Section 3 : Relation entre les tendances
dégagées et
recommandations
Paragraphe 1 : Relation entre les tendances
dégagées
L'objectif de cette section, c'est de montrer comment les
tendances dégagées au niveau du contrôle interne justifient
celles dégagées au niveau de la performance financière.
L'étude faite nous permet d'énoncer ce qui
suit :
1 - Les lenteurs observées lors de
l'établissement et la distribution des factures entraînent les
règlements tardifs des clients. D'un autre point de vue, elles
découragent les clients qui préfèrent le port de
Lomé en cas d'opérations urgentes. Dans ces conditions, on ne
peut qu'assister à la baisse du chiffre d'affaires.
2 - Les retards qu'accusent les informations pour parvenir aux
centres de responsabilité concernés, font partir des causes de
dépassements budgétaires exorbitants constatés au niveau
des charges, et les objectifs non atteints en ce qui concerne les produits.
3 - La mission du service de la comptabilité analytique
est la fixation des coûts à partir de la politique commerciale du
PAC ; ceci conduit logiquement à l'augmentation du chiffre
d'affaires. On constate malheureusement que ce service n'est
véritablement pas fonctionnel ; c'est l'une des causes de la
décroissance du Chiffre d'affaires.
4 - Pour un meilleur pilotage de l'entreprise, le PAC dispose
d'un plan d'actions par Direction. Ce plan d'actions recommande à la
Direction Financière et Comptable l'établissement des
états financiers dans les délais. Ainsi à partir de ces
états financiers, cette direction détermine les agrégats
financiers tels que : le pourcentage d'investissements sur fonds propres,
l'entretien courant et périodique des infrastructures, le taux de
rentabilité des immobilisations ; le taux d'endettement total, la
gestion des comptes clients et rattachés.
Paragraphe 2 : Recommandations
A l'issue de nos analyses, nous formulons les recommandations
suivantes à la direction du Port Autonome de Cotonou :
1- Eviter les retards observés lors de
l'établissement des factures en :
* procédant au recrutement de nouveaux
agents ;
* revoyant à la hausse le nombre
d'ordinateurs établissant les factures ;
* fixant un délai
raisonnable et connu de tous pour l'établissement et la distribution des
factures.
2- A l'instar des factures, il faudra installer un logiciel
qui puisse établir les reçus ; ceci permettra de
prévenir le risque de falsification des reçus et de
détournement des fonds encaissés.
3- Pour l'utilisation judicieuse des espèces en caisse,
le PAC devra initier des comptages périodiques et à l'improviste
des espèces par une personne ne manipulant et ne comptabilisant pas des
espèces. Le PAC doit également limiter par une
réglementation, le montant d'espèce à détenir en
caisse.
4- Le Service de Recouvrement et de la Trésorerie (SRT)
doit davantage jouer son rôle en amenant les clients à respecter
le délai de 60 jours fixé pour le règlement des
créances.
5- Aussi, nous recommandons vivement la dépolitisation
du PAC. Pour y parvenir, il faut par exemple fixer par une loi, le mandat du
Directeur Général.
6 - Au regard des problèmes relevés au niveau du
système d'informations du PAC, nous proposons une intégration des
systèmes d'informations des différentes directions, donc un
progiciel.
Un progiciel est un ensemble de logiciels standards. Un
progiciel intégré propose des logiciels qui s'articulent pour
enchaîner plusieurs traitements dans un même système.
Ce progiciel prendra en compte la gestion intégrale de
l'entreprise incluant la gestion comptable et financière, la gestion des
ressources humaines, la gestion administrative et la gestion commerciale.
Ceci favorisera une meilleure productivité, la
flexibilité, l'anticipation dans la prise de décisions au regard
des tendances que vont révéler les informations disponibles en
temps opportun.
Le contrôleur de gestion sera , après
intégration du réseau, relié à l'ordinateur central
afin d'obtenir des informations sur l'ensemble du PAC.
La cellule informatique doit veiller au bon fonctionnement et
à l'entretien périodique du réseau afin de prévenir
d'éventuelles pannes qui risqueraient de paralyser les activités
du PAC.
Pour assurer la fiabilité de ces différentes
informations, un travail préliminaire mérite d'être
effectué. Il consistera à sensibiliser tous les chefs des centres
de responsabilité pour la mise à jour des statistiques utiles
à la confection du tableau des indicateurs de performance.
7- Enfin le PAC doit revoir sa politique commerciale afin de
corriger le chiffre d'affaires qui évolue à la baisse depuis
2002.
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