CHAPITRE II : ENVIRONNEMENT
COMPTABLE ET PROCESSUS DE TRAITEMENT COMPTABLE DES ACHATS
Nous parlerons dans ce chapitre de
l'environnement comptable et du processus de traitement comptable des
achats.
Section
I : généralités sur l'environnement comptable et
principes d'organisation
Pour s'assurer du degré de fiabilité des
informations fournies par une entité, il est judicieux avant tout de
déterminer les échanges qu'elle a avec les composantes de son
environnement. Puis par la suite, il faudra déterminer les
préalables en termes d'organisation pour assurer le meilleur traitement
des données.
I.1 Généralités sur l'environnement
comptable
L'environnement comptable est constitué de l'ensemble
des personnes qui échangent avec le service en charge des questions
comptable et financières des documents comptables. Ces personnes peuvent
être membres de l'organisation à laquelle est rattachée
ledit service ou non. En dépit du caractère interne ou externe de
ces personnes à l'organisation, l'on distingue au niveau de la
comptabilité des flux entrants et des flux sortants.
Les flux entrants sont les documents comptables qui
proviennent des différentes directions de l'organisation et qui
matérialisent leurs activités. Ces documents sont transmis au
service comptable pour comptabilisation. Ils constituent la matière
première du travail comptable. On peut distinguer quelques uns comme les
documents en provenance de :
Ø La direction de ressources humaine, comme les
bulletins de paie, les supports de conventions de prêts et autres
documents matérialisant les opérations spécifiques
effectuées avec le personnel et ayant des incidences financières
;
Ø La caisse, comme les arrêtés journaliers
de caisse, les brouillards de saisie, les fiches de contrôle et
d'inventaire de caisse ;
Ø La direction des ventes, comme les factures de vente,
les bons de commandes reçus des clients, les bordereaux de livraison
signés des clients ;
Ø La direction générale, comme les
documents émis par la direction et devant être traduits en termes
de comptes (projet d'affectation des résultats) ;
Quant aux flux sortants, il s'agit des documents émis
par le service comptable et financier pour l'information des tiers. Il peut
s'agir:
Ø Des états financiers de synthèse
(bilan, compte de résultat, TAFIRE, état annexé) et des
grands livres de comptes
Ø Des documents d'information sur le personnel
employé (DIPE) ;
Ø Des relevés de comptes de tiers extrait du
Grand Livre ;
I.2. Principes d'organisation
Si le traitement comptable des opérations n'exige pas
une structuration particulière du service comptable et financier, il
paraît assez évident que par mesure de précaution,
certaines dispositions soient prises pour anticiper sur certaines erreurs ou
fraudes susceptibles de se produire dans le temps. Or, dans un environnement
comptable et financier non organisé, il est difficile, voire même
impossible d'apprécier la réalité de l'information
comptable. D'où la nécessité d'édicter un certain
nombre de règles, qui ne garantissent pas forcement la
régularité et la conformité des traitements comptables,
mais offre de sécurités permettant d'avoir un commencement de
confiance sur les états financiers qui seront édités. On
peut aborder entre autre la séparation des pouvoirs, l'existence d'un
manuel de procédures, l'autocontrôle des fonctions, lequel peut
être fait aux travers des agents qui interviennent durant les
étapes clés du processus de traitement comptable des achats.
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