Section II : processus
de traitement de l'information comptable
Nous parlerons dans cette section de la notion de traitement
de l'information comptable et étapes clés du processus de
traitement de l'information comptable.
II.1 Notion de traitement de l'information comptable.
Pour mieux appréhender la notion de « traitement
de l'information comptable », il faudrait tout d'abord définir les
termes suivants : « traitement » et « information comptable
».
Selon le dictionnaire Larousse, le traitement est l'
«ensemble des opérations que l'on fait subir à des
matières premières, à des substances ou à des
matériaux pour les transformer».
Tandis que l'information est une donnée qui augmente
notre connaissance. De manière générale elle est un :
«élément de connaissance susceptible d'être
représenté à l'aide de conventions pour être
conservé, traité ou communiqué » .
Pour ce qui est de l'information comptable
particulièrement, elle est appréhendée comme la
transcription comptable des faits économiques; lesquels sont
définis comme «tout phénomène juridique,
économique, ou simplement matériel modifiant ou susceptible de
modifier, dans leur nature ou dans leur valeur, les éléments du
patrimoine de l'entreprise ».
L'information comptable est en général
mesurable, c'est-à-dire qu'elle prend la forme de chiffre. Elle peut
être perçue de deux manières:
Ø la donnée: ici il s'agit de la matière
première; en elle seule elle n'a aucun sens et n'en prend un
qu'après traitement;
Ø l'information: elle a un sens et permet de prendre
des décisions. Elle renseigne son destinataire sur une situation
donnée.
On pourrait voir le traitement de l'information comme
l'ensemble des opérations que l'on fait subir à une donnée
(information brute) pour la transformer en information (produit fini) ayant un
sens et susceptible de servir les utilisateurs. Toutefois, toute information
issue d'un tel processus de traitement n'est pas toujours utile aux yeux de
ceux à qui elle est destinée d'où l'importance
d'apprécier les critères de qualité de l'information.
II.2. Etapes clés du processus de traitement de
l'information comptable.
Le service comptable et financier, dans l'exécution de
sa mission, est semblable à une entreprise industrielle. Il
intègre des matières premières dans sa machine de
production pour produire de l'information comptable qui sera diffusée
aux tiers et mis en stockage dans le respect de la durée légale
de conservation des documents comptables et financier.
Il existe trois grandes étapes dans le processus de
traitement de l'information comptable : collecte des données, traitement
proprement dit, et diffusion de l'information comptable.
Ce processus est propre à chaque organisation
dépendamment de sa taille, du volume de ses activités, de ses
objectifs et des choix stratégiques de la direction. L'on peut
néanmoins le structurer de la manière suivante:
Ø Collecte des données et pièces
comptables : elle doit être exhaustive afin de respecter le
principe de l'exhaustivité de l'information comptable. Tri ou classement
des données et documents précédemment collectés par
type de journal comptable: il s'agira ici d'identifier pour chaque pièce
comptable les journaux auxiliaires qui seront utilisés;
Ø Contrôle des pièces comptables
: ce premier contrôle permet de vérifier: la
qualité des pièces justificatives fournies, la conformité
de ses pièces par rapport à la procédure mise en place;
permet d'effectuer le contrôle arithmétique et le rapprochement
par rapport aux sommes décaissées;
Ø Codification des pièces comptables
: il s'agira d'attribuer un code à chaque pièce
comptable.
Ø Imputation manuelle des dites pièces
: il s'agit d'identifier les comptes à débiter et
à créditer avec leurs montants respectifs;
Ø Contrôle des imputations : ce
contrôle permet de valider les imputations précédemment
faites. Il est exercé par le chef comptable.
Ø Saisie informatique des pièces
comptables imputées : l'imputation éventuelle dans le
logiciel de comptabilité mis en place au sein de l'entreprise;
Ø Contrôle des saisies :
à partir du brouillard informatique, procède à la
vérification des saisies comptables ci-dessus faites. Eventuellement,
s'il y a des corrections à opérer, elles seront faites et l'on ne
passera à l'étape suivante qu'après validation de ces
corrections;
Ø Edition balance, journaux et grand livre
provisoires : Périodiquement (mensuellement,
trimestriellement), le gestionnaire édite les balance, journaux et
grands livres provisoires aux fins d'effectuer un contrôle de
cohérence ;
Ø Contrôle de cohérences :
ledit contrôle est effectué pour vérifier la
cohérence entre tous ces états imprimés;
Ø Analyse et justification des soldes des
comptes et travaux d'inventaire : annuellement, notamment en fin
d'année il est opéré des travaux d'inventaire pour
clôturer les comptes de l'entreprise. Ces travaux tiennent compte des
principes de la comptabilité dont la prudence, la séparation des
exercices. L'analyse des comptes fait partie de ces travaux. Il s'agit
d'opérer une analyse compte par compte et surtout des comptes d'attentes
et de transferts pour se rassurer que leurs soldes sont exacts et ne tiennent
compte que des opérations qui devraient s'y rattacher.
Ø Saisie des ajustements et des
écritures de fin d'exercice;
Ø Clôture des comptes : c'est
l'opération par laquelle les comptes de l'organisation sont
bloqués ; aucunes modifications, ni suppression ne pouvant à
partir de ce moment intervenir.
Ø Edition balance, grand livre et journaux
définitifs ;
Ø Confection des états financiers
;
Ø Diffusion des résultats.
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