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Management du courrier et efficacité du cabinet du ministère des relations extérieures


par Frédéric LEBE
Université de Yaoundé II SOA - ISMP - Master en management des organisations publiques 2016
  

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I-2-1 L'analyse interne

Sur le plan interne, le diagnostic permet de faire ressortir les forces et les faiblesses de l'objet étudié. Il s'agit de tout ce qu'il y a de « positif » et de « négatif », qui procure un avantage ou génère un handicap face à la concurrence. Au final, il s'agit d'identifier où vous (ou votre produit/projet) êtes meilleur ou plus faible que vos concurrents: coût de production, temps de production, consommation d'énergie, rapport qualité/prix, innovation, sur-mesure.

- Les forces sont les facteurs et ressources qui permettent à l'Organisation d'être performante ou plus performante que ses concurrents. Par exemple, la valeur d'une marque, une équipe commerciale expérimentée, des brevets, une bonne localisation

- Les faiblesses désignent les domaines où l'entreprise est susceptible d'afficher des difficultés par rapport à la concurrence ou une faiblesse.

I-2-2 L'analyse externe

Sur le plan externe le diagnostic se base sur les opportunitéset les menacesde l'environnement dans lequel l'objet étudié évolue. Il s'agit de repérer les éléments sur lesquels vous pouvez prendre appui, et ceux qui peuvent potentiellement devenir soit favorables soit nuisibles à l'objet étudié. Il y a là de très nombreuses pistes d'investigations comme par exemple : évolutions technologiques, évolutions législatives, évolutions du nombre de concurrents, changement du comportement d'achat des consommateurs, accélération de l'e-commerce.

- Les opportunités correspondent à des tendances favorables du marché ou de l'environnement qui ouvrent de nouvelles perspectives de développement et dont l'entreprise pourrait tirer profit.

- Les menaces désignent des problèmes posés par une transformation de l'environnement qui peuvent détériorer la position de l'entreprise.

II- Présentation de la démarche concrète de résolution du problème de recherche

Au regard des avantages offerts par la méthode SWOT, nous avons choisi de l'utiliser, car la matrice SWOT peut par exemple être utilisé dans le cadre de la création d'une nouvelle prestation, le lancement d'un nouveau produit, la mise en place d'un plan d'action commerciale, ou simplement une réflexion sur des projets entrepreneuriaux potentiels.

La synthèse obtenue grâce à la matrice SWOT permet de repérer les forces et les opportunités, afin de les maximiser ; les faiblesses et les menaces, quant à elles, seront identifiées pour être analysées avec attention, afin de réduire les risques. Le bilan obtenu est un tableau récapitulatif concis et pertinent, servant d'évaluation de la situation et/ou de support de décision.

Il est important d'utiliser la matrice SWOT sur un champ d'investigation précis. A contrario, un SWOT trop élargi risque de devenir un « fourre-tout », conduisant à des conclusions floues. Il convient également de se baser sur des faits réels, et non sur des choses pressenties. A moins d'être « un grand stratège », Il est par exemple déconseillé de réaliser un SWOT au niveau d'une entreprise entière. Il convient, dans ce cas, de cibler le SWOT sur chaque activité (ou pôle) de l'entreprise, afin d'avoir un état précis de chacune d'entre elles, et de pouvoir tirer des conclusions pertinentes.

Tableau2 :L'utilisation de la matrice dans le cadre de la résolution de problème offre dans un premier temps de définir 4 principaux axes de développement:

Source : conçu par l'auteur

 Dans un second temps on peut opter pour des stratégies croisées :

ü Figure D : « SO » (Forces / Opportunités) : je détecte des  forces intéressantes que je peux associer à des opportunités de croissance

Cette stratégie va utiliser les forces de l'entreprise pour saisir des opportunités externes. C'est la position rêvée bien sûr, les capacités et compétences de l'entreprise permettent de sauter dans le train des tendances et de profiter des évènements intéressants.

ü Figure E : «  WO » (Faiblesses / Opportunités) - Je combats mes faiblesses en profitant de certaines opportunités externes

Cette stratégie a pour but d'améliorer ses faiblesses internes en profitant de certaines opportunités externes. Par exemple une opportunité existe sur un marché, l'entreprise ne peut en profiter directement car elle ne dispose pas d'un niveau technologique suffisant, mais elle va saisir l'opportunité d'acquérir cette compétence par une joint-venture, acquisition ou en recruter des personnes.

ü Figure F : « ST » (Forces / Menaces) - J'utilise mes forces pour réduire une menace externe

Cette stratégie va utiliser les forces de l'entreprise pour éviter ou réduire les menaces externes. Par exemple, mener une politique active pour lutter contre la contrefaçon.

ü Figure G : « WT » (Faiblesses / Menaces) - J'ai beaucoup de faiblesses en interne et l'environnement est menaçant.

Il s'agit d'opter pour une stratégie défensive en réduisant ou diminuant ses faiblesses internes.

En conclusion, la SWOT est un document de synthèse que les décideurs peuvent utiliser pour façonner les grands axes de la stratégie de développement. Attention, une analyse SWOT est toujours en partie subjective. Deux personnes aboutissent rarement à une même analyse. Ceci dû au fait que le mode de traitement des données est distinct.

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"Qui vit sans folie n'est pas si sage qu'il croit."   La Rochefoucault