Etant une personne morale de droit privé,
l'AGETIP-BENIN applique des règles de gestion du secteur privé,
dans le strict respect de principes rigoureux de fonctionnement (1).
Par ailleurs, pour être efficace, elle s'appuie sur une
architecture souple et une structure légère
(2).
1. Une gestion privée
contrôlée et des principes de fonctionnement
Depuis sa création jusqu'à ce jour,
l'AGETIP-BENIN a toujours fonctionné comme une personne morale de droit
privé, en dépit de l'exercice de missions d'intérêt
public et de la gestion de fonds publics. En effet, en passant du statut
d'association de droit privé à but non lucratif à celui de
société anonyme avec conseil d'administration, cette agence a
conservé et même renforcé son mode de fonctionnement
privé qui aura sans doute été l'un des facteurs
déterminants de sa réussite.
Cette gestion privée se caractérise
essentiellement par :
- l'autonomie absolue de l'agence vis-à-vis de toute
structure étatique ;
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l'application de procédures administratives,
financières, comptables et techniques internes, faisant l'objet de deux
manuels de procédures régissant le fonctionnement de l'agence
;
la dérogation au code des marchés publics et
aux procédures de décaissement applicables aux administrations
publiques, au profit des règles fixées dans les manuels de
procédures évoqués ci-dessus.
Toutefois, l'agence est soumise à des contrôles
effectués par les partenaires, notamment les maîtres d'ouvrage
publics et les bailleurs de fonds (obligation de produire des rapports
d'activités et de suivi financier, audits financiers et techniques
externes).
Par ailleurs, l'AGETIP-BENIN exerce ses activités dans
le respect de certains principes fondamentaux qui doivent être
perçus comme le gage de sa pérennité dans l'environnement
de la maîtrise d'ouvrage déléguée. Il s'agit des
principes suivants : l'indépendance, l'impartialité,
l'efficacité, l'économie, la transparence et la gestion du
personnel par objectifs.
De même, le personnel de l'agence est soumis à
la plupart des obligations mises à la charge des agents de la fonction
publique, à savoir : les obligations liées aux conflits
d'intérêt, les devoirs de réserve, d'impartialité,
de discipline, de respect de la hiérarchie, de loyauté et de
confidentialité.
Si l'AGETIP-BENIN se rapproche quelque peu du secteur public,
en ce qui concerne les obligations de son personnel, elle s'en écarte
largement du point de vue de son organisation et de sa structure.
2. Une structure légère et une
architecture souple
La structure organisationnelle de l'AGETIP-BENIN est
caractérisée par une certaine légèreté qui
répond sans doute au souci de lui conférer la plus grande
souplesse. Ainsi, au sein de la direction générale, travaille une
trentaine d'agents, dont certains sont directement rattachés au
Directeur Général et la plupart sont répartis en trois
directions centrales à savoir : la direction
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administrative, la direction technique (ayant abrité
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> Le Directeur Général et les postes
qui lui sont directement rattachés
Le Directeur Général (DG) est nommé par
le Conseil d'Administration de l'agence, reçoit délégation
de ses pouvoirs et agit sous son contrôle. Il est responsable de la bonne
marche des activités de l'agence, aussi bien sur le plan administratif
et financier que sur le plan technique. A ce titre, il signe tous les actes
engageant l'agence, préside la commission des marchés (voir
infra), prononce les réceptions provisoires et définitives ainsi
que la remise des ouvrages aux maîtres d'ouvrage, etc.
Sont directement rattachés au DG, sa secrétaire
particulière, un contrôleur de gestion (ayant pour mission de
contrôler l'ensemble des activités de l'agence, au regard des
textes et des normes généralement admises) et un Conseiller
Marketing, Développement et Communication (CMDC).
> La Direction Administrative
Sous la responsabilité du Directeur Administratif
(chargé notamment d'assurer la supervision et le contrôle des
services administratifs et de veiller au respect des conventions avec les
bailleurs de fonds et le gouvernement), se retrouvent sa secrétaire, un
assistant administratif, une standardiste réceptionniste, un archiviste,
un logisticien, des conducteurs de véhicule et agents de liaison.
