entre les cadres dirigeants et le reste du personnel, il se trouve en
amont de toutes les informations internes et externes de l'entreprise.
Cela signifie que le poste d'assistant administratif
revêt une importance capitale dans l'accomplissement quotidien des
tâches administratives. Ceci étant, sa contribution dans la
réussite du travail administratif n'est plus à
démontrer.
Cependant, nous avons remarqué durant notre stage au
secrétariat du Représentant de l'ASECNA au Togo, une moindre
importance accordée au poste de secrétariat. Malgré
l'ambition affichée par l'assistante du Représentant de
satisfaire les besoins des uns et des autres, cette situation a un impact
négatif sur la bonne exécution des tâches administratives.
A la gestion des nombreuses et complexes tâches quotidiennement
effectuées, s'ajoutent des sollicitations assez fréquentes des
cadres des différentes structures pour l'exécution de certaines
tâches ou pour gérer certaines situations.
Ces différentes remarques suscitent un certain nombre
d'interrogations : Quel est l'impact du manque de secrétaires dans les
structures sur la performance générale de la
Représentation ? En quoi une bonne organisation administrative
pourrait-elle avoir un impact sur le rendement quotidien du personnel de la
Représentation ? Comment améliorer l'organisation administrative
à la Représentation de l'ASECNA afin de répondre
efficacement aux demandes des usagers ? Quelles pistes de solutions
envisagées pour non seulement éviter de submerger l'assistante du
Représentant, mais aussi d'alléger la tâche aux cadres des
différentes structures ?
C'est donc dans la perspective d'améliorer les
performances administratives au sein de la Représentation de l'ASECNA au
Togo que nous nous sommes proposé de développer dans le
présent rapport au titre de l'apport professionnel spécifique, ce
thème : « Contribution à l'amélioration de
l'organisation administrative à la Représentation de l'ASECNA au
Togo ».
Cette étude vise les objectifs suivants :
- analyser l'impact de l'organisation administrative en place
au sein de la Représentation sur la performance administrative ;
- proposer des mesures susceptibles d'aider à
améliorer la performance administrative de la Représentation de
l'ASECNA.
Pour atteindre ses objectifs, nous formulons les
hypothèses suivantes :
La principale hypothèse s'énonce comme suit : la
mauvaise organisation et répartition des tâches administratives a
un impact négatif sur le travail effectué à la
Représentation de l'ASECNA au Togo.
La seconde hypothèse s'énonce ainsi : le manque
de secrétaires dans les différentes structures de la
Représentation constitue un handicap pour le bon déroulement des
activités.
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