1.2.2.3 Structure ou organisation de l'état
civil
I Officiers de l'état civil (Bourgmestre de la commune,
chef de la chefferie, chef de la cité et autres agents ayant ces
qualités) : il contrôle tout activité de service, il signe
les actes de l'état civil, il fait rapport de service de sa
hiérarchie ; il doit savoir le mouvement des entrées et sorties
de sa population de son entité ; il envisage le recensement par
trimestre. Ceci pour s'enquérir de l'effectif réelle de sa
population ; etc.
I Préposé de l'état civil (chef de
service) : il définit la tache de chaque agent affecté dans son
service ; il contrôle et donne les amendements si cela est
nécessaire. Il fait l'étude de chaque
cas lié à l'état civil avant son traitement
et donne les avis soit positifs soit négatifs.
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c'est le préposé de l'état civil qui
célèbre ce mariage. C'est pour les gens qui se sont mariés
illégalement et ont déjà des enfants et il coordonne
toutes les activités du service :
1) Statistique de la population
2) Mouvement de la population
3) Statistique des mariages
4) Statistique des décès
5) Statistique des naissances
6) Il fait aussi le rapport des services à l'officier
de l'état civil, il est le technicien de l'état civil dans la
matière de l'état civil.
? Les agents recenseurs de l'état civil (rédacteur,
archiviste, dactylographe, statisticien). Les agents recenseurs sont les
proches collaborateurs de préposé de l'état civil. Ils ont
plusieurs attributions dans l'exercice de leurs fonctions : soit l'un
chargé de déclaration des enfants ; soit l'autre chargé
des actes des mariages ; et l'autre des actes de décès.
Voici l'organigramme de l'état civil de la commune de
kadutu :
OFFICIER DE L'ETAT CIVIL
PREPOSE DE L'ETAT
CIVIL
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REDACTION DES
DOCUMENT
|
ARCHIVAGE
|
DACTYLOGRAPHE
|
STATISTIQUES
|
|
|
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Figure 1:Organigramme de l'état civil de Kadutu
1.2.2.4 Etude de l'existant
Toute critique ou analyse part toujours d'une existence. Nous
allons procéder par une étude préalable qui nous permettra
d'amener une sorte de comparaison entre le système d'information
existant et celui que nous voulons mettre en application.
Signalons que le système utilisé actuellement
est manuel, et présente tant d'inconvénients dans la gestion de
registres de décès que d'avantages. Pour bien comprendre et
présenter cette existence,
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nous passons à une étude des documents existants.
Dans notre cas nous allons juste nous pencher au document utilisé pour
l'enregistrement de décès.
La loi exige un certificat de décès lorsqu'une
personne est mort à l'hôpital, mais si l'évènement a
eu lieu à la maison alors une note de témoignage au près
du chef de quartier est nécessaire pour que le décès soit
déclaré et enregistré à l'état civil.
Voici ci-dessous le modèle de circulation des documents au
sein de l'état civil
3
DACTYLO GRAPHE
1 2
DECLARAN
T
REDACTION
DES
4 DOCUMENT 5
NT
ARCHIVA
GE
STATISTIC IEN
6
Figure 2:modèle de circulation des
documents au sein de l'état civil
DOCUME
(1) Le déclarant confie les informations au
rédacteur
(2) Le rédacteur des documents remet au dactylographe les
informations que le déclarant vient de donner pour qu'elles soient
dactylographiées
(3) Le dactylographe confie les actes des décès
déjà dactylographiées au rédacteur
(4) Le rédacteur confie une copie au déclarant
(5) Le rédacteur place une autre copie de l'information
dans les archives.
(6) Le statisticien effectue des statistiques sur base des
documents archivés Voici enfaite le document utilisé pour
l'enregistrement des décès :
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Figure 3: Acte de décès
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