> La Direction Technique
Elle est la principale direction opérationnelle de
l'AGETIP-BENIN, dans la mesure où c'est en son sein que sont
exécutées la plupart des activités découlant des
conventions de maîtrise d'ouvrage déléguée, depuis
la soumission aux appels d'offres ou consultations restreintes, jusqu'à
la remise des ouvrages aux autorités contractantes, en passant par la
passation et l'exécution des marchés d'étude et de
travaux.
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Le Directeur Technique (DT) supervise et contrôle le
processus technique de préparation, de sélection,
d'exécution, de suivi des projets et de remise des ouvrages aux
maîtres d'ouvrage et aux bénéficiaires. A ce titre, il
préside les travaux du comité d'analyse des offres des
soumissionnaires (voir infra), s'il n'est pas membre de la commission des
marchés (voir infra), supervise l'activité des chefs projets et
contrôle celle des maîtres d'oeuvre, valide les décomptes et
situations établies par les entrepreneurs, etc. Il est aidé par
une secrétaire et une assistante technique chargée entre autres
de tenir la documentation sur les projets et marchés et d'en faire un
suivi analytique.
Au nombre de cinq, les Chefs Projets forment la cheville
ouvrière de l'agence. En effet, sous la responsabilité du
Directeur Technique, ils exercent l'essentiel des activités
opérationnelles de l'agence, notamment en matière de gestion des
conventions, contrats et marchés publics. Ainsi, dans le cadre d'un
projet qui lui est confié par le Directeur Technique, chaque chef de
projet intervient dans l'élaboration des dossiers techniques, s'occupe
des tâches liées aux consultations (lancement par un avis d'appel
à la concurrence, ouverture et évaluation des offres
sanctionnées par des procès verbaux et rapports soumis à
la commission des marchés, demandes d'avis de non objection, lettres de
notification aux entreprises, etc.). Par ailleurs, il suit l'exécution
des marchés, traite les factures et décomptes des entreprises,
organise les réceptions et rédige les rapports d'activité
aux maîtres d'ouvrage et à la Direction Générale.
> La Direction Financière et
Comptable
Le Directeur Financier et Comptable (DFC) a pour mission de
superviser les services financiers et comptables de l'agence. A ce titre, il
contrôle la préparation du budget, des factures et demandes de
fonds adressées aux maîtres d'ouvrage, et l'établissement
des états financiers, pièces et documents comptables, co-signe
les chèques, virements et engagements, supervise les opérations
de décaissement, en particulier le paiement des décomptes et
factures provenant des prestataires, etc. Le DFC a sous sa
responsabilité, une
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assistante financière, un chef comptable, un
secrétaire comptable et un pool de comptables.
Dans le cadre de la mise en oeuvre des missions qui leur sont
confiées, certains cadres de l'AGETIP-BENIN se retrouvent dans des
commissions spécialisées qu'il convient de présenter
très brièvement.
> Les commissions
spécialisées
La commission des marchés : elle est
chargée de prendre les décisions de qualification et de
classement des entreprises (voir infra) et d'attribuer les marchés
publics. Ainsi, elle se réunit à l'occasion de chaque passation
de marché. Cette commission regroupe le DG (président), le DA, le
DFC, le DT ou leurs représentants respectifs, et un observateur
désigné par le maître d'ouvrage.
Le comité d'analyse : il met en oeuvre les
travaux d'évaluation des offres et de proposition d'attribution des
marchés, à soumettre à la prise de décision de la
commission des marchés et ses membres sont désignés par
ladite commission. Elle est présidée par le DT, si celui-ci n'est
pas membre de la commission des marchés, et elle se réunit
également chaque fois qu'il y a une passation de marché. En sont
également membres, le chef de projet et le maître d'oeuvre.
Le comité de direction (CODIR) : il regroupe le
DG (président) ou son représentant, les directeurs centraux, le
Contrôleur de Gestion et la Secrétaire Particulière du DG
qui en assure le secrétariat. Elle se réunit une fois par semaine
pour examiner le planning des travaux de la semaine.
Une fois l'organisation et la structure de l'AGETIP-BENIN
présentée, il importe de restituer les constats significatifs
résultant de nos observations sur la mise en oeuvre des activités
de cette agence dans le cadre de la maîtrise d'ouvrage
déléguée, en vue de l'exécution des projets
publics.
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