Management du courrier et efficacité du cabinet du ministère des relations extérieures

I-2 Définition du management du Courrier

Le management du courrier au regard des notions étudiées désigne les techniques mises en place par le manager dans la structure pour permettre non seulement son bon traitement , mais aussi la mise en place d'un système de contrôle qui permet de s'assurer que ces courriers sont arrivés à destination et à temps.

II- Efficacité dans le management et dans la performance

La réponse à la question de savoir ce qu'est l'efficacité (II-1) et le management (II-2), nous donne d'appréhender l'efficacité Organisationnelle en même temps que nous la distinguons de la performance (II-3).

II-1 Qu'est-ce que l'efficacité ?

II-1-1 Définition

L'efficacité est la capacité d'une personne, d'un groupe ou d'un système de parvenir à ses fins, à ses objectifs (ou à ceux qu'on lui a fixés). Être efficace revient à produire à l'échéance prévue les résultats escomptés et réaliser des objectifs fixés, objectifs qui peuvent être définis en termes de quantité, mais aussi de qualité, de rapidité, de coûts, de rentabilité, etc. Drucker(1968)

La notion d'efficacité est largement utilisée dans les activités économiques et de gestion, mais pas seulement : elle est employée dans les domaines scientifiques : chimie, catalyse, biochimie, biologie, mécanique, thermodynamique, etc. Jack Duncan(1990)

L'efficacité est une notion large qui comprend d'autres termes voisins, avec lesquels elle ne saurait être confondue :

- l' efficience qui caractérise la capacité à atteindre des objectifs au prix d'une consommation optimale de ressources (personnel, matériel, finances).

- la productivitéqui entend mesurer précisément le degré de contribution d'un ou de facteurs entrants sur la variation du résultat d'un processus examiné.

- le rendementqui qualifie la manière dont une action, un procédé de transformation, un processus -dans lequel on a initialement donné, investi ou consommé des ressources- rend, retourne, renvoie le résultat prévu ou attendu.

L'efficacité professionnelle est, quant à elle, directement définie en référence aux valeurs, aux attentes et aux jugements des individus et des groupes engagés dans un contexte socio-organisationnel donné (Morin, Savoie et Beaudin, 1994).Elle réfère à une construction sociale propre à chaque organisation et elle est singulière dans ses contenus. L'efficacité au travail est donc par nature subjective dans la mesure où elle se traduit par des attributions en matière de performances et de compétences des personnels.

D'après Gérard Donnadieu(1997), Le terme efficacité est l'un des plus communs dans le discours des gestionnaires ou sous la plume des théoriciens de l'organisation.

Efficace et efficacité dans le dictionnaire(le petit Robert) signifie :

· qui produit l'effet qu'on en attend. Cette définition renvoie à la relation objectif/résultats. Est efficace celui qui atteint ses buts, ses objectifs. On pourrait dans ce sens parler d'une efficacité/résultats.

· Capacité de produire le maximum de résultats avec le minimum d'efforts dépensés. La relation ici est entre résultats et ressources mises en oeuvre pour l'obtenir. Les notions-clés sont celles d'économie de moyens, de rendement, de productivité. On est passé d'une conception centrée sur les fins à une conception centrée sur les moyens. Cette seconde définition de l'efficacité peut être désignée plus justement par le mot d'efficience.