II.2. Risques et suggestions
Nous avons remarqué d'après l'audit et la
synthèse faits ci-dessus, que les faiblesses sont dues essentiellement
à la conception et à l'application des procédures.
Dans cette dernière section, nous allons essayer de
faire ressortir les risques et de proposer des recommandations à
ceux-là, voire même proposer la perspective de mise en
application.
II.2.1. Absence d'un manuel de procédures
L'hôpital ne dispose pas d'un manuel de
procédures qui va permettre de définir clairement les
tâches.
Risque :
Ø Cumul des tâches incompatibles ;
Ø Difficulté de remplacer le comptable
matière
Ø Non atteinte des objectifs de contrôle
interne.
Suggestion :
Toutes les activités de l'hôpital en particulier
les opérations du cycle d'achat de médicament doivent être
effectuées sur la base des procédures formalisées pour
éviter le cumul des fonctions incompatibles. Celles-ci doivent
être à la portée de tout le monde pour leur servir de
référentiel pour une compréhension et une exécution
uniformes de leurs activités.
Ce manuel doit être mis à jour
régulièrement pour pouvoir maintenir l'hôpital dans une
dynamique de progrès nécessaire à sa survie et à sa
position dans son secteur d'activité.
Nous avons fait une proposition de procédures pour le
cycle des achats de médicament à l'hôpital protestant de
Mbouo
II.2.2. Insuffisance de l'analyse des écarts
constatés entre le stock physique et le stock comptable
En effectuant des travaux d'inventaire cela constitue une
force pour l'entreprise, mais en cas d'écarts constatés entre le
stock physique et le stock comptable, il n'est pas insuffisance analysé
pour rechercher son origine.
Risque :
Ø Il peut avoir vol de médicaments.
Recommandations :
Le gestionnaire doit prendre toutes les mesures
nécessaires pour qu'il y ait inventaire physique et une analyse
profonde des écarts. Pour cela, tout écart constaté entre
le stock physique et le stock comptable doit être analysé de
manière à retrouvé son origine, au besoin à
imputé les responsabilités et à le
régularisé.
II.2.3. le rapprochement entre la facture, le bon de
commande et le bon de livraison ne sont pas systématiques
Nous avons remarqué sur les dossiers il n'y a pas
toujours également qu'une seule facture qui a été le
rapprochée entre la facture, le bon de commande et le bon de livraison
ne sont pas systématiques.
Risque :
Ø L'entreprise risque d'être surfacturée
en cas de complicité entre le comptable matière et le fournisseur
puisqu'il n'existe pas de facture pro forma.
Ø Elle risque de comptabiliser plus de ce qu'elle
devait en cas de non-conformité entre la commande et la facture et que
l'information n'est pas remontée au niveau de la comptabilité.
Recommandations :
Le service des achats devrait imposer au fournisseur de
l'envoi d'une facture pro forma pour lui laisser le choix d'apprécier
les conditions figurant sur la facture pro forma avant l'envoi définitif
de la facture.
La comptabilité devrait effectuer un rapprochement
entre la facture, le bon de commande et le bon de livraison avant de passer
les écritures comptables.
| 
